本文目錄

1. 主持一個(gè)會(huì)議,需要注意哪些內(nèi)容
2. 辦公室接待方案及流程
3. 文秘必備日常工作會(huì)議流程

主持一個(gè)會(huì)議，需要注意哪些內(nèi)容？

主持會(huì)議的能力，是考驗(yàn)一個(gè)人是否適合擔(dān)任主管的最簡(jiǎn)單方式。那些頗為成功的主持人必須掌握因勢(shì)利導(dǎo)處理難題的藝術(shù)。這些難題有：解決爭(zhēng)端、控制感情、傳遞信息。所以，會(huì)議主持的好壞，不僅是會(huì)議本身是否順利成功的重要因素，也是主持人是否能夠提升的重要因素。會(huì)議之前應(yīng)注意的問(wèn)題： 1、充分認(rèn)識(shí)到看得見(jiàn)和看不見(jiàn)的兩種會(huì)議成本。開(kāi)會(huì)通常為了三個(gè)目的：溝通、管理和決策。避免沒(méi)有討論行動(dòng)的會(huì)議，因?yàn)槟呛芸赡苤粫?huì)浪費(fèi)時(shí)間。必要時(shí)，先開(kāi)一個(gè)征求意見(jiàn)會(huì)。 2、建立清楚的議程，并在會(huì)議前讓大家傳閱。在開(kāi)會(huì)前必須清楚這次會(huì)議的目的、本質(zhì)和架構(gòu)。整理成清楚的議程，并在會(huì)議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會(huì)人員有充分時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。 3、盡量不要在非上班時(shí)間開(kāi)會(huì)。將會(huì)議安排在午餐之前，這樣就較容易按時(shí)結(jié)束。或會(huì)議一開(kāi)始就告訴與會(huì)者會(huì)議所需時(shí)間。 4、要于會(huì)前透徹研究主要觀點(diǎn)的影響人物。 5、應(yīng)在簽名報(bào)到臺(tái)旁設(shè)一信息臺(tái)。 6、要掌握適用于會(huì)議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。 7、可為正式會(huì)議錄音錄像以確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性或以便將來(lái)參考。會(huì)議開(kāi)場(chǎng)白應(yīng)注意的問(wèn)題： 1、準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，拖時(shí)開(kāi)會(huì)會(huì)失去信譽(yù)。 2、直截了當(dāng)?shù)匦紩?huì)議的目的，集中大家的注意力。 3、指出議題的重要性，指出達(dá)成的決議將對(duì)人們產(chǎn)生的影響。 4、潛心用詞，妙趣橫生，活躍氣氛和節(jié)奏。 5、要簡(jiǎn)潔：開(kāi)場(chǎng)白要限制在一分鐘左右。會(huì)議冷場(chǎng)時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題： 1、主持人應(yīng)起指揮員或向?qū)У淖饔?，要用積極的響應(yīng)鼓勵(lì)遲疑的與會(huì)者。 2、在與會(huì)者中尋找感興趣的正面跡象。 3、可挑選出某些人，向他們提一些直接的問(wèn)題，以引起辯論。 4、要公開(kāi)提問(wèn)，鼓勵(lì)每位與會(huì)者說(shuō)出自己的觀點(diǎn)。 5、主持人要立即做些評(píng)說(shuō)，提問(wèn)或解釋，防止冷場(chǎng)。 6、誰(shuí)愛(ài)會(huì)后議論，你就盯住他，讓他講話。 7、盡可能讓與會(huì)者特別是那些沉默不語(yǔ)的人講話，鼓勵(lì)過(guò)分謙恭的人表態(tài)，同時(shí)注意別讓不善言辭的人“曬臺(tái)”，要引導(dǎo)與會(huì)者交流全部信息，講出所有的真心話，這樣做能減少會(huì)后議論。會(huì)議跑題時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題： 1、由提出問(wèn)題到解決問(wèn)題，需要一步步地引導(dǎo)。很多毫無(wú)結(jié)果的會(huì)議就是由于缺少這種引導(dǎo)造成的，主持人應(yīng)對(duì)此負(fù)責(zé)。 2、杜絕私下交談。會(huì)上的私下議論，只會(huì)引起紛爭(zhēng)和相互不信任。主持人一定要杜絕“小會(huì)”，保證與會(huì)者一次只聽(tīng)一個(gè)人講話。若是個(gè)別人私下說(shuō)個(gè)沒(méi)完，你就把全體與會(huì)者的注意力轉(zhuǎn)向他們。你這樣說(shuō)：“老周和老王好象談出些‘眉目’了，你們向大伙說(shuō)說(shuō)好嗎？”眾目睽睽之下，小會(huì)只好收?qǐng)觥?4、可將復(fù)雜問(wèn)題委托給一個(gè)工作小組，由他們晚些時(shí)候匯報(bào)。 5、不是會(huì)議主題的問(wèn)題、不帶有廣泛性意義的問(wèn)題不在會(huì)議上討論，不影響多數(shù)與會(huì)人的時(shí)間。

求采納

主持人演講對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或演講會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。

1．主持人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。

2．走上主席臺(tái)應(yīng)步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定，一般地說(shuō)，對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。

3．入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動(dòng)作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

各種會(huì)議的主持人，一般由具有一定職位的人來(lái)?yè)?dān)任，其禮儀表現(xiàn)對(duì)會(huì)議能否圓滿成功有著重要的影響。所以一定要注意會(huì)議主持人的禮儀問(wèn)題。

1．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，演講精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

2.走上主席臺(tái)應(yīng)演講步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定，演講一般地說(shuō)，對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。

3.入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿演講并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底演講中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿演講等不雅動(dòng)作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人演講對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或演講會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。

提前把主持的內(nèi)容列一個(gè)提綱在工作手冊(cè)上（或者記工作的本本上），然后先自己熟悉內(nèi)容，把想說(shuō)的提前在心里重復(fù)幾次，最重要的是要自信。

主持的時(shí)候如果覺(jué)得和干事們交流會(huì)緊張

可以減少抬頭的次數(shù)（這樣你就可以把想要說(shuō)的全都寫在紙上，低頭念了^&^）

但是要注意語(yǔ)速要慢，建議還是寫提綱，這樣可以自己發(fā)揮一些，如果怕漏說(shuō)，可以把重要內(nèi)容或注意事項(xiàng)也寫上。說(shuō)每條的時(shí)候要適當(dāng)?shù)奶ь^看一下干事，和他們有一個(gè)眼神交流。

最后~~~說(shuō)完了千萬(wàn)不要忘記問(wèn)以下他們還有沒(méi)有什么問(wèn)題，別忘了給人家解答哦~解答的時(shí)候就當(dāng)成在聊天就行了，嘿嘿，有了第一次的經(jīng)驗(yàn)，第二次就會(huì)好很多了，祝你成功

沒(méi)有什么注意事項(xiàng)啊，基本格式放在那兒呢，照著搬下來(lái)就可以。

比較難寫的是會(huì)議內(nèi)容，要求你的語(yǔ)言要有水平，要精煉，會(huì)議里討論了或決定了幾個(gè)事情，你要分門別類、逐條表達(dá)出會(huì)議的具體內(nèi)容。語(yǔ)言水平是長(zhǎng)期積累寫來(lái)的，這一點(diǎn)得慢慢練。

會(huì)議紀(jì)要

時(shí)間：

地點(diǎn)：

參會(huì)人員：

主持人：

記錄：

會(huì)議議題：關(guān)于

會(huì)議內(nèi)容：

1.

2.

3.

4.

5.

簽字：

年月日

(商務(wù)會(huì)議)

主持一個(gè)成功的會(huì)議要注意三個(gè)重要方面:

安排與計(jì)劃;

組織好群體;

保存有效的會(huì)議記錄.

會(huì)議主持是一門學(xué)問(wèn)，一門藝術(shù)，會(huì)議主持人應(yīng)了解和具備基本會(huì)議主持禮儀，會(huì)議主持人的禮儀主要有以下幾種：

1、做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作

開(kāi)會(huì)前要明確會(huì)議目的，確定議題、程序和開(kāi)會(huì)的方法方式;選定出席的人員;確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)。要把會(huì)議目的、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、要求事先通知參加者，請(qǐng)他們做好準(zhǔn)備。會(huì)前應(yīng)收集意見(jiàn)，準(zhǔn)備必要的有關(guān)資料，做好會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備，搞好衛(wèi)生，桌椅的排列方法要適于會(huì)議的特點(diǎn)。做了充分準(zhǔn)備，會(huì)議就開(kāi)得順利、緊湊，效果就會(huì)好。

2、控制出席人數(shù)

國(guó)外群體心理學(xué)家研究表明，會(huì)議參加者超過(guò)10人以上，就容易出現(xiàn)不思考問(wèn)題和濫竽充數(shù)的人。有的單位規(guī)定與會(huì)者一般不超過(guò)12人。據(jù)研究表明，參加會(huì)議的人數(shù)與人們之間溝通的渠道數(shù)量和難度成正比，如下式所表明：

∑Mn=1=N×(N-1)

式中，∑——總和符號(hào);

M——需要溝通的渠道數(shù)量;

N——與會(huì)者人數(shù)。

如果3個(gè)人的會(huì)議，就會(huì)出現(xiàn)6條(即3×(3-1)=6)溝通渠道，而14個(gè)人的會(huì)議就會(huì)出現(xiàn)12條溝通渠道。

與會(huì)者越多，能夠充分利用個(gè)人才智的可能性就越少，主持者也就越難于有效地控制會(huì)議進(jìn)程。

3、嚴(yán)肅會(huì)議作風(fēng)

一要準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，不能遲到。二不準(zhǔn)私下交談，不允許做私活、早退席。三是發(fā)言不能信口開(kāi)河，不能離題胡扯。四要集中時(shí)間和精力解決主要問(wèn)題。五要發(fā)揚(yáng)民主，不搞一言堂。與會(huì)者只有自由地說(shuō)出自己的意見(jiàn)，才能更好地集思廣益。主要結(jié)論應(yīng)當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)，會(huì)而有議，議而有決，決而必行。

4、保持自然大方的主持姿態(tài)

主持人主持會(huì)議時(shí)，從走向主持位置到落座等環(huán)節(jié)都應(yīng)符合身份，其儀態(tài)姿勢(shì)都應(yīng)自然、大方。

(1)走姿

主持人在步入主持位置時(shí)，步伐要?jiǎng)倧?qiáng)、有力，表現(xiàn)出胸有成竹、沉穩(wěn)自信的風(fēng)度和氣概，要視會(huì)議內(nèi)容掌握步伐的頻率和幅度。主持莊嚴(yán)隆重的會(huì)議，步頻要適中，以每秒約2步為宜，步幅要顯得從容;主持熱烈、歡快類型的會(huì)議，步頻要快，每秒至少約2—2.5步之間，步幅略大;主持紀(jì)念、悼念類會(huì)議，步頻要放慢，每秒約1-2步之間，步幅要小，以表達(dá)緬懷、悲痛之情;平常主持工作會(huì)議，可根據(jù)會(huì)議內(nèi)容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會(huì)議，步頻適中、步幅自然;緊急會(huì)議、重要會(huì)議，可以適當(dāng)加快步頻。行進(jìn)中要挺胸抬頭，目視前方，振臂自然。重要會(huì)議開(kāi)始前，在步入主持位置的過(guò)程中，不要與熟人打招呼。一般性工作會(huì)議，如果時(shí)間未到，落座后可適當(dāng)與鄰座寒暄，與距離遠(yuǎn)的人微笑點(diǎn)頭示意。行進(jìn)中步速不能過(guò)快，不能跨大步，以免顯得緊張、不安。如果特殊情況因故來(lái)遲，不要破門而入，跑步到位、大喘粗氣。應(yīng)該以手輕輕推門，進(jìn)門后快步到位，放下文件袋、落座，先向等候者道歉，并簡(jiǎn)要說(shuō)明原因，求得大家諒解，立即主持會(huì)議。

(2)坐姿

主持人主持會(huì)議多為坐姿。坐立應(yīng)端正，腰要挺直，頸項(xiàng)伸直，面對(duì)前方，虛視全場(chǎng)，雙臂前伸，兩肘輕按會(huì)議桌沿，對(duì)稱，呈“外八字”。不能前傾或后仰，主持中不能出現(xiàn)用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動(dòng)作，以免顯得緊張，不夠沉穩(wěn)。

(3)站姿

在一些集會(huì)典禮中，主持人以站立姿勢(shì)主持。站立主持時(shí)，要雙腿并攏，腰背挺直，右手持稿底部中間。有風(fēng)的天氣，要雙手持稿，與胸等高，與身體呈45度。脫稿主持人應(yīng)兩手五指平伸，自然下垂，身體不能晃動(dòng)，腰背挺直，目視前方。兩腿不能叉開(kāi)，不能抖動(dòng)，兩手不能上抬、晃動(dòng)、抓握話筒等。

(4)手勢(shì)

主持人與一般講話者不同，一般不需要手勢(shì)。在一些小型會(huì)議進(jìn)行總結(jié)概括時(shí)，可以加入適當(dāng)手勢(shì)，但是動(dòng)作不能過(guò)大。

5、運(yùn)用豐富幽默的主持語(yǔ)言

主持會(huì)議要通過(guò)語(yǔ)言表述來(lái)進(jìn)行。因此，主持人應(yīng)特別注意語(yǔ)言的禮儀規(guī)范。

(1)所有言談都要服從會(huì)議的內(nèi)容和氣氛的要求，或莊重，或幽默。

(2)口齒清楚，思維敏捷，積極啟發(fā)，活躍氣氛。主持人一定要明確開(kāi)會(huì)的目的，比如：主持記者招待會(huì)，主持人、發(fā)言人要對(duì)記者提出的問(wèn)題，反應(yīng)敏銳，流利回答，不能支支吾吾;開(kāi)座談會(huì)、討論會(huì)等，主持人要闡明會(huì)議宗旨和要解決的問(wèn)題，切實(shí)把握會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議主題，勿使討論或發(fā)言離題太遠(yuǎn)，而應(yīng)引導(dǎo)大家就問(wèn)題的焦點(diǎn)暢所欲言;同時(shí)，要切實(shí)掌握會(huì)議的時(shí)間，不使會(huì)議拖得太長(zhǎng)。

(3)會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，主持人對(duì)持不同觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)的人，應(yīng)允許其做充分解釋，會(huì)議出現(xiàn)僵局時(shí)要善于引導(dǎo)，出現(xiàn)空?qǐng)觥⒗鋱?chǎng)時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)白。要處處尊重別人的發(fā)言和提問(wèn)，不能以任何動(dòng)作、表情或語(yǔ)言來(lái)阻止別人，或表示不滿。要用平靜的語(yǔ)言、緩和的口氣、準(zhǔn)確的事實(shí)來(lái)闡述正確主張，使人心服口服。

6、引導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容

遇到冷場(chǎng)，要善于啟發(fā)，或選擇思想敏銳、外向型的同志率先發(fā)言。有時(shí)可以提出有趣的話題或事例，活躍一下氣氛，以引起與會(huì)者的興趣，使之樂(lè)于發(fā)言。遇有離題情況，可根據(jù)具體情況，接過(guò)議論中的某一句話，或插上一句話做轉(zhuǎn)接，巧妙柔和地使議論順勢(shì)回到議題上來(lái)。當(dāng)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，如果因事實(shí)不清，可讓與會(huì)者補(bǔ)充事實(shí)，如事實(shí)仍不甚清，可暫停該問(wèn)題的爭(zhēng)執(zhí)。主持者應(yīng)設(shè)法緩和沖突，而不能激化矛盾，更不能直接參加無(wú)休止的爭(zhēng)吵。

主持者要善于觀察與會(huì)者的性格、氣質(zhì)、素質(zhì)和特點(diǎn)，并根據(jù)各類人員特點(diǎn)，區(qū)別對(duì)待，因勢(shì)利導(dǎo)，牢牢掌握會(huì)議進(jìn)程。

7、減少會(huì)議時(shí)間

準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，不準(zhǔn)拖延時(shí)間。國(guó)外有的公司有如下經(jīng)驗(yàn)：在辦公時(shí)間不準(zhǔn)開(kāi)會(huì)，凡二級(jí)主管會(huì)議，大都在下午6點(diǎn)以后舉行，并不得超過(guò)60分鐘，否則將由主席負(fù)責(zé)，輕者扣薪，重則解聘。嚴(yán)格限制會(huì)議時(shí)間，站著開(kāi)會(huì)，這可以抓住問(wèn)題的核心。有的公司把一般會(huì)議安排在午餐前，這時(shí)，與會(huì)者饑腸轆轆，無(wú)心閑談碎扯，會(huì)議很快抓住中心。限制發(fā)言時(shí)間，舉世矚目的南北首腦的坎昆會(huì)議，每個(gè)發(fā)言者只有25分鐘的時(shí)間。日本一個(gè)公司讓職工學(xué)會(huì)開(kāi)會(huì)的方法，教他們?cè)谝环昼妰?nèi)闡明符合議題的意見(jiàn)，避免講那些與議題無(wú)關(guān)的廢話。有人主張?jiān)跁?huì)議室掛一時(shí)鐘，像球類比賽那樣隨時(shí)顯示出還剩多少時(shí)間，這會(huì)提醒與會(huì)者抓緊時(shí)間。

8、掌握會(huì)議進(jìn)程

主持人應(yīng)隨時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)程。在工作性會(huì)議中，主持人就像交響樂(lè)團(tuán)的指揮，隨時(shí)控制、掌握會(huì)議進(jìn)程。為此，應(yīng)做好下述幾點(diǎn)：

(1)事先準(zhǔn)備好一份會(huì)議議程表，并按照議程進(jìn)行。

(2)提請(qǐng)與會(huì)者注意本次會(huì)議的目的，并使會(huì)議始終不離宗旨，以保證會(huì)議順利進(jìn)行，并達(dá)到預(yù)期目的。

(3)規(guī)定會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間，并對(duì)結(jié)束時(shí)間作出限制。要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束。另外，在工作會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程中，有時(shí)會(huì)碰到需要裁決的問(wèn)題?！吧贁?shù)服從多數(shù)”的民主集中制原則固然必須遵守，但對(duì)少數(shù)人的意見(jiàn)也應(yīng)給予尊重，并把它交付給全體與會(huì)人員反復(fù)推敲。

會(huì)議的氣氛是否融洽、順利，與會(huì)議主持人角色扮演得好壞有很大的影響。會(huì)議主持人是宣布開(kāi)會(huì)、散會(huì)、休息及主持會(huì)議進(jìn)行者，主持會(huì)議應(yīng)公平、公正，客觀地行使其職權(quán)。會(huì)議主持人在會(huì)議中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

(1)應(yīng)明確介紹所有來(lái)賓及參與開(kāi)會(huì)的人士。

(2)如有許多貴賓，無(wú)須請(qǐng)貴賓一一致詞，請(qǐng)一位代表即可。

(3)如同時(shí)有兩人以上請(qǐng)求發(fā)言，這時(shí)若沒(méi)有其他補(bǔ)充或都尚未發(fā)言時(shí)，可請(qǐng)距離主持人較遠(yuǎn)者先發(fā)言。

(4)維持會(huì)場(chǎng)秩序，并遵守會(huì)議規(guī)則。

(5)不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時(shí)隨便插嘴，但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間。

(6)請(qǐng)人發(fā)言時(shí)，態(tài)度要誠(chéng)懇，用語(yǔ)應(yīng)有禮貌。

(7)有人發(fā)言時(shí)，應(yīng)看著發(fā)言人，仔細(xì)聆聽(tīng)。

9、重視會(huì)議效率

列寧曾專門為人民委員會(huì)倡導(dǎo)和制定了開(kāi)會(huì)的紀(jì)律。其內(nèi)容：

(1)只請(qǐng)與討論問(wèn)題有關(guān)的人參加。

(2)不許遲到，無(wú)故遲到半小時(shí)罰款五盧布，半小時(shí)以上罰十盧布。

(3)開(kāi)會(huì)有事只許遞紙條，禁止說(shuō)小話。

(4)給報(bào)告人的時(shí)間是十分鐘。

(5)給發(fā)言人的時(shí)間，第一次是五分鐘，第二次是三分鐘。

(6)發(fā)言不得多于兩次。

(7)對(duì)議程贊成或反對(duì)的每次表決，占一分鐘。

(8)例外情況按人民委員會(huì)的特別決議處理。

從上述規(guī)定中，可以看出列寧是多么珍惜時(shí)間和重視紀(jì)律，他反對(duì)講廢話，反對(duì)辦事拖拉的官僚主義作風(fēng)。

主持人演講對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或演講會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。

1．主持人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。

2．走上主席臺(tái)應(yīng)步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定，一般地說(shuō)，對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。

3．入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動(dòng)作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

各種會(huì)議的主持人，一般由具有一定職位的人來(lái)?yè)?dān)任，其禮儀表現(xiàn)對(duì)會(huì)議能否圓滿成功有著重要的影響。所以一定要注意會(huì)議主持人的禮儀問(wèn)題。

1．主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，演講精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

2.走上主席臺(tái)應(yīng)演講步代穩(wěn)健有力，行走的速度因會(huì)議的性質(zhì)而定，演講一般地說(shuō)，對(duì)快、熱烈的會(huì)議步頻應(yīng)較慢。

3.入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿演講并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底演講中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿演講等不雅動(dòng)作。

4．主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。

5．主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。

6．主持人演講對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或演講會(huì)議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。

一、迎接禮儀：迎來(lái)送往，是社會(huì)交往接待活動(dòng)中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達(dá)主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對(duì)方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎(chǔ)。迎接客人要有周密的布署，應(yīng)注意以下事項(xiàng)。（一）對(duì)前來(lái)訪問(wèn)、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國(guó)、外地客人，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。（二）主人到車站、機(jī)場(chǎng)去迎接客人，應(yīng)提前到達(dá)，恭候客人的到來(lái)，決不能遲到讓客人久等?？腿丝吹接腥藖?lái)迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來(lái)遲，必定會(huì)給客人心里留下陰影，事后無(wú)論怎樣解釋，都無(wú)法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。（三）接到客人后，應(yīng)首先問(wèn)候“一路辛苦了”、“歡迎您來(lái)到我們這個(gè)美麗的城市”、“歡迎您來(lái)到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對(duì)方。注意送名片的禮儀： 1、當(dāng)你與長(zhǎng)者、尊者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說(shuō)一句“請(qǐng)多關(guān)照”。你想得到對(duì)方名片時(shí)，可以用請(qǐng)求的口吻說(shuō)：“如果您方便的話，能否留張名片給我？” 2、作為接名片的人，雙手接過(guò)名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬(wàn)不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。（四）迎接客人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準(zhǔn)備交通工具，那樣會(huì)因讓客人久等而誤事。（五）主人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給客人，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。（六）將客人送到住地后，主人不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。二、接待禮儀接待客人要注意以下幾點(diǎn)。（一）客人要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)客人留下電話、地址，明確是由客人再次來(lái)單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。（二）客人到來(lái)時(shí)，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見(jiàn)，要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時(shí)常為客人換飲料。（三）接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。 1、在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。 2、在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。 3、在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時(shí)，接待人員按“開(kāi)”的鈕，讓客人先走出電梯。 4、客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請(qǐng)客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。（四）誠(chéng)心誠(chéng)意的奉茶。我國(guó)人民習(xí)慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時(shí)，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。

無(wú)論是哪個(gè)工作崗位都會(huì)參加一些會(huì)議，所以掌握一些會(huì)議禮儀是十分有必要的。開(kāi)會(huì)前手機(jī)設(shè)置靜音或關(guān)機(jī)；會(huì)議遲到找個(gè)空位就近入座；會(huì)議期間不得喧嘩吵鬧；不要隨意打斷別人發(fā)言；注意位次不可隨意亂坐，這些基本的禮儀都是需要知道的。

辦公室接待方案及流程

辦公室接待方案及流程。在職場(chǎng)上，接待一名重要客戶的時(shí)候就需要做一份辦公室接待方案及流程，這樣才能讓客戶心情愉悅，下面的談話就會(huì)比較順暢。接下來(lái)就由我?guī)Т蠹伊私廪k公室接待方案及流程的相關(guān)內(nèi)容。

客戶接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開(kāi)，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶接待活動(dòng)對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。

一、客戶來(lái)訪的一般目的:

在我們業(yè)務(wù)人員和客戶進(jìn)行郵件溝通的過(guò)程中，客戶很可能提到要來(lái)公司訪問(wèn)，同時(shí)，我司業(yè)務(wù)人員也會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請(qǐng)客戶來(lái)我司考察訪問(wèn)，以加深雙方的溝通和了解，促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么，我們首先要了解清楚客戶來(lái)訪的目的，通常不外乎以下幾種：

1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過(guò)網(wǎng)站、展會(huì)、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對(duì)于我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問(wèn)無(wú)疑是一種最為直接有效的了解方式。

2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過(guò)幾次溝通，而且在相關(guān)展會(huì)上已經(jīng)看到過(guò)我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來(lái)訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目，是有備而來(lái)的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、價(jià)格問(wèn)題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。

3、驗(yàn)貨為主，順便了解公司發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開(kāi)始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來(lái)訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類客戶往往會(huì)被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視，因?yàn)榭蛻舸饲耙呀?jīng)來(lái)訪過(guò)，而且大家合作正常進(jìn)行，但我們往往會(huì)忽略客戶新項(xiàng)目的生成。

4、投訴為主，順便對(duì)我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕，是因?yàn)槲覀兇饲坝袑?duì)不住客戶的地方，擔(dān)心談不好會(huì)傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。

5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶來(lái)訪往往是順道而過(guò)，來(lái)之前或許也沒(méi)有預(yù)約。這樣的客戶和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來(lái)一下只是加強(qiáng)溝通，順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。

二、客戶來(lái)訪之前的準(zhǔn)備工作

一旦確認(rèn)客戶來(lái)訪，我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對(duì)客戶來(lái)訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對(duì)性地做好安排：

1、了解客戶

對(duì)于老客戶來(lái)訪，我們不需要對(duì)客戶進(jìn)行深層次的了解。但對(duì)于新客戶來(lái)訪，我們必須慎重，必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來(lái)訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè)，我們必須謹(jǐn)慎對(duì)待客戶來(lái)訪。因此，客戶調(diào)查是非常重要的，業(yè)務(wù)人員必須通過(guò)網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認(rèn)真填寫。

2、邀請(qǐng)函及相關(guān)來(lái)訪入境手續(xù)

在客戶確定來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員必須和客戶詳細(xì)溝通，了解客戶是否需要我司制作來(lái)訪邀請(qǐng)函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國(guó)家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國(guó)政府部門需要審核對(duì)方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來(lái)訪前協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。

3、客戶的行程安排

在確認(rèn)客戶來(lái)訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來(lái)訪的行程安排，客戶通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國(guó)。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商，或者是展會(huì)結(jié)束來(lái)訪，因此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶溝通確認(rèn)好。如果客戶在考察過(guò)我們后還要到其他中國(guó)供應(yīng)商考察，應(yīng)該幫助客戶做好相關(guān)聯(lián)系和對(duì)接工作。

4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn)

客戶確認(rèn)來(lái)訪并已經(jīng)辦好VISA卡后，通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的.業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過(guò)香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來(lái)可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來(lái)可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。

航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢問(wèn)客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付，但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)并協(xié)助客戶預(yù)定酒店。

客戶來(lái)訪之前，業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來(lái)訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請(qǐng)單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。

5、參與接待人員對(duì)接

根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來(lái)訪需要洽談的主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶來(lái)訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對(duì)相關(guān)可能出現(xiàn)的問(wèn)題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來(lái)訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理，以確定參與談判的人員。如需要董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前2天書面告知總經(jīng)辦，以便確認(rèn)董事長(zhǎng)等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。

6、資料準(zhǔn)備

客戶來(lái)訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過(guò)的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開(kāi)設(shè)情況等等。以及與該客戶往來(lái)的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說(shuō)明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門相關(guān)人員聯(lián)系以確保無(wú)誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便談判現(xiàn)場(chǎng)能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問(wèn)。

7、會(huì)談必備用品準(zhǔn)備

客戶來(lái)訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來(lái)訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會(huì)議室使用時(shí)間，是否需要國(guó)旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶進(jìn)入會(huì)議室前10分鐘必須把會(huì)議室空調(diào)打開(kāi)，并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。

8、備用金準(zhǔn)備

為保證客戶來(lái)訪期間的資金使用充足，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來(lái)訪客戶數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶途中簡(jiǎn)餐或其它特殊用款。

9、就餐準(zhǔn)備

客戶來(lái)訪之前應(yīng)根據(jù)客戶在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐，如果客戶當(dāng)日返回，中午應(yīng)該宴請(qǐng)客戶，并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開(kāi)，午餐應(yīng)從簡(jiǎn)，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶，宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。

三、會(huì)談流程

客戶來(lái)訪的整個(gè)會(huì)談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)：

1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級(jí)依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。

2、人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說(shuō)明整個(gè)會(huì)談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便我司相關(guān)人員能夠理解。

3、對(duì)于公司介紹，如果沒(méi)有錄像資料介紹，由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶演示并講解;講解過(guò)程中要認(rèn)真聽(tīng)取客戶隨時(shí)提出的疑問(wèn)并給予正確解答。沒(méi)有把握的應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。

4、新來(lái)訪客戶通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹該公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對(duì)應(yīng)翻譯工作。

5、項(xiàng)目洽談，可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過(guò)程中，應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過(guò)討論，最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會(huì)議室進(jìn)行。

6、會(huì)談全部進(jìn)程之中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)議洽談全部?jī)?nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作，會(huì)談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要，并請(qǐng)客戶和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字各保留一份正本。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下：

7、客戶接待的全過(guò)程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)圖片的拍攝及錄像工作。

四、會(huì)談后續(xù)工作

1、會(huì)談結(jié)束后，次接待人員應(yīng)清理好會(huì)議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門。

2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應(yīng)以簡(jiǎn)單的工作餐招待。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與，重要客戶應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開(kāi)，午餐應(yīng)視為正餐，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。

3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶久等或不能正常用車。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場(chǎng)。

五、訪問(wèn)后期工作

1、客戶訪問(wèn)結(jié)束的第二天，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會(huì)談紀(jì)要翻譯成中文，并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門就相關(guān)技術(shù)問(wèn)題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn)，需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。

2、客戶訪問(wèn)結(jié)束后的第二天，應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會(huì)談紀(jì)要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來(lái)訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開(kāi)模、研發(fā)等的信息告知客戶，以便客戶及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息，同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶來(lái)訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。注意：為防止郵件過(guò)大堵塞客戶郵箱，所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出，應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過(guò)1MB。

六、注意事項(xiàng)

1、客戶接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過(guò)程中，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫，并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。

2、有關(guān)客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識(shí)各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。如有必要，我們將在以后的培訓(xùn)中專門講解。

辦公室接待工作程序

一、目的

為保證公司的各項(xiàng)接待工作能夠保質(zhì)保量的有序進(jìn)行，體現(xiàn)公司企業(yè)文化的水平，特對(duì)公司的有關(guān)接待工作做以下規(guī)定：

二、流程

1)任務(wù)確認(rèn)：在接到相關(guān)接待任務(wù)的通知后，應(yīng)仔細(xì)了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時(shí)間、具體要求等細(xì)節(jié)問(wèn)題，并對(duì)一些基本要素進(jìn)行確認(rèn)。

2)方案制定：在最短時(shí)間內(nèi)根據(jù)接待的具體內(nèi)容做出相應(yīng)的接待方案，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)做相應(yīng)修改，對(duì)于一些可能存在變數(shù)的地方需要做部分預(yù)案以備用。

3)提前準(zhǔn)備：接待方案經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如航班查詢、制作接機(jī)牌、酒店房間預(yù)定、餐廳預(yù)定、車輛安排、會(huì)場(chǎng)安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購(gòu)買、接待日程、任務(wù)與人員安排等等。

4)接待執(zhí)行：嚴(yán)格按照方案內(nèi)容執(zhí)行，遇有臨時(shí)性改變或發(fā)生意外情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。工作人員應(yīng)做到儀表端正、和藹大方、語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、親切、服務(wù)細(xì)致、周到、盡善盡美。

5)小結(jié)：每次接待任務(wù)完成后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做出小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)不足，為今后更好的完成接待任務(wù)積累經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)人員。

三、質(zhì)量控制

領(lǐng)導(dǎo)和具體接待負(fù)責(zé)同志應(yīng)加強(qiáng)對(duì)整個(gè)接待工作質(zhì)量的監(jiān)控，及時(shí)指出不足的地方，保證接待任務(wù)的順利完成。

四、其它

所有參加接待工作的人員應(yīng)根據(jù)各自的分工做好相應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括車輛保修養(yǎng)、原有安排等等，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自改變各自所承擔(dān)的任務(wù)。

前期準(zhǔn)備

一、接機(jī)

1、查詢、落實(shí)來(lái)賓所乘飛機(jī)航班、火車班次到達(dá)時(shí)間; 2、對(duì)陌生來(lái)賓制作接機(jī)、接站牌; 3、提前一個(gè)小時(shí)通知接機(jī)、接站領(lǐng)導(dǎo)和接機(jī)、接站車輛司機(jī); 4、提前 10-20分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車站。

二、入住賓館

1、確定來(lái)賓到達(dá)時(shí)間、人員情況后，第一時(shí)間預(yù)訂賓館房間。原則上副廳級(jí)以上和學(xué)院重要貴賓預(yù)訂套間，其余均預(yù)定標(biāo)間; 2、重要來(lái)賓入住前一個(gè)小時(shí)，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮花; 3、每天早餐安排院領(lǐng)導(dǎo)陪同; 4、離酒店當(dāng)日，辦公室負(fù)責(zé)接待工作人員及時(shí)辦好結(jié)帳手續(xù)。

三、就餐

1、確定就餐時(shí)間、人員、規(guī)格后，第一時(shí)間預(yù)訂餐廳包廂; 2、就餐前四個(gè)小時(shí)，通知到來(lái)賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)和工作人員; 3、重要就餐一個(gè)小時(shí)前制作好就餐人員席卡，就餐前一個(gè)小時(shí)點(diǎn)菜，堅(jiān)持節(jié)約原則。內(nèi)地來(lái)賓不上海鮮，安排地產(chǎn)魚。 4、就餐前半個(gè)小時(shí)，煙、酒水到位。 5、落實(shí)車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照相人員); 6、辦公室負(fù)責(zé)接待人員就餐結(jié)束前十分鐘結(jié)帳，并通知司機(jī)送客; 7、辦公室負(fù)責(zé)接待人員打包。

四、旅游

1、提前兩天制定方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);并送來(lái)賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)接待工作人員和司機(jī); 2、長(zhǎng)途旅游，提前兩個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好所需費(fèi)用，車上飲用水、酒水、水果、雨傘、相機(jī)等; 3、提前 2-4個(gè)小時(shí)安排旅游點(diǎn)入住酒店和就餐飯店。

五、送機(jī)，送站

1、離阿一天前為來(lái)賓購(gòu)買好機(jī)票，并交來(lái)賓審驗(yàn); 2、提前兩個(gè)小時(shí)購(gòu)買好禮品; 3、送機(jī)、送站兩個(gè)小時(shí)前，通知送機(jī)、送站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員、司機(jī); 4、提前半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場(chǎng)或火車站; 5、工作人員辦理相關(guān)打包、托運(yùn)手續(xù)，并收回來(lái)賓電子客票(若機(jī)票由學(xué)院承擔(dān))。

六、收尾工作

1、及時(shí)核報(bào)差旅費(fèi); 2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應(yīng)及時(shí)收回，并交辦公室統(tǒng)一保管; 3、完成來(lái)賓臨行前交辦的其它事宜。

組織日常工作會(huì)議也是文秘的主要工作之一，日常工作會(huì)議也是一門大學(xué)問(wèn)，下面一起來(lái)學(xué)習(xí)日常工作會(huì)議主要流程吧。

日常工作會(huì)議主要流程：

會(huì)后工作。提到了會(huì)中工作所要注意的幾個(gè)事項(xiàng)，詳情請(qǐng)閱讀本文。

1.會(huì)議文件資料的立卷歸檔

1)會(huì)議文件的收集整理工作

(1)確定會(huì)議文件的收集范圍。

(2)選擇收集會(huì)議文件的渠道。

(3)運(yùn)用收集文件的不同方法。

2)會(huì)議文件的立卷歸檔

把會(huì)議過(guò)程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和講話、會(huì)議記錄或紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議報(bào)道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。

2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作

(1)收款的方法和時(shí)機(jī)。有些會(huì)議要由與會(huì)代表向主辦方支付一些必要的費(fèi)用(如資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等)。

①應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

②應(yīng)注明與會(huì)人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問(wèn)清姓名、卡號(hào)、有效期等。

④開(kāi)具發(fā)票的工作人員事先要與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開(kāi)票程序，不能出任何差錯(cuò)。如果有些項(xiàng)目無(wú)法開(kāi)具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開(kāi)具收據(jù)或證明。

(2)在訂購(gòu)各種設(shè)備和享受服務(wù)時(shí)，應(yīng)掌握付款的方法和時(shí)間。

3.安排與會(huì)人員返程

案例

天地公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開(kāi)發(fā)的系列化妝品的洽談?dòng)嗀洉?huì)。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會(huì)人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會(huì)者的車票問(wèn)題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問(wèn)題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對(duì)主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談?dòng)嗀洉?huì)的工作成果大打折扣。

分析

會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短、外部與會(huì)人數(shù)多少等情況及早安排好與會(huì)人員的返程事宜。做好與會(huì)人員的返程工作，主要包括以下兩點(diǎn)

1.提早做好與會(huì)者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

(1)應(yīng)根據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短、外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會(huì)者的行程。

(2)要事先了解外地與會(huì)人員對(duì)時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

(3)一般情況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。

(4)屆時(shí)應(yīng)編制與會(huì)者離開(kāi)的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外地與會(huì)人員送到機(jī)場(chǎng)、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會(huì)人員送行。

2.幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備

(1)提醒與會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。

(2)提醒與會(huì)者及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目，開(kāi)好發(fā)票收據(jù)。

(3)幫助與會(huì)者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

(5)幫助部分與會(huì)者托運(yùn)大件物品。

4.會(huì)議總結(jié)

總結(jié)工作要以科學(xué)的績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)?？?jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)會(huì)議工作人員績(jī)效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。

(1)會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對(duì)照檢查?？偨Y(jié)工作的方法如下。

①檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。

②檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。

③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。

④以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬、提高工作水平為目的。

(2)決定會(huì)議效果的主要因素有以下幾個(gè)。

①是否具有召開(kāi)會(huì)議的必要。

②會(huì)議準(zhǔn)備得是否充分。

③議程是否科學(xué)合理。

④主持人的能力水平。

⑤是否嚴(yán)格控制了會(huì)議人數(shù)。

⑥與會(huì)人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。

會(huì)議流程及服務(wù)安排

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1、辦公室人員收到會(huì)議通知，首先需問(wèn)清楚會(huì)議服務(wù)要求，然后將具體安排轉(zhuǎn)告會(huì)務(wù)工作人員，由會(huì)務(wù)工作人員準(zhǔn)備會(huì)議前工作，了解與會(huì)人員的相關(guān)資料，并做好會(huì)務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會(huì)議的順利進(jìn)行。

2、確定會(huì)議的出席人數(shù)，根據(jù)與會(huì)人員情況及會(huì)議規(guī)格適時(shí)調(diào)整會(huì)議場(chǎng)地，并對(duì)會(huì)場(chǎng)的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。

3、草擬會(huì)議議程，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會(huì)人員。會(huì)議議程是會(huì)議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等具體事項(xiàng)，開(kāi)會(huì)之前要將會(huì)議議程傳達(dá)給與會(huì)人員。

4、合理安排相關(guān)會(huì)務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點(diǎn)：

(一)儀容儀表

(1)著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。

(2)接待人員短發(fā)不遮眼，長(zhǎng)發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。

(3)坐站姿勢(shì)規(guī)范端莊，不翹腿。

(二)語(yǔ)言

(1)語(yǔ)調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。

(2)語(yǔ)言文明禮貌，適時(shí)運(yùn)用“您好”、“您請(qǐng)用”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“沒(méi)關(guān)系”等禮貌用語(yǔ)。

(3)對(duì)服務(wù)對(duì)象主動(dòng)打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語(yǔ)，不大聲喧嘩。

(三)態(tài)度

(1)敬業(yè)、勤業(yè)、樂(lè)業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。

(2)微笑服務(wù)，態(tài)度誠(chéng)懇、熱情、周到。

(3)工作差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉。

(4)解釋問(wèn)題有禮有節(jié)。

(四)紀(jì)律

(1)會(huì)議服務(wù)前不吃異味食品。

(2)不在會(huì)議期間使用電話。

(3)服務(wù)過(guò)程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。

(4)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。

5、辦公室應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及其他具體注意事項(xiàng)。

6、重要會(huì)議的召開(kāi)，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會(huì)議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測(cè)試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。

7、會(huì)場(chǎng)招待的水果及飲品采購(gòu)要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會(huì)人員的數(shù)量及會(huì)議規(guī)格進(jìn)行合理購(gòu)買;如會(huì)議結(jié)束后有安排宴會(huì)的要求，應(yīng)確定宴會(huì)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單;宴會(huì)中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。

8、參照與會(huì)人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識(shí)。紙張裁剪規(guī)格為8.5*15.11cm,并使用兩面三角名牌架擺放。

9、會(huì)場(chǎng)的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會(huì)議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。

10、會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置：

(1)檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壺等)，確保會(huì)議室整潔及會(huì)議用品的清潔。根據(jù)與會(huì)人員的人數(shù)擺放好演講臺(tái)、桌椅、橫幅(會(huì)標(biāo))、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會(huì)議議程及其他會(huì)議所需要的文件。

(2)采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會(huì)議用品的整齊擺放。擺放花卉時(shí)，如橢圓長(zhǎng)桌中間空地、會(huì)議室角落，另外會(huì)議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過(guò)大過(guò)高，花卉顏色可視會(huì)議主題而定。

(3)根據(jù)會(huì)議議程，合理安排與會(huì)人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、其它會(huì)議物品以及是否需要音樂(lè)、是否需要投影儀等，及時(shí)檢查確保所需物品的齊全，做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。

(4)根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試(話筒位置的高低、效果及接口等)，確保話筒及音量正常，如需要音樂(lè)，要提前試播，確保正常播放;如需要投影儀，則根據(jù)會(huì)議實(shí)際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進(jìn)行調(diào)試。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒，以備會(huì)議過(guò)程中話筒突發(fā)情況，及時(shí)更換。

(5)會(huì)議所需的備品要按以下要求擺放：

座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯(杯把向右側(cè)轉(zhuǎn)45度)，靠近水杯位置擺放消毒濕巾(也可不備)，左手前方可放置水果或瓶裝純凈水(以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水)，正中放置筆記本、會(huì)議議程、會(huì)議資料及其他與會(huì)議相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等可隨機(jī)擺放，注意桌面整齊劃一，不可過(guò)于擁擠、雜亂。

具體細(xì)節(jié)：

①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對(duì)齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對(duì)準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。

②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個(gè)花瓣的夾角對(duì)準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對(duì)準(zhǔn)客人。

③礦泉水：擺放時(shí)，拇指與食指握住礦泉水的兩個(gè)紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對(duì)準(zhǔn)客人。

④毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。⑤筆記本、會(huì)議資料等文件：對(duì)齊桌子外沿，對(duì)準(zhǔn)椅子正中。⑥筆：放在筆記本、會(huì)議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。

11、會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)小時(shí)要準(zhǔn)備好充足熱水，會(huì)議進(jìn)行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時(shí)的加水。

12、準(zhǔn)備工作的檢查

會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)整體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上(如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整)，同時(shí)檢查所有物品是否符合擺放要求(如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好)。打開(kāi)電子設(shè)備，打開(kāi)照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時(shí)開(kāi)啟。

13、準(zhǔn)備工作完成后

會(huì)場(chǎng)外應(yīng)設(shè)有與會(huì)人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會(huì)者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請(qǐng)賜名片”名牌于簽到處。然后，會(huì)前15分鐘站在會(huì)議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會(huì)人員的光臨。在與會(huì)人員距會(huì)議室門2米處主動(dòng)拉門讓其進(jìn)入，同時(shí)根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語(yǔ)問(wèn)候(如早上好、下午好等文明用語(yǔ))。

二、會(huì)議過(guò)程中

1、會(huì)議開(kāi)始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應(yīng)先備毛巾(上毛巾的時(shí)候注意用夾子，不能用手直接拿)，再斟倒茶水。

首次倒茶后應(yīng)在15分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔15分鐘或20分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見(jiàn)，并禮貌地小聲對(duì)客人說(shuō)：“對(duì)不起，請(qǐng)問(wèn)需要加水嗎?”或做個(gè)手勢(shì)，待客人同意時(shí)方可進(jìn)行?？筛鶕?jù)實(shí)際情況(領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量)來(lái)靈活掌握倒水時(shí)間。倒水時(shí)，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無(wú)名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。

通常會(huì)議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過(guò)三支應(yīng)及時(shí)更換，會(huì)場(chǎng)中均使用托盤服務(wù)。

2、工作人員在音控室時(shí)隨時(shí)注意音響監(jiān)聽(tīng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找問(wèn)題所在，并迅速解決。(及時(shí)檢查話筒、調(diào)音臺(tái)、功放機(jī)、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接情況)。

3、根據(jù)會(huì)議議程，及時(shí)關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開(kāi)關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。

4、會(huì)議中要注意觀察主席臺(tái)，察覺(jué)領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時(shí)，及時(shí)上前詢問(wèn)。

5、如果會(huì)議過(guò)程中使用國(guó)歌、國(guó)際歌，播放過(guò)程中所有工作人員要站立行注目禮，不準(zhǔn)隨意走動(dòng)。

6、在會(huì)議過(guò)程中，遇到參會(huì)人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時(shí)解決，請(qǐng)其稍等，然后立即向上一級(jí)報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。

7、會(huì)議中間休息時(shí)，工作人員要盡快整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換各種用品。

8、在會(huì)議進(jìn)行中，工作人員不允許隨便進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，要保持并維持會(huì)場(chǎng)秩序，使會(huì)議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

三、會(huì)議結(jié)束階段

1、會(huì)議結(jié)束時(shí)，工作人員應(yīng)及時(shí)打開(kāi)通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點(diǎn)頭，并說(shuō)“慢走、再見(jiàn)”。

2、會(huì)后及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清理工作。檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)有無(wú)與會(huì)人員遺留的物品，若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應(yīng)迅速做好記錄并及時(shí)歸還。

3、會(huì)后嚴(yán)格做好__，工作人員應(yīng)不詢問(wèn)、議論、外傳會(huì)議內(nèi)容，不帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議室。

4、如單位外部與會(huì)人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應(yīng)做好指引和陪同工作。

5、配合拍攝人員工作，并組織與會(huì)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影留念。如會(huì)議結(jié)束后有安排宴會(huì)，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場(chǎng)時(shí)間，并通知與會(huì)人員及做好陪同和接待工作。

6、組織會(huì)場(chǎng)的后期整理和清潔工作。與會(huì)人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會(huì)議時(shí)使用，地板、地毯清理干凈。(如會(huì)議室超過(guò)兩天沒(méi)有使用，需及時(shí)的檢查會(huì)議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會(huì)議室隨時(shí)可以使用。)

7.關(guān)閉所有電器設(shè)備，話筒、空調(diào)等，帶好會(huì)議室鑰匙進(jìn)行安全檢查后離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。(會(huì)議室注意隨手鎖門，杜絕無(wú)人門開(kāi)著的現(xiàn)象)。

四、會(huì)后服務(wù)總結(jié)

每次會(huì)議服務(wù)結(jié)束后，辦公室工作人員要對(duì)會(huì)議全程的講話內(nèi)容、照片、影像等資料進(jìn)行搜集和整理，以備單位以后紀(jì)念或是宣傳時(shí)用。同時(shí)，針對(duì)每次會(huì)議出現(xiàn)的問(wèn)題及情況撰寫書面材料，以例會(huì)的形式進(jìn)行內(nèi)部討論，總結(jié)每次會(huì)議服務(wù)過(guò)程中的優(yōu)點(diǎn)及不足，不斷進(jìn)行修正和改進(jìn)。

早班工作安排(工作時(shí)間為：08：00~17：00)

一﹑班前:(07：50~08：00)

1.開(kāi)啟各個(gè)會(huì)議室大門，并檢查各個(gè)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備是否可正常運(yùn)作。如：燈光、空調(diào)。

班前例會(huì)：1.檢查該班員工的儀容儀表，符合酒店的標(biāo)準(zhǔn)。

講述當(dāng)天會(huì)議室預(yù)定的情況及基本要求。

2.安排早班工作任務(wù)，員工清楚自己的工作后，

進(jìn)入其負(fù)責(zé)的工作崗位。

檢查備餐間物品(08：00~08：15)

1.熱水，熱毛巾準(zhǔn)備是否足夠供應(yīng)。

2.檢查托盤，茶壺、工作車等所需物品是否住夠用。

3.檢查工作間電梯是否正常運(yùn)作。大堂檢查(08：00~08：15)

1.檢查電梯、燈光、空調(diào)、等設(shè)備是否運(yùn)作，如有損壞，立即通知關(guān)部門進(jìn)行維修。

2.檢查地面衛(wèi)生是否干凈，無(wú)積水。

3.檢查指示牌、電視機(jī)、休息室茶幾、沙發(fā)、等環(huán)境衛(wèi)生是否干凈、擺放規(guī)范。

4.檢查綠化是否有枯葉，是否鮮艷。

5.會(huì)議中心大門外的衛(wèi)生情況，橫幅是否正確懸掛

會(huì)場(chǎng)內(nèi)檢查(08：00~08:15)

1.確保場(chǎng)內(nèi)整體清潔并符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)污垢，無(wú)雜物，無(wú)異味，臺(tái)布，用具整潔，無(wú)破損，規(guī)范統(tǒng)一。

2.根據(jù)EO單的要求逐一檢查會(huì)場(chǎng)的布置需求：橫幅懸掛是否規(guī)范，字體，字距，高度是否鮮明，無(wú)錯(cuò)字。

3.確認(rèn)臺(tái)型是否正確，是否有更變，臺(tái)布顏色，鋪設(shè)是否規(guī)范。

4.椅子要擺放整齊，數(shù)量與要求的人數(shù)相符

5.主席臺(tái)，名牌卡，講臺(tái)，講臺(tái)花等等都要逐一檢查，無(wú)一遺漏的檢查。

6.桌面物品擺放規(guī)范，統(tǒng)一。

7.植物、簽到臺(tái)、音響設(shè)備、空調(diào)、投影、燈光等設(shè)備確保會(huì)議期間完好使用。

營(yíng)業(yè)時(shí)間(08：30~11:30)

1.站會(huì)場(chǎng)門口迎接客人

2.幫客人存衣

3.指引客人入場(chǎng)，如客人攜帶資料物品較多時(shí)，應(yīng)主動(dòng)上前幫助提拿、協(xié)助擺放。

4.為客人沏茶(茶水七成滿)上毛巾。

5.會(huì)場(chǎng)服務(wù)、茶點(diǎn)服務(wù)、會(huì)休服務(wù)、等工作。

11：30~13：30

1.晚班交接，頂替用膳。

2.會(huì)議結(jié)束后的復(fù)原工作

3.結(jié)賬服務(wù)，擺會(huì)等工作

(會(huì)場(chǎng)內(nèi)檢查)

14:00~17:00

1.下午會(huì)議進(jìn)行。

2.會(huì)場(chǎng)服務(wù)。

17：30~下班

1.班后小結(jié)會(huì)。

2.倒掉垃圾筒的垃圾

2.工作交接。

晚班班工作安排(工作時(shí)間為：11：00~19：30)(11：00~17：30)

1.班前例會(huì)

2.交接工作，頂替早班用膳

3.檢查日常消耗品是否夠用。

4.整理會(huì)議室的擺放、衛(wèi)生情況

5.送洗及領(lǐng)回布草

6.了解明天的會(huì)議情況，根據(jù)訂單布置場(chǎng)地。

7.根據(jù)易耗品的使用情況，領(lǐng)取貨品。

8.看會(huì)服務(wù)

8.接手早班工作并完成。

(17：30~19：30)

1.互相頂替用餐。

2.會(huì)場(chǎng)結(jié)束后，引領(lǐng)客人退場(chǎng)。

3.收拾并布置會(huì)場(chǎng)。

4.收拾并整理備餐間。

5.檢查所有會(huì)場(chǎng)的安全隱患。

6.關(guān)掉燈光、空調(diào)、等電源及門窗并鎖好。

7.班后總結(jié)會(huì)議，寫下交接。

8.再次巡檢會(huì)議中心所以位置。

9.向上級(jí)匯報(bào)所有工作檢查完畢。

10.較移鑰匙前臺(tái)。

【溫馨提示】本次分享的辦公會(huì)議洽談流程和辦公會(huì)議洽談流程怎么寫的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。