本文目錄

1. 會議籌備方案
2. 會議籌備方案和會議策劃的區(qū)別
3. 籌備會議的技巧和方法 如何籌備會議

為了確保事情或工作扎實開展，就不得不需要事先制定方案，方案是書面計劃，具有內(nèi)容條理清楚、步驟清晰的特點。那么我們該怎么去寫方案呢？以下是我?guī)痛蠹艺淼年P(guān)于會議籌備方案（精選7篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

一、會議時間：

20xx年xx月xx日xx，會期半天。

二、會議地點：

縣人口計生委會議室。

三、參會人員：

縣委常委，縣政協(xié)主席，縣人大黨組書記；市委駐縣組織員，縣級理論教員；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書記，分管黨務(wù)的副書記；縣委各部委室校主要負(fù)責(zé)人，縣級部門黨組織負(fù)責(zé)人，紀(jì)檢組長（員）；xx中、職中、進(jìn)修校黨組織主要負(fù)責(zé)人。

四、會議主持：

五、會議議程：

1、縣委常委、組織部長xx總結(jié)安排全縣組織工作；

2、縣委常委、紀(jì)委書記xx傳達(dá)省、市紀(jì)委全會精神，總結(jié)安排全縣黨風(fēng)廉政建設(shè)和統(tǒng)戰(zhàn)工作；

3、縣委常委、宣傳部長xx總結(jié)安排全縣宣傳思想工作；

4、縣委常委、縣政府副縣長xx通報xx年度執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門行風(fēng)測評結(jié)果；

5、頒獎表彰。

（1）頒發(fā)黨的建設(shè)單項目標(biāo)獎xx名（一等獎x名，二等獎x名，三等獎x名）。

（2）對xx年度執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門行風(fēng)測評前三名單位（文體局、發(fā)改委、民政局）進(jìn)行授牌頒獎。

6、縣委、縣政府與鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、縣級部門黨組織簽訂黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任書；

7、縣委副書記、縣政府縣長xx安排政府系統(tǒng)廉政建設(shè)工作；

8、縣委書記xx作重要講話。

一、會議議題

B酒店集團(tuán)管理公司關(guān)于下屬16家飯店如何推行新的人事管理和運營模式，交流經(jīng)驗的會議。

二、與會人員

1、和公司有長期良好合作關(guān)系的業(yè)內(nèi)幾家知名酒店的高管人員，有：香格里拉的酒店經(jīng)理高昊、天外天酒店的經(jīng)理王云、新華酒店的經(jīng)理李好。

2、本酒店的董事長、酒店總公司經(jīng)理、下屬16家酒店的經(jīng)理。

三、會議日程

四、會議議程

1、B酒店集團(tuán)管理公司董事長致辭。

2、各合作酒店經(jīng)理作報告交流合作的經(jīng)驗。

3、各下屬酒店代表發(fā)言交流經(jīng)驗和人事管理、運營模式。

4、董事長作會議的總結(jié)報告。

5、會議主持人致會議閉幕詞。

6、會后召開慶祝晚會。

選擇會場。

會議的成敗與場地的選擇有很大的關(guān)系。會議地點的選擇要與會議的目的相吻合。所以應(yīng)根據(jù)會議的目的了解會議的實際需求來選擇有相應(yīng)的環(huán)境和設(shè)施的會場。因為本酒店的交流會議屬大型會議，所以選擇了下面的會場：

1、本次會議定在B酒店集團(tuán)管理公司的總部酒店的會議中心；

2、此會議的大小符合會議的規(guī)模要求；可容納50人；

3、酒店地理位置優(yōu)越，離火車站、飛機(jī)場的路途只需半小時，交通發(fā)達(dá)，公司有專車接送方便與會者的往返；

4、會議中心位于酒店的15樓，都采用落地窗設(shè)計，可俯瞰酒店外繁華的城市；會場里一定要有音響：音響能創(chuàng)造激情，能夠調(diào)節(jié)會場的氣氛，如果請演員唱歌的話，音響要好，要有調(diào)音臺、會場要有話筒：臺式話筒和無線話筒各一個，領(lǐng)導(dǎo)講話和技術(shù)人員講話喜歡坐著用臺式話筒講話，培訓(xùn)老師講課一般站著演講，用無線話筒、會場一定要有演講臺：體現(xiàn)會議的正規(guī)，上面要放茶水和電腦、演講稿等，演講臺上要有鮮花。

會場要有燈光：避免室內(nèi)暗淡，特別是天氣不好的情況下。會場要有窗簾：晴朗天氣，強(qiáng)光會影響投影儀投影的效果、會議中心內(nèi)配備適當(dāng)?shù)臅h設(shè)備，需要時能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)；

5、會議中心屬本酒店，因此場地的租賃成本就沒有了，只需要花費場地的布置費用。

6、由于會議中心是舉辦大型會議的場所可能缺少非正式的小規(guī)模聚會機(jī)會，這是選擇該會議中心的缺點。

7、如果與會人員想?yún)⒓有∫?guī)模的非正式聚會，酒店還為您提供酒店的專為辦聚會的場所。

利用會議中心還應(yīng)考慮以下事項：

1、提前和管理會議中心的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行預(yù)訂；

2、檢查會議室設(shè)備情況，如有問題及時解決；檢查會議管理人員以及后勤服務(wù)人員所在地。

五、會場布置

（一）場地布置

1、會場布置的'形式采用禮堂式，可以最大限度地擺放桌椅，容納較多人。

2、背影墻。

根據(jù)會議室的大小制作背影墻，背影墻一般都是大紅色為主，因為這樣顯得很高檔，很大氣。背影墻能烘托會場氣氛。投影儀要避開背影墻，背影墻是展現(xiàn)公司形象的一方面，如果投影儀擋住了背影墻，就有點喧賓奪主的感覺。所以要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)講話的習(xí)慣，關(guān)在領(lǐng)導(dǎo)的左側(cè)或右側(cè)，不與背影墻重疊。

3、條幅懸掛。

條幅一定要掛在人們一眼就能看到的正對著門的位置，因為人一進(jìn)門，首先看到的就是正對著門的那個位置。讓參加會議的客人一走進(jìn)會場就有一個好心情，有一種被尊重的感覺。

4、展架擺放。

會議開始前要把展架盡可能的擺在樓梯過道、會議室門外、會議室后面或報道處，便于人們觀看。

會議開始時，要把展架擺放在講臺的兩側(cè)。便于參加會議的人員能夠清楚的看到主席臺。

5、在酒店門口一定要有指示牌，幫助引導(dǎo)各位參加會議的客人能準(zhǔn)確的進(jìn)入會場。

6、音響、話筒、電源插座提前準(zhǔn)備到位，音響調(diào)節(jié)好。無線話筒要有配用電池，相機(jī)和攝像機(jī)提前充足電，能夠讓會議圓滿召開。

7、主席臺布置。

如有參會嘉賓，應(yīng)設(shè)立座次和人員名單，主要嘉賓和會議中心發(fā)言人座次在會場的中央。

會議的主持人的座次以會議中央或最里面為宜，便于看清所有的與會者的座次安排。

會議秘書的座次原則上設(shè)在會場入口處，方便秘書為會議服務(wù)。與會者的座次，召開某種自由討論會議的時候，與會者可以自由擇座。

（二）一般會務(wù)用具

1、身份證帶有會議特征的身份牌，是舉辦會議的必須用具。

2、記錄用具提供給來賓做會議記錄的用具。

3、宣傳用具包括請柬、海報、會刊等。

（三）會務(wù)用品

1、有酒店名銜的印制品。

2、標(biāo)準(zhǔn)的打印紙。

3、有橫格的便條紙。

4、便箋薄、筆。

5、公司電話簿。

6、剪刀、訂書釘、直尺。

7、工具箱、繩線。

8、加長電線、透明膠。

9、空白登記表格及有關(guān)資料。

六、發(fā)送會議通知

內(nèi)部會議通知。

致：各部門經(jīng)理。

發(fā)自：總經(jīng)理秘書李樂。

定于9月28日～29日在總酒店會議中心召開的下屬16家酒店的經(jīng)驗交流會議，探討如何推行新的人事管理和運營模式。

如您無法出席，請于9月25日前打電話告知，電話號碼xxxxxxx。

外部會議通知。

B酒店集團(tuán)管理公司交流會邀請函

為了增強(qiáng)各下屬酒店的合作意識和競爭意識，本酒店特發(fā)起舉辦經(jīng)驗交流會，旨在探討如何推行新的人事管理和運營模式交流經(jīng)驗。特邀請xxx先生（女士）參加。

議題：B酒店管理集團(tuán)下屬16家酒店交流經(jīng)驗的會議。

舉辦者：B酒店集團(tuán)管理公司。

地點：B酒店集團(tuán)管理公司會議中心。

時間：20xx年9月28日～20xx年9月29日。

會務(wù)費：每位2000元。

聯(lián)系人：李樂。

電話：xxxxxxx。

七、安排餐飲住宿

對酒店而言，餐飲服務(wù)是極為可觀的收入來源。對會議組織者來說，吃的場合易于保持一種積極的氛圍或者說為創(chuàng)造這樣一種氛圍提供了機(jī)會。為了更好地服務(wù)于與會者本酒店對其的餐飲住宿進(jìn)行了如下安排：

九、會議接站

A：接站：如提前告知航班、火車次的客人，安排舉姓名牌接站。如未告知行程的代表，會議公司安排全天候（兩天）機(jī)場、車站舉會議牌接站。

20xx年度是山姆士事業(yè)蓬勃發(fā)展的一年，公司所取得的每一點進(jìn)步和成功，離不開全體員工的的辛勤勞動和無私奉獻(xiàn)！為增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，表彰先進(jìn)樹立楷模，激勵員工奮發(fā)上進(jìn)，特制定20xx年度總結(jié)表彰會方案及評比方案。

一、會議名稱：

xxxx集團(tuán)xx年度總結(jié)表彰會。

二、會議主題：

總結(jié)工作，表彰先進(jìn)，展望未來。

三、會議主持人

：xx、xx。

四、會議時間：

20xx年x月x日。

五、出席人：

xx、xx。

六、評優(yōu)具體標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容：

見附件《優(yōu)秀員工及優(yōu)秀團(tuán)隊評選方案》。

七、節(jié)目表演：

1、節(jié)目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗誦等為主；以表現(xiàn)xx公司的日常工作、生活為題材，反映xx公司的發(fā)展歷程，體現(xiàn)xx員工的精神面貌為宗旨。

2、節(jié)目數(shù)量：xx。

3、審核時間：年月日——年月日之間。

八、會議工作組：

1、秘書組：負(fù)責(zé)會議進(jìn)行過程中與會人員的發(fā)言的提示，控制娛樂節(jié)目時間及順序的正常進(jìn)行。

負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦。

2、資料組：制發(fā)會議通知、請柬和邀請函等，編寫會議方案、議程及領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言稿的收集和準(zhǔn)備等。

負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦。

3、組織組：

①負(fù)責(zé)會前評選項目及獎項排序的最終確定和獎金的到位情況。

負(fù)責(zé)部門：人力資源部。

②負(fù)責(zé)會中與會人員簽到，編排位次，檢查引領(lǐng)與會人員入席。

負(fù)責(zé)部門：xx部。

③文化娛樂活動的組織與安排。

負(fù)責(zé)部門：人力資源部。

④負(fù)責(zé)會后會場所有設(shè)備的清理，收回。

負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦。

4、宣傳組：負(fù)責(zé)會場的背景布置以及音響效果、燈光等、會議的宣傳報道以及攝影、錄像等工作。

負(fù)責(zé)部門：企劃部。

5、后勤組：

①負(fù)責(zé)會前各獎項錦旗、證書的制作等。

負(fù)責(zé)部門：企劃部。

②負(fù)責(zé)主席臺排名及座次的布置。

負(fù)責(zé)部門：總經(jīng)辦。

③負(fù)責(zé)會場中間信息的傳遞、茶水等安排工作。

負(fù)責(zé)部門：xx部。

④負(fù)責(zé)會場各種零星會議用品、資料的收尾工作。

負(fù)責(zé)部門：xx部。

6、保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)會場秩序以及清退會場中無關(guān)人員，保證會議地點的安全。

負(fù)責(zé)部門：保衛(wèi)部總經(jīng)辦。

一、會議時間

3月下旬，分行業(yè)現(xiàn)場辦公會議結(jié)束后舉行，會期半天。

二、會議地點

縣政府統(tǒng)辦2號樓五樓會議室。

三、會議內(nèi)容

1、學(xué)習(xí)在甘肅視察時的講話精神（傅得棟領(lǐng)學(xué)）；

2、傳達(dá)市政府全體會議精神（鄭尚興傳達(dá)）；

3、縣政府與各部門簽定XX年目標(biāo)管理責(zé)任書（同時以縣政府文件下發(fā)《關(guān)于分解落實20XX年政府工作目標(biāo)任務(wù)的通知》）；

4、縣政府分管領(lǐng)導(dǎo)就如何做好今年的各項工作，特別是當(dāng)前重點工作作專題發(fā)言；

5、趙縣長講話。

四、會議范圍

1、縣政府領(lǐng)導(dǎo)；

2、縣政府組成部門、直屬事業(yè)及省市駐民有關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)長；

3、有關(guān)企業(yè)負(fù)責(zé)人。

原相煤礦20xx年第一季度安全工作總結(jié)會籌備方案一季度，我礦在安全管理上認(rèn)真貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)指示精神，深入開展安全工作，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，堅持按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化要求建設(shè)礦井。為進(jìn)一步提高我礦安全管理水平，力爭把我礦建設(shè)為本質(zhì)安全型礦井。根據(jù)礦領(lǐng)導(dǎo)意見，擬召開第一季度安全工作總結(jié)會，現(xiàn)制定會議籌備方案如下。

一、會議時間和地點

20xx年x月x日上午8：30，會期半天；聯(lián)建樓五層會議室

二、參加人員

礦各科室、區(qū)隊班組長（包括班組長）以上管理人員。

三、會議議程

會議主持人：安全副礦長張世寶

（1）安全副礦長張世寶致開幕詞。

（2）安全副總王金華做第一季度安監(jiān)科安全工作總結(jié)報告及第二季度安監(jiān)科安全工作計劃。

（3）安全副礦長張世寶做第一季度全礦安全工作總結(jié)報告第二季度全礦安全工作計劃。

（4）安全副礦長張世寶宣布第一季度安全工作先進(jìn)集體及表彰決定。

（5）礦長李永平對第一季度全礦安全工作總結(jié)報告及第二季度全礦安全工作計劃的建議和要求。

（6）安全副礦長張世寶針做會議總結(jié)發(fā)言及致謝幕詞。

四、會務(wù)工作

（1）會議通知由安監(jiān)科負(fù)責(zé)，邀請安監(jiān)局及公司領(lǐng)導(dǎo)由礦辦公室負(fù)責(zé)。參會人員簽到表由安監(jiān)科負(fù)責(zé)。

（2）會標(biāo)：橫幅：原相煤礦20xx年第一季度安全工作總結(jié)會議。條幅：認(rèn)真貫徹落實《礦長保護(hù)礦工生命安全“七條規(guī)定”》、嚴(yán)格執(zhí)行煤礦瓦斯防治工作“十條禁令”“八項規(guī)定”。由礦辦負(fù)責(zé)制作。主講桌放置鮮花由礦辦公室負(fù)責(zé)。

（3）會前對會場音響效果、燈光進(jìn)行全面測試，確保燈光、音響正常，由礦辦公室負(fù)責(zé)。

（4）參會領(lǐng)導(dǎo)安排主席臺桌椅，各副礦長、副總、科室區(qū)隊負(fù)責(zé)人在觀眾席前排就座。其他人員一次就座。

（5）會場安排3名服務(wù)員負(fù)責(zé)茶水服務(wù)，發(fā)獎儀式安排禮儀小姐，由礦辦公室負(fù)責(zé)。

（6）安監(jiān)局及公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)會場座位引導(dǎo)由礦辦公室負(fù)責(zé)，會議照相、錄像、錄音由礦辦公室負(fù)責(zé)。

（7）會議結(jié)束后安排安監(jiān)局及公司領(lǐng)導(dǎo)用餐，地點在招待所一樓餐廳。

（8）會議宣傳、板報由企管科負(fù)責(zé)。

五、會議要求

1、參加會議人員必須提前15分鐘到場，不得遲到早退。

2、因特殊情況確實無法參會的人員，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導(dǎo)報批。

3、會議期間要求集中精力、認(rèn)真聽取發(fā)言，不得交頭接耳。并做好記錄。

4、參加會議人員必須保持會場衛(wèi)生，不得亂扔煙頭等雜物。

5、手機(jī)關(guān)機(jī)或設(shè)置靜音狀態(tài)，不接打電話，不玩手機(jī)。

6、嚴(yán)格遵守會場紀(jì)律，不得大聲喧嘩，無特殊情況不準(zhǔn)隨意走動。

一、會議時間

定于4月8月上午，會期半天。

二、會議地點

××縣招待所二樓會議室。

三、參會人員（218人）

1、縣領(lǐng)導(dǎo)：周輝、梁永泉、舒恒生、杜再文、易延鳳、張曉波、陳秋生、黃和平（8人）

2、各辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，縣直單位主要負(fù)責(zé)人、各辦事處分管領(lǐng)導(dǎo)（160人）

3、縣內(nèi)外來投資骨干企業(yè)負(fù)責(zé)人（30人）

4、重點“萬村千鄉(xiāng)市場工程”農(nóng)家店負(fù)責(zé)人（10人）

5、縣骨干流通企業(yè)負(fù)責(zé)人（10人）

四、會議議程

主持人：縣委常委、常務(wù)副縣長易延鳳

1、陳秋生副縣長作全縣商務(wù)工作報告。

2、縣委常委、副縣長張曉波宣讀表彰決定。

3、頒獎。

（1）表彰20xx年度招商引資工作先進(jìn)單位（20個）

（2）表彰20xx年度招商引資工作先進(jìn)個人（33個）

（3）兌現(xiàn)20xx年度新辦招商引資企業(yè)稅收獎

（4）兌現(xiàn)20xx年度招商引資中介人獎

（5）表彰20xx年度“萬村千鄉(xiāng)市場工程”標(biāo)準(zhǔn)示范農(nóng)家店及骨干流通企業(yè)先進(jìn)單位（10個）

4、各辦事處、戰(zhàn)線遞交20xx年度招商引資目標(biāo)責(zé)任狀

5、縣長梁永泉講話。

6、縣委書記周輝講話

五、工作分工

下設(shè)四個工作組：

1、協(xié)調(diào)組：組長：陳銀堂，副組長：李波、謝燕

負(fù)責(zé)整個會議的組織協(xié)調(diào)

2、秘書組：組長：覃海光，副組長：陳俊江、政研室、經(jīng)調(diào)室各一人，組員：譚勇軍、戴小春

負(fù)責(zé)周書記、梁縣長及陳副縣長的講話材料及易副縣長主持詞的起草，負(fù)責(zé)“招商引資年”活動實施方案，負(fù)責(zé)表彰文件的起草及工作和目標(biāo)責(zé)任書的制作。

3、會務(wù)組：組長：梁禮澤，成員：張曉平、賀金菊、武艷、左麗君

負(fù)責(zé)材料的收集分發(fā)，報到，會場布置，電視報道等工作。

4、后勤保衛(wèi)組：組長：組員：

負(fù)責(zé)經(jīng)費、食宿安排，獎品資金，會議人員患病就醫(yī)及保衛(wèi)工作等。

六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備

準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備。

由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。

七、經(jīng)費預(yù)算

1、會場租用費：680元

2、材料打印費：4000元

3、獎金：

（1）先進(jìn)單位獎金：20×2000=40000元

（2）先進(jìn)個人獎金：33×600=19800元

（3）2010年度“萬村千鄉(xiāng)工程”標(biāo)準(zhǔn)化示范農(nóng)家店：10×300=3000元

4、食宿費用：10000元（共77480元）

為總結(jié)20xx年政府系統(tǒng)辦公室工作，表彰先進(jìn)，激勵斗志，全面提高**年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作效率，推動政府系統(tǒng)辦公室工作再上新臺階，更好服務(wù)全縣跨越發(fā)展大局，經(jīng)研究，定于**年2月xx日召開全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議，現(xiàn)制定籌備方案如下：

一、會議名稱：

全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議

二、會議時間、地點：

時間：

暫定2月下旬

地點：

縣勞動局四樓會議室

三、參會范圍：

參照20xx年全縣政府系統(tǒng)辦公室培訓(xùn)班參會人員，初步確定參會范圍如下：

1、縣領(lǐng)導(dǎo)：

夏培劍（縣委常委、常務(wù)副縣長）；

2、開發(fā)區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)：

開發(fā)區(qū)管委會、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任（28人）；

3、縣直單位：

縣直及駐惠有關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任（160人）；

4、受表彰的政府系統(tǒng)辦公室工作先進(jìn)個人（待定）；

5、縣政府辦公室全體同志（40人）。

共計260人左右。

四、主持人：

王良耕（縣政府辦公室主任）

五、會議議程：

1、縣政府辦公室副主任、應(yīng)急辦主任李煒東宣讀表彰決定；

2、頒獎（根據(jù)主席臺就座領(lǐng)導(dǎo)分組進(jìn)行）；

3、表態(tài)發(fā)言；

（1）胡集鎮(zhèn)政府辦公室

（2）辛店鄉(xiāng)政府辦公室

（3）農(nóng)業(yè)局辦公室

（4）發(fā)改局辦公室

（5）河務(wù)局辦公室

（6）電信公司辦公室

4、縣委常委、常務(wù)副縣長夏培劍作重要講話。

六、責(zé)任分工：

（一）會議由縣政府辦公室主辦，縣政府辦公室主任王良耕、副主任李長寶負(fù)責(zé)牽頭協(xié)調(diào)。

1、秘書科負(fù)責(zé)通知下發(fā)、會議簽到、主席臺服務(wù)（根據(jù)評選領(lǐng)導(dǎo)小組評選的先進(jìn)單位和個人，通知相關(guān)人員參會）；

2、調(diào)研室負(fù)責(zé)會議主持詞、講話、表彰決定及會議發(fā)言材料的起草和把關(guān)，印發(fā)《關(guān)于對**年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作先進(jìn)單位和先進(jìn)個人進(jìn)行表彰的決定》；

3、政務(wù)接待科負(fù)責(zé)會場布置（會標(biāo)、鮮花、席位簽、發(fā)言席、話筒）、獎品購置（獎牌、證書）、座區(qū)劃分（分為鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直部門、領(lǐng)獎區(qū)三個部分）及引領(lǐng)、頒獎安排、就餐；

4、機(jī)關(guān)服務(wù)科負(fù)責(zé)會議車輛的安排調(diào)度，會務(wù)安排兩輛機(jī)動車；

5、網(wǎng)站、電視臺、新聞中心記者各1名負(fù)責(zé)新聞報道；

6、縣廣電局安排專人負(fù)責(zé)音響。

會議策劃方案一般包括會議籌備方案與會議預(yù)算方案。而會議籌備方案一般是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會議準(zhǔn)備工作的組織與實施。

它通常不包括會議前期的宣傳、營銷等方面的內(nèi)容，但是對會議的時間、地點、議程和經(jīng)費等方面的內(nèi)容設(shè)計具體。會議策劃是對會議做整體的計劃，涉及到參與舉辦會議的各個部門和各種關(guān)系，由策劃人將各種關(guān)系和矛盾調(diào)整統(tǒng)一，最后形成一套合理可行的方案和流程。

會議預(yù)算是將策劃方案數(shù)字化的過程。策劃為預(yù)算提供了方向，預(yù)算為策劃方案提供資金的保證。會議策劃方案比較務(wù)虛，會議籌備方案比較務(wù)實，一般是先進(jìn)行策劃和制定預(yù)算，再設(shè)計具體的籌備方案。

1、確定會議名稱，會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

2、初定會議步驟，會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動。

3、草擬會議通知，會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準(zhǔn)的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

4、會議經(jīng)費預(yù)算，會議經(jīng)費預(yù)算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標(biāo)的制作費、會務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預(yù)算在內(nèi)。

5、辦理會議報批，重要的會議必須報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。

6、下發(fā)會議通知，會議通知務(wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。

7、準(zhǔn)備會議材料，會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

8、選擇布置會場，開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：一是會標(biāo)的布置。會標(biāo)應(yīng)與會議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

9、明確人員分工，會議的會務(wù)人員可分三個小組，一是秘書組，負(fù)責(zé)會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負(fù)責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費的預(yù)決算工作。

10、會前全面檢查，會前的全面檢查是進(jìn)一步落實會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準(zhǔn)備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。

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