本文目錄

1. 如何開好項目啟動會議
2. 如何召開成功高效的項目會議
3. 如何開好項目會議

由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時間都比較短，因此一些需要與會各方認(rèn)可或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴(yán)重影響啟動會議的效果。

另外，根據(jù)項目的實際情況，項目的內(nèi)、外部啟動會議也可以合二為一，但項目經(jīng)理一

定需要兼顧各與會者所關(guān)心的內(nèi)容。

能否開好項目啟動會議，關(guān)鍵取決于前期準(zhǔn)備工作是否做得充分和到位，當(dāng)然啟動會議文稿的組織、會議的形式、項目經(jīng)理的臨場表達(dá)也非常重要。

成功高效的項目會議必須做好會議的管理，包括會前準(zhǔn)備、會中安排及會后落實等。

1.會前準(zhǔn)備

會前準(zhǔn)備：明確會議目的→明確與會者→明確會議日程→通知與會者→開會

2.會中安排

首先進(jìn)行會議導(dǎo)入，說明議題及其重要性，期望達(dá)到的目標(biāo)。充分發(fā)言引出意見，可以指名、交替或以全員為對象發(fā)問，再整理歸納眾人提出的意見，刪除一些離題和目前沒有能力做到的意見，評估各個意見的優(yōu)缺點及評估意見能否達(dá)到議題的目的并做好會議紀(jì)要。

一個成功高效的項目會議通常會遇到以下問題，要有技巧地主持會議。

(1)上下級同時出席會議，影響下級發(fā)表意見

可以指名下屬發(fā)言。請上級不要做結(jié)論性發(fā)言，否則下級只能隨聲附和或保持沉默。不要讓下級在上司面前受困。

(2)面對習(xí)慣性的反對者

會議主持者可呼吁提出建設(shè)意見，反對意見保留，在下一步討論。

(3)脫離主題現(xiàn)象

此時會議主持者應(yīng)可詢問討論的內(nèi)容與正題的關(guān)系，及時打斷討論回到正題，也可暫停休息，再次開會時要求針對主題討論。

(4)私自交流者

可采取制造片刻寂靜，讓私自交流者警覺或請私自交流者將討論的問題和大家說明。

(5)與會人員內(nèi)向，不主動發(fā)表意見

可指名請其就有關(guān)專長問題發(fā)表看法，也可先詢問同意與否再詢問理由。

(6)提問題過于抽象

建議將意見具體化再進(jìn)行闡述，或詢問其他人是否聽懂有關(guān)的意見。

(7)與會人員發(fā)生爭執(zhí)

請爭執(zhí)各方把觀點分別說明，并寫下來，比較兩者異同。尋求其他人的意見。

3.會后工程

(1)安排

審核和歸納會議紀(jì)要做出結(jié)論→任務(wù)分解→指定責(zé)任人

(2)跟蹤會議結(jié)論的實施

跟蹤結(jié)論的實施成果，評估結(jié)果是否達(dá)到會議的目標(biāo)，是否發(fā)現(xiàn)新問題，需要再進(jìn)行討論。

如何開好項目會議?

在項目管理中，會議是關(guān)鍵組成部分，它們幫助團隊實現(xiàn)目標(biāo)、解決問題并確保項目進(jìn)展順利。為了開好項目會議，我們需要了解并遵循一些基本步驟和最佳實踐。本文將詳細(xì)介紹 PMP 8大會議，幫助您更好地管理項目會議。

項目啟動會，作為啟動階段結(jié)束時召開的會議，主要任務(wù)是發(fā)布項目章程、任命項目經(jīng)理，并賦予項目經(jīng)理動用組織資源的權(quán)力。在會議前，應(yīng)確保對干系人進(jìn)行了識別，并已有干系人登記冊與干系人管理策略。客戶方領(lǐng)導(dǎo)需表達(dá)信息化推動的決心，向項目經(jīng)理和項目小組成員進(jìn)行授權(quán)，以調(diào)動員工積極性。同時，會議應(yīng)規(guī)劃風(fēng)險初步識別，并允許項目經(jīng)理向干系人匯報粗略的項目計劃。

項目開踢會議，發(fā)生在規(guī)劃階段結(jié)束，其主要目的是正式批準(zhǔn)綜合性項目計劃，并在干系人之間達(dá)成共識。此時，組織結(jié)構(gòu)已確定，團隊成員的角色與職責(zé)也被定義。會議中需要對項目的范圍、進(jìn)度、成本及風(fēng)險應(yīng)對等事項進(jìn)行確認(rèn)，以確保項目執(zhí)行順利進(jìn)行。

焦點小組會議與引導(dǎo)式研討會，前者旨在將干系人和主題專家集中，了解他們對提議產(chǎn)品、服務(wù)或成果的期望和態(tài)度；后者通過邀請跨職能干系人參與，對產(chǎn)品需求進(jìn)行集中討論與定義。引導(dǎo)式研討會有助于建立信任、促進(jìn)關(guān)系、改善溝通，并有利于參加者達(dá)成一致意見。

規(guī)劃會議與分析，作為風(fēng)險管理過程的第一個會議，目標(biāo)是制定風(fēng)險管理計劃。會議需要項目經(jīng)理、相關(guān)團隊成員和干系人等參與，以確定風(fēng)險管理活動的總體計劃、成本種類和進(jìn)度活動，并建立或評審風(fēng)險應(yīng)急儲備的使用方法。會議輸出將匯總在風(fēng)險管理計劃中。

狀態(tài)審查會，監(jiān)控風(fēng)險的最后一個工具與技術(shù)，其目的在于定期審查項目狀態(tài)，包括風(fēng)險和不確定性、項目小組人員安排、內(nèi)部交流界面形成、報告制度、客戶關(guān)系、分包和承包者關(guān)系等。會議時間取決于已識別風(fēng)險的優(yōu)先級和應(yīng)對難度。

投標(biāo)人會議，在投標(biāo)書或建議書提交之前，旨在確保所有潛在賣方對采購技術(shù)要求和合同要求有清晰一致的理解，確保公平競爭。會議需確保所有問題回答并納入采購文件，確保所有潛在賣方信息一致。

項目經(jīng)驗總結(jié)會，任何項目收尾階段都需總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，更新知識庫，作為組織過程資產(chǎn)供未來項目參考。經(jīng)驗教訓(xùn)應(yīng)由項目干系人參與、項目團隊編寫、項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，并由 PMO歸檔。

為了開好項目會議，確保會議目標(biāo)明確、參與者充分準(zhǔn)備、議程有效、討論內(nèi)容聚焦、決策迅速實施，并在會后進(jìn)行追蹤與反饋，以持續(xù)改進(jìn)會議效率與效果。遵循這些步驟，您將能夠更高效地管理項目會議，推動項目成功。

【溫馨提示】關(guān)于如何開好項目安排會議，如何開好項目安排會議記錄的介紹，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議設(shè)備，青島會議接送，青島會議住宿，青島會議場地，青島會議模特，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。