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本文目錄
會議服務程序及標準
一、會議室擺臺準備
程序
標準
準備用具
根據定單要求將所需的各種用具和設備準備好。
確定臺型
根據訂單上的人數和要求，確定出會議的臺型。
擺臺
1．首先擺好桌椅，距離相等對稱，前看側看都在一條直線上；
2．鋪好臺布，臺布要干凈，平整，凸縫向上并位于桌面中線上，主席臺要圍好臺裙或包好桌角；
3．將墊碟或杯墊放于切凸縫的右上方，茶杯放在墊疊(杯墊）上，杯把向右成45度角（如果擺放紙筆，要求將紙擺放在距下桌沿1厘米正對椅背處，筆尖朝上成45度角。館徽朝上位于紙上。此時墊疊邊切紙邊的上沿和右邊擺在紙的右上方,擺放整齊，橫豎都成一條直線。
擺放其它設備
按客人要求將所需設備擺放就位，并調試好，掛好橫幅。
檢查
檢查臺型是否符合要求；臺面是否整潔；各種用具是否干凈；齊全擺放符合要求。
二、會議主會場服務
程序
標準
準備工作
1．會議開始前半小時，根據定單要求備好相關飲品和開水；
2．將會議室門打開，調節好室溫（夏季：22－24度冬季：18－24度）；
3．調試好為會議提供的設備，包括燈光，音響及電教設備。
4．根據客人要求將指示牌放在指定位置。
會議服務
1.客人就緒前15分鐘和散會后，服務員站立于會議室門口或指定位置迎送。冬季主動為客人拉椅掛衣服；
2.協助主辦方驗證并提示客人隨時保管好自己的物品，以防丟失；
3.客人入座前將茶沏好，上好小毛巾(毛巾托距墊碟下沿1厘米)，并注意倒水順序:先賓后主，先女后男，從左至右。每隔20分鐘續水一次，主席臺15分鐘續水一次并指定專人服務；大型會議從第一排開始倒水，一人負責一行或一區，避免從主席臺前反復穿過；
4.拿暖瓶倒水時，須左手拿壺，右手托壺于胸前，走路要穩，步子要輕，動作協調；從桌后倒水時，側身用右手中指無名指夾住杯蓋，大拇指，食指拿起杯把并后退一步，與賓客保持尺外距離，倒水以七八成滿為宜，斟完后，上前一步將茶放回原處，蓋好杯蓋，面帶微笑，伸手示意，或說：“請用茶”，然后進行下一位；
5．從會議桌前倒水時左右手的動作相反。6.會議正式開始前5分鐘一切工作就緒（具體情況可靈活掌握）；
7.會議中間休息時，服務員必須及時清理臺面；
8.會議進行期間，不得離崗，發現問題，要及時采取補救措施；
9.無論給客人上小毛巾，還是水果等，服務時必須要有手勢示意。
清理會場
1.散會后，服務員要先對會場進行仔細查巡，發現客人是否有遺忘物品和文件，會議室設備有無破損，丟失，并能及時將所拾物品交還給客人或上交，發現問題及時匯報；
2.待客人走完后方可撤臺，并將桌椅恢復原型，擺放整齊；
3．徹底檢查會議場所內外有無煙頭等隱患，拉斷電源、鎖好門窗并填寫好當班服務日記表；
4．主動與主辦單位負責人聯系，征求意見，保持良好的服務關系。
三、簽字儀式(談判式)的擺臺
程序
標準
確定臺型
根據定單的要求和人數，來確定簽字臺的大小和位置，簽字臺后側留出相應的空間。
擺臺
1.簽字臺用干凈，平整的臺布鋪好，并圍上臺裙；
2.將鮮花擺放在簽字臺中間，最佳位置面向客人；
3.按客人要求擺好相應人數的桌椅；
4．在簽字臺側前方擺放一個吧臺；
5．將其它設備按要求擺放好（麥克，橫幅等）。
服務程序
1.根據定單上的人數和要求將酒水，酒杯，口紙，托盤等在酒吧臺上擺好。
2.待客人簽字完畢，服務員要立即用托盤將酒水送到所有客人面前，主要客人由專人服務酒水；
3.待客人干杯后，要立即用托盤將空酒杯撤走。
四、講座會場的服務
服務程序除擺放桌椅型式為一行桌子，一行椅子外，其它服務程序同會場服務程序與標準相同。
五、貴賓室的服務
程序
標準
會場布置
1.根據定單人數將沙發，茶幾擺放好，茶幾要位于沙發中間側看在一條直線上；
2．將鮮花或綠色植物擺放在茶幾中間，將最佳角度面向客人；
3．茶杯的擺放同主會場；
4．將煙缸擺放在茶幾中間，火柴位于煙缸下方，正中距其1厘米，館徽向上；
5．將干凈無異味濕度適宜的小毛巾疊好放在毛巾托上，擺放在毛巾托上，擺放在茶杯左側。
會場服務
1.準備工作同會場；
2．貴賓室提前30分鐘服務人員就位；
3．貴賓須設專人引領、專人負責開電梯、專人服務；
4．貴賓室須提前15分鐘將茶杯中的茶葉沖開，以開水倒至漠過茶葉為宜；
5．服務人員站在貴賓室門口迎接貴賓，待貴賓入座后，提供茶水、飲料和小毛巾服務。小毛巾溫度要適宜，不得有燙手的感覺；
6．注意更換煙缸，煙缸內不得超過兩個煙蒂；
7．貴賓起身時，應禮貌地將其引至主會場，行動不便的貴賓要主動攙扶；
8．為貴賓引領入位時，應走在其右前方，與貴賓保持1.5米之間的距離，如遇拐彎處，應停下腳步，伸手示意貴賓前進的方向。
清理會場
1.立即清理貴賓室，準備提供第二次使用；
2.鎖好門，以保證貴賓室的安全；
3.如果貴賓室有客人存放的物品，應提示客人，暫時予以保存；
4.其它同會場清理程序。
六、會議咖啡吧的服務
程序
標準
準備工作
1．根據訂單人數，將所需的各種用具準備好。包括：咖啡杯，咖啡勺，墊疊，糖盅，奶罐，加熱爐，口紙，臺布，臺裙，點心夾；
2．根據訂單要求和人數，確定茶點臺的位置和要求。
3．先將臺布鋪好，圍上臺裙；
4．將每套咖啡杯整齊地擺放在咖啡吧一側；
5．將加熱爐擦拭干凈擺在另一側；
6．糖盅，奶罐，口紙，要整齊地擺放放在咖啡杯與咖啡爐之間；
7．將點心盤擺放整齊，美觀，客人易取的位置；
8．檢查臺面是否整潔，各種用品，用具是否干凈齊全，擺放是否合乎標準。
服務工作
1.先將糖盅和奶罐分別裝滿糖，做好淡奶；將新鮮熱咖啡，放在加熱爐上加熱。
2.主動為客人倒咖啡；
3.保證咖啡的新鮮和熱度；
4.隨時補充咖啡，糖，奶等；
5.隨時將客人用過的咖啡杯撤走，保持臺面整潔。
七、飲料的服務
程序
標準
準備工作
將飲料和所配用的杯具，放在服務托盤上。
飲料的服務
1.站在客人右側0.5米處，按先女后男，先客后主的順序順時針方向一次進行；
2.左手托服務托盤，右手從托盤中取出水杯，在客人的右側將杯子放在客人的正上方；
3.倒飲料前須示意客人，請原諒先生/女士，這是您的飲料；
4.右手從托盤中取飲料，從客人的右側將飲料倒至杯中四分之三處；
5.給客人倒飲料時速度不宜過快，飲料的商標要朝向客人，瓶口不要對著被服務的客人；
6.瓶口要離水杯約1公分的距離；
7.將剩有飲料的瓶或飲料罐放在杯子的右上方；
8.服務飲料時要使用服務敬語。。
客人飲用過程中服務
1．及時為客人添加飲料；
2．當客人杯中的飲料只剩下三分之一時，服務員應及時詢問客人是否需要再添加飲料。
3．及時為客人撤掉空杯。
附：會議接待流程
一、會前準備工作
1.提前會議主辦方要求打印好會議報到須知．
2.明確會議所需的資料后,必須在會議報到前二天將會議資料全部到位.
3.在會議報到前須提前按參會人數將資料、筆、報到須知、考察線路及文具裝入文件袋內。
4.會議報到前一天準備會議接待所需物品(會議簽到表、酒店費用總結算單、酒店用餐對賬單、酒店住房對帳單、入住明細表、反程票預定情況一覽表、付款憑據、結算通知(確認)單、票務交接手續單、任務單、退款憑據、考察線路登記表、會議接待報賬單、用車單、會議結算單、被保險人員清單、變更通知、調研考察人員清單、票據反饋表、收費登記表、線路一覽表、續住表、二次旅游考察線路及圖片);除此之外還需要準備會議接待時所需要文化用品（票袋、文件袋、收據、驗鈔機、電腦、打印機、皮筋、曲別針、訂書機、復寫紙、橡皮、計算器、接站牌等）；并領取會議備用金。
5.提前安排好代表接機工作（車輛安排、接機人員發排）。
二、與酒店必須的協調工作（會議報到前）
1.制作會務組用房及路標指示，要求做到使會議代表方便快捷的找到會務組，向酒店確認會務用房及會務組房號。通知酒店總機和總機本次會議名稱及會務組房號。
2.會議主辦方抵辦酒店后，及時與會議主辦方確定相關的接待程序和注意事項。協助會議主辦方與酒店確定上課時間、地點、會議室要求，確認是否使用多媒體投影儀及茶歇：每日用餐人數、時間、地點，會議橫幅及水牌的內容，以及其他要求。
3.與酒店協商會議代表入住登記方式，按會議主辦方要求的時間提前懸掛會議橫幅，在大廳放置水牌。
三、會議期間：
1.及時與民航問訊處聯系確認航班到達準確時間，安排好接站人員及接站車輛。
2.隨時與接站人員聯系，提前安排好房間及鑰匙。
3.合理安排用房，盡量避免自然單間的出現（單男單女），如出現此情況盡量說服客人包房，并及時通知會議主辦方。
4.會議報到當天應及時與接站人員和會議主辦方溝通落實，及時將用餐人數通知酒店，以便酒店備餐，避免出現會議代表用不上餐的情況。
5.會議代表抵達酒店后應先請代表簽到、然后交費、發放會議資料、安排房間、詢問客人返程情況（待定返程機票//是否參加二次旅游）；會議接待人員要求在最短的時間內讓客人入住房間。
6.收費時如遇有客人要求優惠或減免費用時應盡量說明情況，及時與會議主辦方聯系，經與會議主辦方商量決定同意后，按會議主辦方意見執行。
7.會議報到過程中應及時與會議主辦方和接站人員聯系，確認最后抵達人數，及時向酒店增加或減少房間數量，避免造成不必要的麻煩。
8.報道結束后將所有收款現金清點清楚后交旅行社或會議主辦方保管。
9.報道結束后，應及時準確地向會議主辦方通報抵達人數、交費情況、考察人員情況。
10.報道結束后，及時將會議期間每日用餐人數通知酒店，遇有臨時性的用餐人數減少或增加，應提前4-5小時通知餐廳。每次用餐后會議服務人員必須與酒店服務人員核對用餐人數，填好《酒店用餐對賬單》雙方簽安認可。在會議代表用餐時應隨時向會議代表了解菜品質量及口味，以便及時與酒店協商調整。
11.會議期間如遇客人提前退房或正常退房，應及時在第一時間通知酒店總臺和銷售部，以免造成不必要的房費損失。每日晚間會議服務人員必須與總臺核對當日用房情況，填好《酒店用房對賬單》雙方簽字認可。
12.報道結束后，當晚應立即將考察人數、線路、客人的返程情況及時通報計調，以便安排用車、導游及預定團隊火車票及機票。
13.在會議期間訂票時應事先了解清楚機票及車票發售情況后，報知客人，由客人自行選擇或根據考察情況推薦相應航班、；車次，特殊旅游招待線路的報價應事先咨詢后方可報價。預訂機票時應向客人說明現在正處旅游接待旺季折扣會隨時有變化，須提早確認。預訂火車票時應向客人說明現在正處旅游旺季，火車票非常緊張不能保證可以購買上。
14.接待大型會時，必須在考察前一天以收據號碼編組乘車（或按照會議主辦方意見）編組成車，提前將編組號（乘車號/人員名單/省份詳單/收據號）在客人上車前30分鐘前貼放置于車頭，以便會議儀表按所分配的乘車號乘車，會議代表乘車前交待導游協助以收據或代表證核實人數上車。
15.會議考察期間，會議接待人員應做好會議代表返住的預定工作，并將返住的接站情況及時通知旅行社計調部，避免耽誤會議代表行程。
16.會議考察期間，會議接待人員每天早上發團時必須與導游清點清楚當日考察人數并與會議主辦方核實，向導游交待告知特殊旅游游客考察安排，以便導游在考察過程中合理安排時間，避免耽誤會議代表行程。
17.會議結束前一天，應將所有會議表格填寫完畢（不得涂改），與會議主辦方結算時，應備齊所有的消費帳單和登記表格結算。（屬于會議主辦方付款分別為：房費、餐費、會議室租用費、投影儀租用費、報到須知及學習資料的打印費、通訊錄打印費、會議代表的文化用品、考察費等）。
18.會議考察結束前一天，會議接待人員應提早根據會議代表返程票預定情況安排人員及車輛做好會議代表的送站工作。
19.會議結束后會議接待人員必須及時將本次會議資料、表格整理存檔，上報會議備用金。
20.與酒店確認最終消費金額通知旅行社結賬。
多功能會議室設備有顯示設備、音頻系統、會議主控制臺、會議控制面板、會議桌椅、智能電子白板等。
1、顯示設備
會議室應至少配備一臺大屏幕電視或投影儀，以便展示參會人員共享的文檔、演示等內容。
2、音頻系統
高品質的音響系統可以提供清晰、逼真的音效，使參會者更能集中注意力，同時應備備好Wireless或Bluetooth的麥克風，以便于參會者進行交流、發言。
3、會議主控制臺
會議主控制臺是會議中心，可以控制所有音頻視頻設備，并能夠通過網絡集成系統控制會議室內的所有設備。
4、會議控制面板
貼近墻面或桌面的控制面板可以方便地控制投影儀、音響、燈光等設備。一些高端產品甚至有語音控制和手勢控制功能。
5、會議桌椅
買選階段一定要關注座椅的舒適度，以便參與會議的公職人員能夠在長達幾小時的會議環境中保持高度關注。
6、智能電子白板
電子白板可以替代傳統黑板，幫助參會人員在會議期間演示和記筆記，并且方便后續整理。
會議室設備清單：
1.投影儀與投影屏幕
2.音響系統
3.視頻會議系統
4.白板與白板筆
5.電腦與顯示器
6.麥克風與揚聲器
7.中央控制系統
8.無線網絡接入點
9.電源插座與電纜管理
10.照明與窗簾控制
1.投影儀與投影屏幕
投影儀是現代會議室的核心設備，可以將電腦、DVD等設備的內容投影到大屏幕上。投影屏幕的選擇也很關鍵，要確保尺寸合適、分辨率高、色彩鮮艷。
2.音響系統
音響系統包括揚聲器、功放、混音臺等，用于放大和優化聲音，確保會議參與者能夠清晰地聽到發言或演示內容。
3.視頻會議系統
視頻會議系統允許不同地點的參與者通過視頻和音頻進行實時交流，提高了遠程協作的效率。選擇一個易于使用、穩定性高的視頻會議系統至關重要。
4.白板與白板筆
白板和白板筆是傳統的會議工具，用于展示思路、寫下要點或進行臨時繪圖。確保提供足夠的白板空間和易擦寫的白板筆。
5.電腦與顯示器
電腦是會議室的多媒體中心，用于運行演示文稿、視頻會議軟件等。配備一臺高性能的電腦和一臺大屏幕顯示器，可以提高會議效率。
6.麥克風與揚聲器
麥克風和揚聲器用于放大聲音，確保與會者能夠清晰地聽到發言。選擇無線麥克風和有降噪功能的揚聲器，可以提高會議體驗。
7.中央控制系統
中央控制系統允許用戶通過一個觸摸屏或遙控器控制會議室的所有設備，簡化了設備操作，提高了會議效率。
8.無線網絡接入點
無線網絡接入點確保會議室內的設備能夠穩定地連接到互聯網，便于下載資料、進行視頻會議等操作。提供高速、穩定的無線網絡是關鍵。
9.電源插座與電纜管理
會議室內應有足夠的電源插座，以滿足各種設備的充電需求。同時，提供電纜管理解決方案，避免電纜混亂和安全隱患。
10.照明與窗簾控制
合適的照明和窗簾控制可以營造舒適的會議環境。選擇可調光的照明系統和電動窗簾，以便根據會議需求調整光線和視線。
【溫馨提示】會議室設施設備清單和會議室設施設備清單表格的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內容來自網絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。