電話:15753252007
本文目錄
1、會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應(yīng)列入預(yù)案。第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。第五，會議進行時的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。第六，會議結(jié)束時的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財務(wù)結(jié)算、物資清退等各項善后工作。
2、會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結(jié)階段。
3、會前準備，會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
4、會議策劃，策劃委員會，策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。具體運作：實地場景考察，設(shè)計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：邀請誰？實際有多少人出席？有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。會議在哪里舉行。會議的明確的目標。會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
5、會議選址，會議地點類型，酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。會議的地點選擇，會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮，距離和交通情況，舉辦會議的歷史，住宿的條件，地點的收費狀況，地點的安全因素，地點的服務(wù)設(shè)施是否全面，附近的景點，是否能互惠合作等。
6、制定營銷方案等，市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。宣傳材料，宣傳材料要什么風格。郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？預(yù)算制定，控制會議的預(yù)算就相當于掌握了整個會議，預(yù)算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預(yù)算多么準確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費用。
7、會議實施，實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時解決糾紛等。會議實施一般包括以下幾點，編制會場手冊，設(shè)置信息中心（提供實時服務(wù)），建立指導(dǎo)委員會（負責現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進行）。
8、總結(jié)和評估，會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進行評估工作），一般分為個部分從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)效益分析和核算成本本項目市場調(diào)查客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。
1、組織：周例會由各部門自行組織，公司行政部負責監(jiān)督與指導(dǎo)。
2、前期準備：在周例會之前，部門內(nèi)員工要對自己上一周的工作先行總結(jié)，對于結(jié)果與計劃偏離較大的事項，要尋找到根源，并制定改善行動點；部門主管要對本部門上一周的工作進行總結(jié)，并對計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)，對于需要改進的事項制定改善行動點。
3、宣布開始：會議召集人準時宣布會議開始。
4、員工總結(jié)：首先是部門內(nèi)部員工對自己上周的工作進行總結(jié)，對于工作結(jié)果與工作計劃偏離較大的事項，將接受部門主管的質(zhì)詢，確定改善行動點。
5、部門總結(jié)：部門主管對本部門上周的工作進行回顧，對沒有完成目標的事項進行分析，找出原因，制定改善行動點，并形成本部門周度總結(jié)報告。
6、計劃：在周例會上，部門主管與部門內(nèi)成員一起制定本周部門工作計劃和個人工作計劃，確定工作要點和完成期限，并填在周度計劃表內(nèi)。
7、會議總結(jié)：會議結(jié)束前，會議召集人對本次會議過程進行回顧，并對形成的決議和行動點進行總結(jié)。
8、整理紀要：每次會議，必須進行詳細地記錄，會后要整理出會議紀要，部門例會會議紀要要交行政部門存檔。
9、落實：對于會議中形成的決議和行動點，由各部門負責組織實施，追蹤和檢核，以保證會議結(jié)果能夠得到很好的貫徹。
會議議程的六個步驟：會議簽到、會議開幕、報告和發(fā)言、討論和互動環(huán)節(jié)、表決和決議、會議總結(jié)和閉幕。
1、會議簽到：會議開始前，與會人員簽到，確認參會人員名單。這一步驟有助于會議組織者了解參會情況，確保會議的順利進行。
2、會議開幕：會議主持人或相關(guān)負責人發(fā)表開幕詞，簡要介紹會議的主題、目的、議程安排和注意事項。開幕詞結(jié)束后，正式進入會議議程。
3、報告和發(fā)言：會議邀請的專家、嘉賓或相關(guān)部門負責人發(fā)表報告或講話，就會議主題進行深入探討和交流。這一環(huán)節(jié)可能包括多個報告或發(fā)言，分別涉及不同的議題。
4、討論和互動環(huán)節(jié)：在報告和發(fā)言結(jié)束后，參會人員就會議主題和相關(guān)議題展開討論。討論可以分為小組討論、圓桌討論等形式，充分調(diào)動參會人員的積極性和主動性。
5、表決和決議：在討論的基礎(chǔ)上，參會人員對會議涉及的重要事項進行表決。表決結(jié)果將作為會議決議，對今后的工作產(chǎn)生指導(dǎo)意義。
6、會議總結(jié)和閉幕：會議組織者對本次會議的召開情況進行總結(jié)，對參會人員的積極參與表示感謝。隨后，主持人宣布會議閉幕，參會人員簽字確認會議紀要。
制定會議議程的注意事項
1、明確會議目的：會議議程應(yīng)突出會議的主題和目的，確保參會人員明確會議的重點，提高會議的效率。
2、合理分配時間：會議議程應(yīng)合理規(guī)劃每個環(huán)節(jié)的時間，避免時間過于緊張或過于寬松，以確保會議的順利進行。
3、優(yōu)先級排序：對會議議程中的各項內(nèi)容進行優(yōu)先級排序，確保重要和緊急的議題優(yōu)先討論和處理。
4、與會人員：確保邀請到的與會人員具有代表性、專業(yè)性和權(quán)威性，以便為會議提供有價值的意見和建議。
5、會議材料準備：為確保會議的順利進行，應(yīng)提前準備會議所需的資料、設(shè)備和場地，確保會議過程中的各項需求得到滿足。
6、會議記錄和總結(jié)：會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議記錄，總結(jié)會議成果和不足之處，為今后類似會議提供借鑒。
7、會后跟進：會議結(jié)束后，針對會議討論和決議的事項，應(yīng)進行及時的跟進和督促，確保會議成果得以落實。
【溫馨提示】會議準備流程表和會議準備流程模板的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務(wù)，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。