本文目錄

1. 會議的準備工作有哪些
2. 假如你是一個會議組織者,你認為應該做哪些準備工作
3. 工作會議通知

會務工作是為會議服務的各種具體事務工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預案制定。會議預案即會議籌備方案，預案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。

會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應列入預案。

第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。

第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。

第四，會前檢查。這包括對預案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領(lǐng)導匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應急措施等不僅要在預案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。

第六，會議結(jié)束時的會務工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務工作總結(jié)。此外如代表離會、財務結(jié)算、物資清退等各項善后工作。

會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結(jié)階段。

會前準備：

會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預算制定。

會議策劃：

（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。

制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。

確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。

具體運作：實地場景考察，設(shè)計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。

（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：

邀請誰？實際有多少人出席？

有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。

會議在哪里舉行。

會議的明確的目標。

會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。

2.會議選址：

（1）會議地點類型：

酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。

會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。

大學：大多數(shù)學校都擁有專門的學術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。

療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。

（2）會議的地點選擇

會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會議的歷史

3.住宿的條件

4.地點的收費狀況

5.地點的安全因素

5.地點的服務設(shè)施是否全面

6.附近的景點，是否能互惠合作等。

（3）制定營銷方案等

市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

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（4）預算制定

控制會議的預算就相當于掌握了整個會議，預算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預算多么準確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預算應有10%的額外費用。

會議實施

實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡場地，必要時解決糾紛等。

會議實施一般包括以下幾點步驟

1.編制會場手冊。

2.設(shè)置信息中心（提供實時服務）

3.建立指導委員會（負責現(xiàn)場的指導工作進行）

三、總結(jié)和評估

會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分

1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)

2.效益分析和核算成本

3.本項目市場調(diào)查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）

5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。

1、了解清楚會議的主題、參加人員、會議場所、資金預算。

2、參加人員中要搞清楚參加的部門、參加的領(lǐng)導，各領(lǐng)導的級別。

3、預定好會議場所，檢查會議場所的衛(wèi)生情況，是否可以滿足參加人員的座位。

4、安排好參加人員的座次。

5、預定好必要的設(shè)備，比如話筒、投影儀、茶杯、簽字筆、材料紙。

6、準備好會議需要的文件材料。

7、擬好會議議程，擬好領(lǐng)導發(fā)言稿報領(lǐng)導審閱。

在我們平凡的日常里，我們都跟通知有著直接或間接的聯(lián)系，法規(guī)性文件經(jīng)有關(guān)部門制定以后，需要用通知的形式予以發(fā)布。那么你有了解過通知嗎？以下是我整理的工作會議通知（通用10篇），歡迎閱讀與收藏。

所屬各單位：

為了總結(jié)交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實xx工作，經(jīng)研究決定召開xx工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議內(nèi)容：……

二、參加人員：……

三、會議時間、地點：……

四、要求：……

公司/單位

年月日

校屬各單位：

經(jīng)學校研究決定，召開xx年度教學工作會議，請各單位認真做好會議準備工作，組織相關(guān)人員準時參會。具體安排如下：

一、會議時間：xx年8月29日全天。

二、參會人員：校領(lǐng)導，教學單位黨政負責人，正高職稱教師，教學秘書，專業(yè)系（教研室）主任，實驗中心主任，職能部門及非教學單位主要負責人，學校教學督導組成員，教務處全體人員。所有參會代表組成11個代表團。各代表團組成詳見附件。

三、會議主題：深入推進人才培養(yǎng)模式改革

穩(wěn)步提高本科人才培養(yǎng)質(zhì)量

四、會議議程：

（一）時間：xx年8月29上午9:20－11:40，

地點：南區(qū)圖書館五樓報告廳

主持人：宋箭副校長

內(nèi)容：1、方潛生校長致開幕辭；

2、孫道勝副校長作會議主題報告；

3、安徽省教育廳高教處處長儲常連博士作專題報告。

參會人員：全體

（二）時間：xx年8月29下午14:00－17:00

1、時間：xx年8月29下午14:00－15:30，

地點：各學院會議室（建筑與規(guī)劃學院：南區(qū)主教學樓8樓會議室，藝術(shù)學院：南區(qū)綜合樓二樓會議室）

主持人：各代表團團長

內(nèi)容：分組討論

（1）討論大會報告；

（2）研究討論《安徽建筑大學20xx本科人才培養(yǎng)方案原則性指導意見（討論稿）》；

（3）交流各學院、各專業(yè)xx-20xx建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃等匯編材料。

2、時間：xx年8月29下午15:40－16:20，

地點：南區(qū)圖書館五樓會議室

主持人：孫道勝副校長

內(nèi)容：各代表團團長匯報研討情況。

參會人員：校領(lǐng)導、各代表團團長、教務處有關(guān)人員。

3、時間：xx年8月29下午16:20－17:00，

地點：南區(qū)圖書館五樓報告廳

主持人：宋箭副校長

內(nèi)容：楊兵書記致閉幕辭

參會人員：全體

安徽建筑大學

xx年xx月xx日

各有關(guān)單位、示范社：

根據(jù)xx省農(nóng)業(yè)廳《關(guān)于做好20xx年農(nóng)民專業(yè)合作社省級示范社認定和監(jiān)測工作的'通知》（瓊農(nóng)字〔20xx〕120號）和xx省農(nóng)業(yè)廳《關(guān)于開展國家農(nóng)民專業(yè)合作社示范社監(jiān)測工作的通知》（瓊農(nóng)字〔20xx〕58號）的要求，為切實做好我縣農(nóng)民專業(yè)合作社省級、國家級示范社的監(jiān)測工作，我局決定召開20xx年省級及20xx年國家級農(nóng)民專業(yè)合作社示范社認定和監(jiān)測工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間：20xx年xx月xx日（星期二）上午9:30報到，10:00準時開會，會期半天。

二、地點：縣農(nóng)業(yè)局會議室

三、參加單位和示范社：

（一）參加單位：縣發(fā)改委、縣財政局、縣水務局、縣地方稅務局、縣工商行政管理局、縣林業(yè)局、縣銀監(jiān)會、縣供銷聯(lián)社。

（二）參加示范社

1.國家級示范社：瓊中福島橡膠專業(yè)合作社、瓊中眾益養(yǎng)蜂農(nóng)民專業(yè)合作社、瓊中長興檳榔農(nóng)民專業(yè)合作社。

2.省級示范社：瓊中黎母山綠源養(yǎng)蜂農(nóng)民專業(yè)合作社、瓊中長征根茂養(yǎng)豬專業(yè)合作社、瓊中振洪羅非魚農(nóng)民專業(yè)合作社、瓊中五江沙姜農(nóng)民專業(yè)合作社。

四、有關(guān)要求

1.參加單位各派一名有關(guān)人員；

2.示范社指定理事長參加。

各會員單位：

為貫徹落實《關(guān)于加快發(fā)展體育產(chǎn)業(yè)促進體育消費的實施意見》（杭政函[xxxx]xx號）文件要求，積極推動我市體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展，根據(jù)市體育局xxxx年全市體育產(chǎn)業(yè)工作會議要求，經(jīng)研究決定召開行業(yè)協(xié)會xxxx年年中工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下點：

一、會議時間：xxxx年x月xx日

二、會議地點：三臺山莊芙蓉廳（三臺山xxx號）

三、參加人員：

（一）杭州市體育局分管體育產(chǎn)業(yè)主要領(lǐng)導；

（二）各會員單位負責人（x-x人）；

（三）杭州市體育休閑行業(yè)協(xié)會秘書處相關(guān)人員

四、會議內(nèi)容：

（一）xxxx年上半年度新入會單位自我介紹

（二）秘書處總結(jié)xxxx年度上半年工作情況、布置安排下半年工作

（三）各會員單位交流發(fā)言

五、會議費用：

交通費自理，其他費用由行業(yè)協(xié)會負責。

六、報到和離會時間：

（一）報到時間：x月xx日xx時xx前；

（二）離會時間：x月xx日xx時

七、報名：

請各會員單位于x月x日xx時前將參加工作會議名單報行業(yè)協(xié)會。

聯(lián)系人：任立琴，電話（傳真）xxxxxxxx，

電子郵箱：xxxxxxxxxx。

附件：xxxx年年中工作會議報名表

杭州市體育休閑行業(yè)協(xié)會

xxxx年x月xx日

各班主任：

為了總結(jié)前階段，做好本學期后階段的班級工作，政教處決定召開班主任工作例會，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間：

20xx.4.14中午（午自修）

二、會議地點：

新綜合樓二樓小會議室

三、與會人員：

全體班主任和政教處人員

四、會議內(nèi)容：

1、各年段班主任代表發(fā)言（班級常規(guī)和安全管理）

2、政教處沈少炯小結(jié)前階段工作。

3、王副校長講話。

各設(shè)區(qū)市衛(wèi)生計生委、省直醫(yī)院、省直管縣衛(wèi)生計生委、省血液中心、省醫(yī)藥采購服務中心：

為全面總結(jié)20xx年全省醫(yī)政醫(yī)管工作，研究部署今年各項重點工作，經(jīng)研究，擬定于近期召開20xx年全省醫(yī)療管理工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間、地點與參會人員

會議擬定于20xx年元月下旬召開，會議形式、具體時間、地點和參會人員另行通知。

二、會議內(nèi)容

工作交流發(fā)言、曾傳美副主任講話等。

三、其他事項

（一）請各設(shè)區(qū)市、省直醫(yī)院、省直管縣衛(wèi)生計生委報送20xx年度醫(yī)政醫(yī)管（醫(yī)療管理）工作總結(jié)，總結(jié)材料應結(jié)合本地本單位工作開展情況，突出亮點工作，字數(shù)不超過3000字。

（二）請各設(shè)區(qū)市衛(wèi)生計生委、省直醫(yī)院報送1-2項交流發(fā)言材料，主要圍繞開展改善醫(yī)療服務行動、規(guī)范診療行為與有效控制醫(yī)療費用不合理增長、平安醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)責險統(tǒng)保、運用信息化手段加強醫(yī)院精細化管理、重性精神病治療管理等五個方面。材料不要求面面俱到，應突出主題，詳述具體措施、成效和經(jīng)驗做法，字數(shù)不超過20xx字。

（三）各設(shè)區(qū)市、省直管縣衛(wèi)生計生委和省直醫(yī)院請于20xx年1月10日前將上述材料報送省衛(wèi)生計生委醫(yī)政醫(yī)管處。

聯(lián)系人：xx

聯(lián)系電話：xx

郵箱：xx

20x1月x6日

市聯(lián)社各科室、三區(qū)辦事處、市直屬公司，直管各基層社：

根據(jù)市聯(lián)社黨組研究，定于3月10日召開20xx年工作部署會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議時間和地點

20xx年3月10日（星期二）上午9:30開始，會期一天，上午在市房產(chǎn)局十四樓會議室集中開會，下午各區(qū)（組）分組討論，討論時間、地點自定。

二、會議內(nèi)容

學習20xx年企業(yè)績效責任狀，部署20xx年工作。

三、參加會議人員

1、市聯(lián)社機關(guān)全體干部職工；

2、市直屬公司、市直管基層社全體行政人員。

四、其他事項

1、請參會人員提前20分鐘報到入場。

2、未盡事宜請聯(lián)系市聯(lián)社辦公室。

20xx年3月6日

各教育學區(qū)、中小學，相關(guān)幼兒園：

為進一步強化學校衛(wèi)生管理，不斷提高學校衛(wèi)生保健工作質(zhì)量，啟用“xx省學校衛(wèi)生管理與監(jiān)督信息系統(tǒng)”，加強常見傳染性疾病防治監(jiān)管，決定召開20xx年學校衛(wèi)生工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、參會對象

（一）各教育學區(qū)分管領(lǐng)導；

（二）直屬學校（幼兒園）分管副校（園）長；

（三）全市中小學衛(wèi)生（保健）室專（兼）職衛(wèi)生保健人員（未配備保健教師的中小學務必要落實一名兼職教師參加會議）；

（四）全市原省三級及以上公、民辦幼兒園保健教師。

各中小學、相關(guān)幼兒園限報一名。

二、會議地點

xx市安陽實驗中學報告廳。

三、會議時間

20xx年3月24日上午8:40報到，9:00會議開始，會期半天。

四、會議內(nèi)容

（一）組織學習學校公共衛(wèi)生及傳染病防控知識；

（二）解讀“xx省學校衛(wèi)生管理與監(jiān)督信息系統(tǒng)”操作指南；

（三）領(lǐng)導講話。

五、相關(guān)要求

（一）做好信息統(tǒng)計工作。為便于“xx省學校衛(wèi)生管理與監(jiān)督信息系統(tǒng)”信息錄入，請全市中小學、原省三級及以上幼兒園，于3月20日前填寫上報《20xx年xx市中小學幼兒園衛(wèi)生工作信息表》（見附件），學區(qū)屬學校報教育學區(qū)匯總后，將電子稿統(tǒng)一報送市教育局安全保衛(wèi)科；直屬學校（幼兒園）直接將電子稿報送市教育局安全保衛(wèi)科。

（二）學區(qū)屬中小學、幼兒園參會人員由教育學區(qū)負責通知落實。

（三）參會人員差旅費回原單位報銷。

xx市教育局辦公室

20xx年3月16日

各縣市區(qū)衛(wèi)生計生局（衛(wèi)生局），局直局管各醫(yī)療機構(gòu)：

為深入貫徹落實省衛(wèi)計委關(guān)于加強健康教育和控煙工作的會議精神，進一步提高健康教育工作水平，推進我市衛(wèi)生工作全面落實。經(jīng)市衛(wèi)生計生局經(jīng)研究，決定召開20xx年全市健康教育工作會，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、時間

20xx年5月10日（星期二），會期半天，10日上午9點前報到。

二、地點

咸陽市長安國際酒店2樓會議室（咸陽市渭陽西路49號，市圖書館西側(cè)）

三、人員

各縣市區(qū)疾控中心健康教育主管領(lǐng)導、健康教育科科長、健康教育骨干各一名，彬縣健康教育所所長、健康教育骨干各一名;局直局管各醫(yī)療機構(gòu)負責健康教育科室的科長、健康教育骨干各一名。

四、內(nèi)容

1.總結(jié)20xx年健康教育和控煙工作，安排部署20xx年健康教育和控煙工作；

2.中央補助地方健康促進行動項目培訓。

五、要求

1.參會人員于5月10日9點前報到；

2.參會人員就餐由會議統(tǒng)一安排，交通費自理。

3.節(jié)約辦會，請自備筆和筆記本

4.各縣市區(qū)衛(wèi)生行政部門負責通知本轄區(qū)相關(guān)人員參會，并于5月8日16：00前將參會人員名單報市疾控中心

聯(lián)系人：市疾控中xxxx

季xx138xxxx

吳xx13xxxx

咸陽市xxxx

20xx年5月5日

站屬各單位：

xxxx年時間過半，為掌握各項工作開展情況，及時發(fā)現(xiàn)存在問題，分析原因，提出改進工作的措施，更好推動全年工作進展，全面完成年度各項任務，經(jīng)研究，決定召開站xxxx年中工作會議。具體事宜通知如下：

會議時間、地點：

時間：xxxx年x月xx日(星期五)x:xx；

地點：站十四樓會議室。

參會人員：站領(lǐng)導、副總工程師、站各單位負責人、各支部書記、副科級以上干部。

會議要求：

各單位要按照“關(guān)于報送xxxx年上半年工作總結(jié)的通知”要求，及時上報本部門上半年工作情況總結(jié)，提出下半年工作安排。

會議主要議程:

1、傳達局年中工作會議精神；

2、通報商業(yè)性地質(zhì)工作情況；

3、通報公益性地質(zhì)項目工作情況；

4、總結(jié)全站上半年工作情況，安排下半年工作任務。

請各單位參會人員統(tǒng)籌安排好工作，準時到會。因工作原因需請假者，請履行請假手續(xù)。

辦公室

xxxx年x月x日

【溫馨提示】關(guān)于會議報到組 準備會議，會議報到組 準備會議流程的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務等。