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做行政怎么組織一場(chǎng)高效會(huì)議？
會(huì)前
1、確定會(huì)議目的：是收集信息、輸出信息，還是討論問(wèn)題、做出決策。
2、確定會(huì)議的人、事、地、時(shí)：
人：確定主持人、參會(huì)人、記錄人。
事：確定會(huì)議議程（事情先后順序及時(shí)間）
時(shí)：開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間>1h，中間一定要設(shè)休息。
地：在什么地方開(kāi)會(huì)。
3、準(zhǔn)備會(huì)議材料：提前準(zhǔn)備好會(huì)議背景材料、發(fā)言稿、主持稿、會(huì)議PPT等，會(huì)議背景材料提前打印好擺在桌子上，調(diào)整好投影設(shè)備，試一下PPT。總有同學(xué)遇到不兼容的問(wèn)題，辛辛苦苦做的PPT格式全亂了。
4、發(fā)布會(huì)議通知：會(huì)議通知需要至少提前一天發(fā)，每個(gè)部門(mén)都有每個(gè)部門(mén)的工作計(jì)劃，更何況助理經(jīng)常組織的是高管會(huì)。每個(gè)高管都有自己一大攤子事，比如原本人家準(zhǔn)備十點(diǎn)鐘自己部門(mén)開(kāi)會(huì)的提前三天就安排好了，結(jié)果你一個(gè)消息就把別人的計(jì)劃全都打亂了，所有人都得跟著你調(diào)時(shí)間。
會(huì)議中
1、做好會(huì)議主持：有的助理也需要負(fù)責(zé)主持
Tips：一定要把握住每一次公開(kāi)發(fā)言的機(jī)會(huì)，在職場(chǎng)，話語(yǔ)權(quán)籌于影響力。
2、控制會(huì)議走向：總有刁民想把會(huì)議方向帶跑，同志們要注意啊。
3、控制會(huì)議時(shí)間：如果前期的準(zhǔn)備做的非常好，我們按照計(jì)劃執(zhí)行就好了。萬(wàn)達(dá)的會(huì)議就超級(jí)厲賽，說(shuō)幾點(diǎn)開(kāi)始就幾點(diǎn)開(kāi)始，更厲害的是說(shuō)幾點(diǎn)結(jié)束就能幾點(diǎn)結(jié)束。
4、維護(hù)會(huì)議秩序：經(jīng)常有人早退遲到、會(huì)上玩手機(jī)、隨意走動(dòng)等類似這樣的事情，一定要制止，不然會(huì)不斷削弱你的影響力和威信。
5、做好會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要考驗(yàn)的是邏輯思維和抓重點(diǎn)的能力，不只是記錄會(huì)上每個(gè)人的發(fā)言，而是需要用金字塔原理來(lái)加工會(huì)議記錄，形成結(jié)論先行、論據(jù)充足、重點(diǎn)突出、條理清晰的會(huì)議紀(jì)要。清晰的會(huì)議紀(jì)要也能避免后期執(zhí)行的時(shí)候，有些人不承認(rèn)自己說(shuō)過(guò)的話。
6、形成會(huì)議決議：記清楚下一步的計(jì)劃的負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、產(chǎn)出物，助理要規(guī)避的就是后期執(zhí)行的時(shí)候各部門(mén)扯皮，所以一定要記清楚，不要給別人留下鉆空子的機(jī)會(huì)。
會(huì)議后
1、整理會(huì)議室，恢復(fù)成原狀。
2、整理記錄的信息，形成會(huì)議記錄。
3、呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，確定要跟進(jìn)的重要事項(xiàng)。
4、將會(huì)議材料立卷歸檔，以備查考。
5、跟進(jìn)落實(shí)會(huì)議結(jié)果，及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
管理的本質(zhì)就是如何開(kāi)好會(huì)，以超強(qiáng)執(zhí)行力著稱的萬(wàn)達(dá)業(yè)內(nèi)流傳，萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)，沒(méi)人敢睡。
會(huì)務(wù)工作流程
一、會(huì)前準(zhǔn)備：
1、了解掌握會(huì)議主（議）題、召開(kāi)的時(shí)間、出席范圍和人數(shù)，安排會(huì)議場(chǎng)所。
2、發(fā)布會(huì)議通知。通知內(nèi)容主要包括主（議）題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍和其它需要提醒的事項(xiàng)。通知的方式主要包括列入學(xué)校會(huì)議安排表、在校園網(wǎng)公布、電話通知、電子郵件通知和書(shū)面通知等，根據(jù)會(huì)議的需要采取一種或多種方式的通知。
及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。
3、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。如邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓與會(huì)，要提前制發(fā)邀請(qǐng)函并在會(huì)前匯總反饋情況報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)需要，安排車輛接送事宜。
4、準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料主要指會(huì)議文件、與會(huì)人員胸卡、文件袋等涉會(huì)材料與物品。在會(huì)議召開(kāi)之前，提交領(lǐng)導(dǎo)審定后付印。
5、落實(shí)會(huì)場(chǎng)布置。根據(jù)會(huì)議要求做好會(huì)場(chǎng)布置。主要包括：（1）主席臺(tái)布置。包括主席臺(tái)座次和席位牌、會(huì)議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境。包括會(huì)標(biāo)布置、盆花擺放、音響設(shè)備、燈光空調(diào)等必要時(shí)，安排就座區(qū)域分布。（3）落實(shí)服務(wù)人員。包括簽到服務(wù)、材料分發(fā)服務(wù)、茶水服務(wù)和其它應(yīng)急服務(wù)。
6、安排會(huì)議接待。根據(jù)會(huì)議需要，做好接站、住宿和返程票務(wù)安排等。大型會(huì)議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會(huì)議安排，落實(shí)參觀游覽安排，及有關(guān)紀(jì)念品贈(zèng)送工作。
7、發(fā)布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專人做好會(huì)議記錄，做好比那機(jī)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備工作。
8、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作。重大會(huì)議或會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)單位和部門(mén)的，需要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，落實(shí)有關(guān)工作。會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限；明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人。協(xié)調(diào)會(huì)前，一般應(yīng)提出工作分工預(yù)案。
9、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備情況。會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動(dòng)態(tài)的檢查監(jiān)督，對(duì)沒(méi)有及時(shí)完成規(guī)定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)。
二、會(huì)中服務(wù)
1、檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。提前開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備。重點(diǎn)檢查音響等設(shè)備、主席臺(tái)的布置情況。
2、檢查服務(wù)人員就位情況。（1）檢查簽到準(zhǔn)備工作，簽到處負(fù)責(zé)人員應(yīng)該提前到位，做好簽到準(zhǔn)備工作。（2）檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。（3）檢查休會(huì)期間茶點(diǎn)服務(wù)等。
3、檢查會(huì)議記錄人員到位情況。記錄要準(zhǔn)確、完整；重要內(nèi)容要記清原話；必要時(shí)要做好錄音準(zhǔn)備工作。
4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。
5、做好與會(huì)人員合影的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
6、做好會(huì)議的安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。
7、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。
8、編印會(huì)議通訊錄。
9、做好與會(huì)人員返程的相關(guān)安排。
三、會(huì)后工作
1、分發(fā)與會(huì)人員照片、通訊錄。
2、安排相關(guān)人員、車輛為與會(huì)人員送行。
3、做好會(huì)議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。
4、落實(shí)會(huì)議形成的決議，明確專人協(xié)調(diào)落實(shí)，必要時(shí)予以督查督辦。
5、根據(jù)工作需要，對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行必要的問(wèn)候和工作聯(lián)系。
怎么的會(huì)議才算好？個(gè)人理解，能夠解決問(wèn)題，達(dá)到會(huì)議目的的會(huì)議就是好的，那些帶來(lái)難題、浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議是不好的，低效的，甚至是無(wú)效的。
怎樣組織一次高效地會(huì)議？
必須是會(huì)前有準(zhǔn)備，會(huì)中有效率，會(huì)后有執(zhí)行。
首先，會(huì)前準(zhǔn)備。
一、確定會(huì)議時(shí)間。事前咨詢與會(huì)決策領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，盡量選擇一個(gè)大部分領(lǐng)導(dǎo)都能參加的時(shí)間。或者由大領(lǐng)導(dǎo)拍板會(huì)議時(shí)間。
二、確定會(huì)議地點(diǎn)。一般選在單位正規(guī)會(huì)議室，或者相應(yīng)會(huì)議規(guī)模需求選擇的酒店會(huì)場(chǎng)。
三、確定會(huì)議主題和議題。根據(jù)會(huì)議類型來(lái)確定。比如純總結(jié)類，布置工作類會(huì)議，可直接咨詢大領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)。比如日常辦公會(huì)議，可收集各部門(mén)的意見(jiàn)，收集議題和上會(huì)材料。比如專題會(huì)議，直接根據(jù)發(fā)起者意見(jiàn)確定。
四、發(fā)布通知。通知上必須明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題、會(huì)議議程、參會(huì)人員以及對(duì)參會(huì)人員提出的要求。如果涉及費(fèi)用，也需明確費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等。如果因各種原因，無(wú)法一次發(fā)布信息明確的通知，也可以提前發(fā)預(yù)通知。
五、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備。
(一)根據(jù)需求，擺放桌椅，有U字型，回字型，課桌型……
(二)擺好席簽。
1.會(huì)議席簽和用餐席簽擺放不一致，用餐時(shí)，左手比右手大；開(kāi)會(huì)時(shí)，右手比左手大。
2.一般情況下，有顯示屏或PPT的，主要領(lǐng)導(dǎo)以面對(duì)大屏展開(kāi)排位。如果無(wú)，一般大領(lǐng)導(dǎo)座位位于面對(duì)進(jìn)門(mén)口的會(huì)場(chǎng)位置的中間。如果有其他單位貴賓參會(huì)，一般貴賓列坐面對(duì)進(jìn)門(mén)口的會(huì)場(chǎng)位置，我方根據(jù)大領(lǐng)導(dǎo)坐于貴賓對(duì)面中間位置先右后左排開(kāi)。
(三)提前在位置上布置上會(huì)材料、紙筆、水等。
(四)提前準(zhǔn)備好并測(cè)試好話筒、PPT、投影、宣傳片等。
(五)大型會(huì)議，需準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿和主持詞。若有對(duì)外宣傳需求，需提前聯(lián)系媒體，準(zhǔn)備好會(huì)議通稿。
(六)大型會(huì)議需在外召開(kāi)的，要聯(lián)系好酒店，做好用車、住宿和用餐安排。
其次，會(huì)中注意（隨機(jī)應(yīng)變）。
(一)主持人了解會(huì)議議程，掌握并控制會(huì)議時(shí)間。無(wú)特殊需求，遵循會(huì)議議程安排進(jìn)行。
(二)做好會(huì)議錄音和攝像。如果系重要大型會(huì)議，可安排全程錄像。
(三)如需對(duì)外宣傳，安排專人對(duì)接媒體需求。一般會(huì)議快結(jié)束時(shí)發(fā)布新聞通稿。
(四)茶歇或會(huì)中休息時(shí)可安排播放音樂(lè)。（一般大型會(huì)議安排。）
(五)會(huì)議進(jìn)行期間，要盡量保持好會(huì)場(chǎng)環(huán)境。時(shí)刻關(guān)注周圍噪音，光線。若含有機(jī)密內(nèi)容，要有專人在會(huì)場(chǎng)外把門(mén)。
(六)若會(huì)上播放宣傳片，要及時(shí)關(guān)燈，確保效果。
再次，會(huì)后執(zhí)行。
(一)做好會(huì)議記錄，發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。以文件形式明確會(huì)議精神，成果和各方職責(zé)。
(二)若有新媒體平臺(tái)，根據(jù)會(huì)議機(jī)密情況明確是否發(fā)布會(huì)議信息。需對(duì)外宣傳的會(huì)議，需及時(shí)跟進(jìn)與會(huì)記者，確認(rèn)媒體發(fā)布信息是否有負(fù)面信息。
(三)專門(mén)部門(mén)和專人督促會(huì)議明確事項(xiàng)的落實(shí)。
【溫馨提示】本次分享的部門(mén)如何組織安排的會(huì)議和行政|怎么組織一場(chǎng)高效會(huì)議的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。