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網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議注意事項(xiàng)
01
會(huì)前要準(zhǔn)備充分
1.提前通知。組織者要科學(xué)組織，統(tǒng)籌部署，合理安排，提前準(zhǔn)備好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議資料，下發(fā)相關(guān)通知。會(huì)議資料至少提前1天發(fā)放至參會(huì)人員，供其會(huì)前閱讀。
2.提前溝通。組織者要做好會(huì)議預(yù)約工作，提前溝通會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議沖突。參會(huì)人員收到會(huì)議通知后要及時(shí)反饋，如不能參加要嚴(yán)格履行請(qǐng)假手續(xù)并說(shuō)明理由，提交給組織者。
3.提前調(diào)試。組織者要提前告知參會(huì)人員需調(diào)試好參會(huì)電子設(shè)備，熟悉網(wǎng)絡(luò)會(huì)議操作流程，保證網(wǎng)絡(luò)相對(duì)穩(wěn)定，選擇室內(nèi)安靜環(huán)境，避免在嘈雜吵鬧場(chǎng)合。
4.提前進(jìn)入。組織者需提前5-10分鐘發(fā)起會(huì)議，參會(huì)人員提前進(jìn)入會(huì)議，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，將設(shè)備調(diào)至勿擾模式，避免發(fā)生意外情況，中斷會(huì)議。
5.提前應(yīng)對(duì)。組織者要做好備選方案，當(dāng)會(huì)議遇到不可抗拒力量終止時(shí)，應(yīng)及時(shí)通過(guò)其他方式進(jìn)行。
02會(huì)中要有序組織
6.精心組織。會(huì)議主持人要做好會(huì)議秩序的掌控，將會(huì)議的順序、內(nèi)容、注意事項(xiàng)強(qiáng)調(diào)清楚，有序安排好人員發(fā)言。
7.保持安靜。會(huì)中參會(huì)人員不發(fā)言的時(shí)候盡量選擇靜音，保持聆聽(tīng)即可，并盡量佩戴耳機(jī)，有效避免周?chē)胍簟?/p>
8.嚴(yán)肅會(huì)紀(jì)。會(huì)議不允許遲到早退，組織者及紀(jì)檢部門(mén)將做好會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)監(jiān)督工作，如遇掉線、丟失音頻、圖像等特殊情況，及時(shí)解決，再次進(jìn)入會(huì)議，如短時(shí)間內(nèi)無(wú)法解決，及時(shí)聯(lián)系組織者。
9.得體著裝。視頻會(huì)議時(shí)，參會(huì)人員要著裝得體，禁止著睡衣、家居服參會(huì)。
10.適宜環(huán)境。參會(huì)人員要盡量選擇白色墻面或者光線均勻的環(huán)境作為會(huì)議背景，防止畫(huà)面昏暗不清。要與鏡頭要保持合適的距離，避免過(guò)遠(yuǎn)或者過(guò)近。
03會(huì)后要整理歸檔
11.做好記錄。組織者要做好會(huì)議記錄，專人記錄會(huì)議的主題、內(nèi)容、決議等情況，形成決議的會(huì)議應(yīng)下發(fā)紀(jì)要至所有參會(huì)者，并督促其執(zhí)行。
12.及時(shí)歸檔。組織者要做好會(huì)議的圖片、與會(huì)人員發(fā)言截圖等資料的收集、整理和留存工作，并及時(shí)進(jìn)行歸檔，做到有據(jù)可查。
當(dāng)今社會(huì)越來(lái)越追求高效，每個(gè)人都恨不得自己每天48個(gè)小時(shí)。然而我們卻觀察到絕大多數(shù)職場(chǎng)人在花時(shí)間在一些曠日持久、卻毫無(wú)成效的會(huì)議上，如何組織一個(gè)高效會(huì)議應(yīng)該成為每一個(gè)有追求的職場(chǎng)人必備的技能。
一、什么是高效會(huì)議
組織會(huì)議的目的是解決具體問(wèn)題，達(dá)成共識(shí)，輸出結(jié)果以推進(jìn)后續(xù)工作。高效會(huì)議流程有三大獨(dú)特階段，形成簡(jiǎn)單的框架，即：1.明確范圍以獲得成功，2.主持舉行會(huì)議，3.富有成效地實(shí)施。
明確范圍以獲得成功：這里的范圍不局限于明確會(huì)議的目標(biāo)、會(huì)議討論內(nèi)容，還包含召集合理范圍的相關(guān)方參與，以及制定明確的議程。明確會(huì)議目標(biāo)，使討論的內(nèi)容更有針對(duì)性；召集合適的人員參加，發(fā)表的意見(jiàn)和建議有相關(guān)性，能作出決定；準(zhǔn)備恰當(dāng)?shù)男畔?，讓信息?yàn)證決定的對(duì)錯(cuò)；制定明確的議程，令會(huì)議高度系統(tǒng)化和緊湊。
主持舉行會(huì)議：在會(huì)議的實(shí)際進(jìn)展中，作為會(huì)議的組織方，我們要明確與會(huì)人員的角色，讓與會(huì)人員高度參與；主持討論，讓討論或會(huì)議按照理想方向推進(jìn)；真正解決問(wèn)題，形成方案與共識(shí)；歸納約定和結(jié)論，達(dá)成一致并按約定進(jìn)行明確表述。
富有成效地實(shí)施：任何沒(méi)有結(jié)果輸出的會(huì)議都是在浪費(fèi)時(shí)間。這要求我們列出行動(dòng)綱要，恰當(dāng)定義需要采取的行動(dòng)，以確保取得理想效果；明確后續(xù)執(zhí)行責(zé)任，分配恰當(dāng)?shù)娜藛T采取行動(dòng)并推動(dòng)結(jié)果；定義執(zhí)行行動(dòng)的預(yù)期時(shí)間，推動(dòng)行動(dòng)節(jié)奏以交付成果。
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二、組織高效會(huì)議小貼士
基于過(guò)往大量參與會(huì)議的經(jīng)歷及總結(jié)，我們給出了一些組織高效會(huì)議的最佳做法：
永遠(yuǎn)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。準(zhǔn)點(diǎn)開(kāi)始是對(duì)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)人的尊重，同時(shí)邀請(qǐng)遲到人員在會(huì)后了解他們錯(cuò)過(guò)的內(nèi)容。
把開(kāi)始時(shí)間安排在整點(diǎn)后的15分鐘。這樣讓參會(huì)人有時(shí)間從他們的上一個(gè)會(huì)議轉(zhuǎn)換到你的會(huì)議。
介紹每位參會(huì)人并解釋參會(huì)原因。這讓大家了解自己在此次會(huì)議中國(guó)被期望扮演的角色，并鼓勵(lì)大家踴躍參與。
介紹會(huì)議目標(biāo)并展示議程。在開(kāi)始前詢問(wèn)變更的建議或澄清。
按照議程一項(xiàng)一項(xiàng)地過(guò)議題。每次只過(guò)一項(xiàng)議題，在進(jìn)入下一個(gè)議題之前要確保所有參會(huì)人員都認(rèn)為上一個(gè)議題已經(jīng)討論完成。把突出事項(xiàng)和問(wèn)題放到一個(gè)跟蹤問(wèn)題清單中以便后續(xù)的跟蹤。
關(guān)注時(shí)間并確保小組注意力集中地討論。
準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。即時(shí)議程中的議題沒(méi)有討論完，必要的話，在小組成員都在的情況下組織加時(shí)會(huì)議或后續(xù)跟蹤會(huì)議。如果你比預(yù)期用時(shí)短，參會(huì)人員會(huì)有自己賺到的心理。
把突出事項(xiàng)分配給合適的小組成員，并制定預(yù)期完成的時(shí)間。
感謝參會(huì)人的參與并強(qiáng)調(diào)會(huì)議工作的價(jià)值。使參會(huì)人對(duì)自己自己在會(huì)議上所付出的時(shí)間感到滿意。
十二小時(shí)內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)方。這里的相關(guān)方不僅僅指與會(huì)人員。
全時(shí)云會(huì)議開(kāi)會(huì)只需要三個(gè)步驟：安排會(huì)議、加入會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)共享。
第一步安排會(huì)議：
Outlook安排會(huì)議，一鍵安排會(huì)議
輸入?yún)?huì)人郵件地址，會(huì)議主題、時(shí)間，點(diǎn)擊“發(fā)送”，會(huì)議即安排成功，會(huì)議主持人及參會(huì)人都將收到會(huì)議日歷提醒。
如不使用outlook，也可使用其它郵件系統(tǒng)安排會(huì)議。
第二步加入會(huì)議：
1、通過(guò)會(huì)議通知郵件一鍵登錄，可以實(shí)現(xiàn)最快登陸。
2、通過(guò)客戶端登陸。
1）輸入用戶名和主持人密碼一鍵登錄
2）登陸成功后，開(kāi)啟語(yǔ)音
開(kāi)啟語(yǔ)音有兩種方法：使用電話和使用電腦語(yǔ)音。
使用電話：輸入您的手機(jī)或固話，點(diǎn)擊呼叫。
使用電腦語(yǔ)音，請(qǐng)事先準(zhǔn)備好麥克風(fēng)、耳機(jī)等硬件設(shè)備。連接電腦語(yǔ)音，電腦語(yǔ)音開(kāi)啟成功，您就加入會(huì)議了。
如不能上網(wǎng)，也可使用電話純語(yǔ)音加入會(huì)議，撥打接入號(hào)碼，輸入密碼即可加入。
第三步網(wǎng)絡(luò)共享：桌面共享、白板共享、文檔共享
1、推薦主講人使用桌面共享，參會(huì)人可以直觀的看到主持人桌面上的任何操作。
2、如果想分享多媒體影音，可使用文檔共享。
3、如果需要頭腦風(fēng)暴，與會(huì)者和主持人可以通過(guò)白板共享功能進(jìn)行溝通。
4、如果想指定會(huì)中其他參會(huì)人來(lái)網(wǎng)絡(luò)共享，右鍵點(diǎn)擊參會(huì)人用戶名就可以通過(guò)指定共享人來(lái)轉(zhuǎn)換共享人的權(quán)限。
5、會(huì)議中，主持人也可以外呼參會(huì)人，或通過(guò)郵件邀請(qǐng)他人入會(huì)。
6、主持人也可通過(guò)全體靜音來(lái)提升會(huì)議質(zhì)量，保證會(huì)場(chǎng)安靜。
【溫馨提示】本次分享的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議流程和網(wǎng)絡(luò)會(huì)議流程怎么寫(xiě)的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。