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會議的流程是如下:
一、會議時間。
二、會議地點(diǎn)。
三、會議議程。
1.與會人員簽到入席。
2.議程一。
3.議程二。
4.break茶點(diǎn)時間。
5.議程三。
6.議程四。
7.會議總結(jié)。
四、參加人員。
五、有關(guān)要求。
1.參加人員要事先安排好工作,務(wù)必準(zhǔn)時參加。如無特殊原因不得請假。
2.鑒于會議重要性,需攜帶本子與筆做記錄。
在會議流程的現(xiàn)場階段,可以依照以下流程主持一場會議:
(1)簡短開場
雖說之前有告知與會人會議主旨,但很可能過段時間大家就忘了,所以需要迅速告訴大家這場會議的目的與討論內(nèi)容。
此外,如果有必要,也可以找個同事做簡單的會議紀(jì)錄。
(2)維持主導(dǎo)權(quán)
做好開場后,就可以提供相關(guān)資料,開始進(jìn)行匯報或討論了。
在討論的環(huán)節(jié)中,會議的主持人得維持主導(dǎo)權(quán),也就是掌握時間、確保會議有按照流程走。如果有人岔題,必要時得適時打斷,即使那個人是領(lǐng)導(dǎo)或老板也一樣。
但當(dāng)然不是直接說“不要浪費(fèi)大家時間,這個有機(jī)會再說”,而是用比較委婉的方式告知對方:“這個事情也很重要,我們等下另外約時間討論,畢竟相關(guān)的人并不一定都在這場會議里”,諸如此類的話術(shù)或許都是行得通的。
(3)總結(jié)
討論進(jìn)入到尾聲后,會議主持人或會議紀(jì)錄者可以簡單歸納剛剛討論的事情,確保沒有遺漏的事項(xiàng),并且宣布下一步與相關(guān)時程、相關(guān)負(fù)責(zé)人。
簡單來說,“冤有頭債有主”,每個任務(wù)一定都有執(zhí)行者,會議的重點(diǎn)就是把執(zhí)行者提出來,這樣才能確保每個人的職司與進(jìn)度。
1、組織:周例會由各部門自行組織,公司行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)。
2、前期準(zhǔn)備:在周例會之前,部門內(nèi)員工要對自己上一周的工作先行總結(jié),對于結(jié)果與計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng),要尋找到根源,并制定改善行動點(diǎn);部門主管要對本部門上一周的工作進(jìn)行總結(jié),并對計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié),對于需要改進(jìn)的事項(xiàng)制定改善行動點(diǎn)。
3、宣布開始:會議召集人準(zhǔn)時宣布會議開始。
4、員工總結(jié):首先是部門內(nèi)部員工對自己上周的工作進(jìn)行總結(jié),對于工作結(jié)果與工作計(jì)劃偏離較大的事項(xiàng),將接受部門主管的質(zhì)詢,確定改善行動點(diǎn)。
5、部門總結(jié):部門主管對本部門上周的工作進(jìn)行回顧,對沒有完成目標(biāo)的事項(xiàng)進(jìn)行分析,找出原因,制定改善行動點(diǎn),并形成本部門周度總結(jié)報告。
6、計(jì)劃:在周例會上,部門主管與部門內(nèi)成員一起制定本周部門工作計(jì)劃和個人工作計(jì)劃,確定工作要點(diǎn)和完成期限,并填在周度計(jì)劃表內(nèi)。
7、會議總結(jié):會議結(jié)束前,會議召集人對本次會議過程進(jìn)行回顧,并對形成的決議和行動點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)。
8、整理紀(jì)要:每次會議,必須進(jìn)行詳細(xì)地記錄,會后要整理出會議紀(jì)要,部門例會會議紀(jì)要要交行政部門存檔。
9、落實(shí):對于會議中形成的決議和行動點(diǎn),由各部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施,追蹤和檢核,以保證會議結(jié)果能夠得到很好的貫徹。
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