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公司準(zhǔn)備舉辦大型會(huì)議，而作為會(huì)議接待工作人員的你是否對(duì)開會(huì)議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會(huì)議接待流程，希望對(duì)你有幫助。
大型會(huì)議接待流程
一、會(huì)議報(bào)道之前的工作
1、與會(huì)議主辦單位確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師(或工作人員)到達(dá)日期(確認(rèn)航班或車次)、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求(會(huì)議主辦單位內(nèi)容，到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問題、會(huì)后考察的具體行程安排);同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置)，落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社(只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂)。
▲會(huì)議場(chǎng)地要求：9個(gè)多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車(公交車)方式告知會(huì)議主辦方;同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(xiàng)(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。
5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具(會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌)同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房;同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào);同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會(huì)議報(bào)到前準(zhǔn)備工作
1、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用;同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問題(如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況);將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。
2、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置。如:餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間。
3、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況。如：會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀。
三、會(huì)議期間的工作
1、會(huì)議在報(bào)到期間最重要的是收費(fèi)。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。
收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：
(1)確定學(xué)員情況
(2)根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用
(3)填寫收費(fèi)據(jù)不撕!
(4)收款
(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員
(6)填寫報(bào)到表。
2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會(huì)議期間需要注意注意問題
1、會(huì)務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會(huì)務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會(huì)務(wù)費(fèi)的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。
4、各人會(huì)務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存。
大型會(huì)議預(yù)定籌備的流程
一、會(huì)議預(yù)訂
1.如果公司沒有單獨(dú)的大型會(huì)議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會(huì)場(chǎng)，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會(huì)場(chǎng)，并做好預(yù)訂。
2.會(huì)議預(yù)訂確定內(nèi)容事項(xiàng)
1)會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、公司名稱、會(huì)務(wù)組聯(lián)系人、會(huì)議人數(shù)、場(chǎng)地租金、免費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)項(xiàng)目、結(jié)帳方式、其他要求。
2)會(huì)場(chǎng)布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3)會(huì)議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動(dòng)白板套裝、投影儀、幕布、會(huì)議臺(tái)，會(huì)場(chǎng)指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng))
4)會(huì)議收費(fèi)項(xiàng)目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。
3.完成會(huì)議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會(huì)議通知書給各參會(huì)人員，抄送給公司上級(jí)。
二、會(huì)場(chǎng)布置
1.會(huì)場(chǎng)布置一般由承接會(huì)議的酒店負(fù)責(zé)安排按會(huì)議通知單要求布置會(huì)場(chǎng)工作，會(huì)議籌備組協(xié)助酒店布置。
2.會(huì)議期間的茶水服務(wù)由酒店方負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。
3.會(huì)議擺放標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對(duì)齊。
4.橫幅放置最好是會(huì)場(chǎng)最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時(shí)的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺(tái)的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。
三、會(huì)議開始前檢查
1.會(huì)前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會(huì)務(wù)組組成檢查小組負(fù)責(zé)
2.會(huì)前檢查要求：桌椅是否符合標(biāo)準(zhǔn)、紙筆水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)、整體無垃圾、無污漬，臺(tái)面干凈、整潔。
3.會(huì)議設(shè)備檢查要求：提前半個(gè)小時(shí)確保會(huì)議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會(huì)議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運(yùn)行正常。
4.復(fù)審會(huì)議通知單上的內(nèi)容，會(huì)務(wù)組及時(shí)與酒店方跟進(jìn)。
四、會(huì)議清場(chǎng)
1.會(huì)場(chǎng)清理一般由承辦酒店負(fù)責(zé)，但作為會(huì)務(wù)組要清點(diǎn)下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。
五、賬務(wù)結(jié)算
1、一般會(huì)務(wù)組都會(huì)有一個(gè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議籌備組織的財(cái)務(wù)支出和收入。
2、結(jié)算時(shí)記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。
3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會(huì)議成功召開的報(bào)告以備向上級(jí)匯報(bào)。
正式會(huì)議接待的座次排列會(huì)議或接待時(shí)的座次和名簽擺放，既展現(xiàn)主次之別，又便于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)后的尷尬局面。以下是為您整理的正式會(huì)議接待座次排列，供您參考。 1.大型會(huì)議主席臺(tái)的座次排序通常，座次排序遵循“左尊右卑、中央居中、前高后低”的慣例。如果是單排座位，領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)左邊，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在右邊，其他按左右順序排列。領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，1號(hào)和2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，1號(hào)在中間座位的左邊，2號(hào)在右邊，其他按左右順序排列。如果主席臺(tái)有多排，一般遵循“前高后低”的原則。 2.接待來賓時(shí)的座次排序接待領(lǐng)導(dǎo)和來賓時(shí)，一般在小型會(huì)議室，會(huì)議桌為長方形或橢圓形，主方和客方相對(duì)而坐。如果會(huì)談桌一側(cè)朝向門口，則主方坐背門一側(cè)，客方坐面向門一側(cè)，即遠(yuǎn)離門口的一方為上。注：a為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或來賓席，b為主方席；當(dāng)a為外賓時(shí)，a3與b3分別為客方和主方譯員。如會(huì)談桌一端朝向門口，即縱向擺放，則以面向門方向?yàn)闇?zhǔn)，左側(cè)為客方，右側(cè)為主方。 3.座談會(huì)座次排序座談會(huì)中，一方為參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，另一方為參會(huì)人員。會(huì)議場(chǎng)所與接待來賓相似，座次排列也相同。如果會(huì)議桌一側(cè)朝向門口，則參會(huì)人員坐背門一側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)坐面向門一側(cè)。如會(huì)議桌一端朝向門口，即縱向擺放，則以面向門方向?yàn)闇?zhǔn)，左側(cè)為參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，右側(cè)為參會(huì)人員。 4.沙發(fā)室座次排序沙發(fā)室座次按主方和客方分坐左右兩側(cè)，客方坐左側(cè)，主方坐右側(cè)。注：a為主方席，b為客方席。如果是接待外賓，則客方坐右側(cè)，主方坐左側(cè)。如需譯員、記錄員，則分別安排在主賓和主人的身后。 5.集體合影時(shí)的座次排序集體合影的排列順序與主席臺(tái)相同。拓展： 1.宴會(huì)座次排序原則：遠(yuǎn)門為上，面門為上，右側(cè)為上，中央為上；觀景為上，靠墻為上。座次分布：面門居中的位置為主位；主左賓右分兩側(cè)而坐；或主賓雙方交錯(cuò)而坐；越近主位，位次越高；同等距離，右高左低。 2.轎車座次按照國際慣例，轎車座次安排常規(guī)是：右高左低，后高前低。具體而言，轎車座次的尊卑自高而低是：后排右位—后排左位—前排右位——前排左位。另外有幾種特殊情況，一是主人或熟識(shí)的朋友親自駕駛汽車時(shí)，你坐到后面位置等于向主人宣布你在打的，非常不禮貌。這種情況下，副駕位置為上座位。二是接送高級(jí)官員、將領(lǐng)、明星知名公眾人物時(shí)主要考慮乘坐者的安全性和隱私性，司機(jī)后方位置為汽車的上座位，通常也被稱作VIP位置。 3.行進(jìn)位次多人并排行進(jìn)，中高于兩側(cè)，對(duì)于縱向來講，前方高于后；兩人橫向行進(jìn)，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)。實(shí)際上內(nèi)側(cè)就是指靠墻走，我國道路行駛規(guī)則是右行，所以在引領(lǐng)客人時(shí)，客人在右，陪同人員在左。換句話說，客人在里面你在外面，為什么要把客人讓在靠墻的位置，受到干擾和影響少。與客人的距離，別拉太遠(yuǎn)，也別離太近，標(biāo)準(zhǔn)化位置是：左前方1米到1.5米處，換句話說，一步之遙。與客人同座電梯，應(yīng)該先進(jìn)后出。
偶數(shù)領(lǐng)導(dǎo)，仍是單中心坐在中間，然后2號(hào)坐在1號(hào)的左手，3號(hào)坐在1號(hào)的右手。
但是如果主席臺(tái)偶數(shù)個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，1、2號(hào)地位差別不大，他們就同時(shí)居中，這才是雙中心。然后2號(hào)坐在1號(hào)的左手，3號(hào)坐在1號(hào)的右手。
如果有些地方和一般慣例的排序方式不同，強(qiáng)調(diào)左為上，1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)居中偏左，偶數(shù)領(lǐng)導(dǎo)就排成了上圖的樣子，2號(hào)跑到了1號(hào)的右手。
排法1和排法2是兩種截然不同的排法：75312468或86421357。兩種方法沒有正確不正確之分，只是各個(gè)地區(qū)習(xí)慣不同。因此，在實(shí)際情況中，可根據(jù)1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，參照原來次序擺放桌簽。
不論哪種會(huì)議形式，都應(yīng)該注意長幼尊卑、座次排序。這不僅是一種習(xí)俗、禮儀，更是一種尊重、一種秩序。
各種場(chǎng)合下的座次安排：
1、乘車座次排序
①商務(wù)面包車：上座位為車輛中前部靠近車門的位置。這個(gè)位置的確定，主要是從舒適性和上下車的便利性這兩個(gè)角度考慮的。
②越野吉普車：前排副駕位置為上座位。越野車功率大，底盤高，安全性也較高，但通常后排比較顛簸，而前排副駕的視野和舒適性最佳。
③雙排座轎車：主人或熟識(shí)的朋友親自駕駛汽車時(shí)，副駕位置為上座。專業(yè)司機(jī)駕車，一般商務(wù)或公務(wù)接待場(chǎng)合，第二排司機(jī)斜對(duì)角位置為上座位。職業(yè)司機(jī)駕車，接送高級(jí)官員、將領(lǐng)、明星等知名公眾時(shí)，司機(jī)后方位置為上座。
2、開會(huì)座次排序
①小型會(huì)議：面門而坐，居右而坐，居中而坐，自由擇坐。
②大型會(huì)議：一般來說，主席臺(tái)位置要面門設(shè)置，主席臺(tái)位次居中為上，以右為上，前排為上。主持人可在前排正中，也可在前排最右側(cè)。發(fā)言席設(shè)在主席臺(tái)正前方，或在其右前方。
3、商務(wù)會(huì)客座次排序
①自由式：不分身份、地位，適用于親友團(tuán)圓、同學(xué)聚會(huì)。
②中心式：猶如眾星捧月，有較明顯的尊卑關(guān)系。
③相對(duì)式：彼此間有一定的距離，主要用于公事公辦，需要拉開彼此距離的情形，或用于雙方就某一問題進(jìn)行討論。
④并列式：平起平坐，親密友善，主要用于會(huì)見賓客或較為輕松的場(chǎng)合，如國家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見外賓，熟人或老朋友來訪等。
4、商務(wù)談判座次排序
①雙邊談判。使用長桌或橢圓形桌子，賓主分坐于桌子兩側(cè)。若談判桌橫放，面門位置屬于客方;背門位置屬于主方。若談判桌豎放，以進(jìn)門方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為客方，左側(cè)屬主方。
談判時(shí)，主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐，其他人員遵循右高左低的原則，按照職位的高低自近而遠(yuǎn)地在主談人員兩側(cè)就座。翻譯人員，就座于僅次于主談人員的右邊位置。
②多邊談判。參加談判各方自由擇座。面對(duì)正門設(shè)主位，發(fā)言者去主位發(fā)言，其他人面對(duì)主位，背門而坐。
5、商務(wù)簽約座次排序
①雙邊簽字。一般簽字桌橫放。簽字者面門而坐，賓右主左。參加者列隊(duì)站在簽字者之后。中央高于兩側(cè)，右側(cè)高于左側(cè)。
②多邊簽字。簽字桌橫放，簽字座席面門而設(shè)，僅為一張。簽字者按照一定順序依次上前簽字。
6、商務(wù)宴會(huì)座次排列
①中餐座次排序。中餐座次排序的原則是：以遠(yuǎn)為上，面門為上；以右為上，以中為上；觀景為上，靠墻為上。其座次分布是這樣的。面門居中位置為主位；主左賓右分兩側(cè)而坐，或賓主雙方交錯(cuò)而坐;越近首席，位次越高；同等距離，右高左低。
②西餐座次原則。女士優(yōu)先，女士應(yīng)坐在主位上，而男士應(yīng)坐在第二主位;恭敬主賓;以右為尊；距離定位，離主位越近，地位越高；面門為上，面對(duì)門口高于背對(duì)門口;交叉排列。
7、行進(jìn)位次排列
①平面行進(jìn)時(shí)。兩人橫向行進(jìn)時(shí)，內(nèi)側(cè)高于外側(cè);多人并排行進(jìn)，中央高于兩側(cè);對(duì)于縱向來講，前方高于后方。
②上下樓梯時(shí)。上下樓時(shí)宜單行行進(jìn)，以前方為上，把選擇前進(jìn)方向的權(quán)利讓給對(duì)方。男女同行時(shí)，一般女士優(yōu)先走在前方，但如果遇到著裙裝的女士，上下樓時(shí)最好讓女士居后。且陪同人員應(yīng)把內(nèi)側(cè)即靠墻的一側(cè)讓給客人，也就是把方便留給客人。
③出入房間時(shí)。出入房門時(shí)，一般客人或位高者先出入，表示對(duì)賓客的尊重。若有特殊情況，如雙方均為首次到一個(gè)陌生的房間，陪同人員宜先入房門。
商務(wù)禮儀座次要求商務(wù)人員在商務(wù)交際上恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用座次安排。它不僅能表達(dá)自身良好的素養(yǎng)，更能促進(jìn)雙方的進(jìn)一步交往。
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