本文目錄

1. 會(huì)議服務(wù)的培訓(xùn)內(nèi)容都包括哪些
2. 會(huì)議的準(zhǔn)備工作有哪些
3. 新聞發(fā)布會(huì)禮儀知識(shí)

會(huì)議服務(wù)的培訓(xùn)內(nèi)容都包括：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議禮儀、會(huì)議流程、會(huì)議物品、會(huì)議服務(wù)對(duì)象、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)等培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)議服務(wù)是指會(huì)場(chǎng)有一些從事現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的工作人員，通常被稱為“會(huì)議官員”。

會(huì)務(wù)服務(wù)指為各類大、中型會(huì)議，展覽或團(tuán)隊(duì)活動(dòng)提供全程策劃執(zhí)行的一個(gè)綜合性服務(wù)項(xiàng)目。一般包括：會(huì)務(wù)旅游，會(huì)務(wù)設(shè)備租賃，會(huì)場(chǎng)搭建布置，演出服務(wù)，會(huì)務(wù)禮品，出國(guó)考察，拓展活動(dòng)，公共關(guān)系，會(huì)務(wù)策劃，禮儀服務(wù)等眾多服務(wù)項(xiàng)目。

會(huì)務(wù)工作是為會(huì)議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個(gè)方面。第一，會(huì)議預(yù)案制定。會(huì)議預(yù)案即會(huì)議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會(huì)議的質(zhì)量。

會(huì)議預(yù)案包括：會(huì)名、會(huì)期、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會(huì)議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議議程，如有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影、錄像等項(xiàng)，也應(yīng)列入預(yù)案。

第二，準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會(huì)前分發(fā)或會(huì)上分發(fā))。

第三，會(huì)議通知。會(huì)議通知的擬議與分發(fā)必須及時(shí)。重要會(huì)議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實(shí)，以了解對(duì)方能否如期出席會(huì)議。

第四，會(huì)前檢查。這包括對(duì)預(yù)案執(zhí)行情況的匯報(bào)檢查和現(xiàn)場(chǎng)檢查的兩種方式。匯報(bào)檢查主要由籌備工作負(fù)責(zé)人向會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)全面的準(zhǔn)備情況及存在的問(wèn)題，重點(diǎn)是會(huì)議文件材料。現(xiàn)場(chǎng)檢查重點(diǎn)在于會(huì)場(chǎng)的布置和安全保衛(wèi)工作。

第五，會(huì)議進(jìn)行時(shí)的具體服務(wù)。包括會(huì)間制度，如簽到制度、候會(huì)制度、會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)與印發(fā)等。大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項(xiàng)列出，還要確定好指揮人員及其指揮標(biāo)志。

第六，會(huì)議結(jié)束時(shí)的會(huì)務(wù)工作，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)，會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)與分發(fā)，會(huì)議新聞報(bào)道或舉行新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等，會(huì)務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會(huì)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物資清退等各項(xiàng)善后工作。

會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長(zhǎng)短之分。會(huì)議的規(guī)模可以從幾人到幾萬(wàn)人不等，時(shí)間也是可長(zhǎng)可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會(huì)議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段：會(huì)前準(zhǔn)備階段，會(huì)議實(shí)施階段和評(píng)估總結(jié)階段。

會(huì)前準(zhǔn)備：

會(huì)前準(zhǔn)備就是對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，他是為達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會(huì)前計(jì)劃一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議策劃，會(huì)議選址，制定營(yíng)銷方案和預(yù)算制定。

會(huì)議策劃：

（1）策劃委員會(huì)：策劃委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。

制定目標(biāo)：一個(gè)具體的目標(biāo)并且文字形式落實(shí)在書(shū)面上。

確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。

具體運(yùn)作：實(shí)地場(chǎng)景考察，設(shè)計(jì)評(píng)估，工作記錄記錄下來(lái)以備后期參考。

（2）策劃方案：會(huì)議策劃的內(nèi)容主要包括：

邀請(qǐng)誰(shuí)？實(shí)際有多少人出席？

有效的會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮節(jié)假日等。

會(huì)議在哪里舉行。

會(huì)議的明確的目標(biāo)。

會(huì)議的具體形式，包括會(huì)議的開(kāi)幕式閉幕式等，具體的會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議選址：

（1）會(huì)議地點(diǎn)類型：

酒店：一些中小型會(huì)議多選擇酒店進(jìn)行。

會(huì)議中心：會(huì)議中心是為大型會(huì)議而專門(mén)設(shè)計(jì)的，一般不設(shè)置客房和娛樂(lè)區(qū)。

大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門(mén)的學(xué)術(shù)報(bào)告廳，有些也是對(duì)社會(huì)開(kāi)放的。

輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會(huì)議設(shè)施。

療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會(huì)議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開(kāi)會(huì)。

（2）會(huì)議的地點(diǎn)選擇

會(huì)議的地點(diǎn)選擇一般要從以下的幾個(gè)方面考慮。

1.距離和交通情況

2.舉辦會(huì)議的歷史

3.住宿的條件

4.地點(diǎn)的收費(fèi)狀況

5.地點(diǎn)的安全因素

5.地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施是否全面

6.附近的景點(diǎn)，是否能互惠合作等。

（3）制定營(yíng)銷方案等

市場(chǎng)的宣傳對(duì)于一個(gè)會(huì)議的成敗至關(guān)

1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。

2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。

3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。

4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？

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（4）預(yù)算制定

控制會(huì)議的預(yù)算就相當(dāng)于掌握了整個(gè)會(huì)議，預(yù)算的第一步就是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，暨固定費(fèi)用和可變化費(fèi)用，無(wú)論預(yù)算多么準(zhǔn)確，都會(huì)有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費(fèi)用。

會(huì)議實(shí)施

實(shí)施會(huì)議方案時(shí)，其工作內(nèi)容包括：參會(huì)人員的登記注冊(cè)，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場(chǎng)地，必要時(shí)解決糾紛等。

會(huì)議實(shí)施一般包括以下幾點(diǎn)步驟

1.編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè)。

2.設(shè)置信息中心（提供實(shí)時(shí)服務(wù)）

3.建立指導(dǎo)委員會(huì)（負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)工作進(jìn)行）

三、總結(jié)和評(píng)估

會(huì)議的總結(jié)與評(píng)估（會(huì)議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對(duì)其進(jìn)行評(píng)估工作），一般分為3個(gè)部分

1.從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)

2.效益分析和核算成本

3.本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查

4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）

5.召開(kāi)表彰會(huì)，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會(huì)議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴(kuò)大影響力）。

關(guān)于新聞發(fā)布會(huì)禮儀知識(shí)

在日常生活中，我們或多或少都有了解過(guò)禮儀知識(shí)，下面我為大家整理了關(guān)于新聞發(fā)布會(huì)禮儀知識(shí)相關(guān)內(nèi)容，歡迎分享，希望對(duì)大家有幫助。

新聞發(fā)布會(huì)禮儀是商務(wù)禮儀培訓(xùn)課程中儀式禮儀的一種，通常是政府機(jī)關(guān)、企業(yè)單位像公眾發(fā)布最新政策走向、最新產(chǎn)品推介等，對(duì)于國(guó)家、企業(yè)形象的建立有良好的輔助作用。

由于新聞發(fā)布會(huì)上人物、時(shí)間比較集中，時(shí)效性又很強(qiáng)，且免去了預(yù)約采訪對(duì)象、采訪時(shí)間的麻煩，是媒體比較樂(lè)見(jiàn)的采訪形式。現(xiàn)代企業(yè)利用發(fā)布會(huì)契機(jī)像公眾推介新產(chǎn)品，樹(shù)立企業(yè)正面形象，政府機(jī)構(gòu)也通過(guò)發(fā)布會(huì)形式向民眾傳達(dá)政策走向等。

發(fā)布會(huì)的類型

發(fā)布會(huì)按性質(zhì)可以分為記者招待會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)等多種形式。我們常見(jiàn)的新聞發(fā)布會(huì)按行業(yè)特性又可分為政府機(jī)構(gòu)新聞發(fā)布會(huì)、影視娛樂(lè)發(fā)布會(huì)以及商業(yè)企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)等。

記者招待會(huì)一般是專題性的，以“答記者問(wèn)”為主要特色，一般有更高層官員出席。

新聞發(fā)布會(huì)由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，這也是最常見(jiàn)的新聞發(fā)布會(huì)形式。

酒會(huì)的性質(zhì)比較靈活，更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對(duì)輕松一些，它可以單獨(dú)召開(kāi)，也可以附屬于其它形式。比如，有的在招待會(huì)后

舉行酒會(huì)或茶會(huì)等招待媒體。

但是新聞發(fā)布會(huì)或者記者招待會(huì)由于比較正式，一般不需要做類似的招待，以保證記者能夠保證及時(shí)將新聞發(fā)布給相關(guān)媒體。

發(fā)布會(huì)禮儀要點(diǎn)

發(fā)布會(huì)禮儀，一般指的就是有關(guān)舉行新聞發(fā)布會(huì)的禮儀規(guī)范。對(duì)商界而言，發(fā)布會(huì)禮儀至少應(yīng)當(dāng)包括會(huì)議的籌備、媒體的邀請(qǐng)、現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)酬、善后的事宜等四個(gè)主要方面的內(nèi)容。以下，對(duì)其分別加以介紹。

一、做好會(huì)議籌備工作

籌備新聞發(fā)布會(huì)，要做的準(zhǔn)備工作甚多。其中最重要的，是要做好主題的確定、時(shí)空的選擇、人員的安排、材料的準(zhǔn)備等項(xiàng)具體工作。這些都要在正式召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)之前確定好，一面臨場(chǎng)出現(xiàn)紕漏。

二、確定媒體邀請(qǐng)

在新聞發(fā)布會(huì)上，主辦單位的交往對(duì)象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請(qǐng)新聞界人士時(shí)，必須有所選擇、有所側(cè)重。不然的話，就難以確保新聞發(fā)布會(huì)真正取得成功。

三、做好現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)酬

新聞發(fā)布會(huì)當(dāng)天，面對(duì)眾多媒體界人士，要確保能夠針對(duì)任何突發(fā)狀況作出及時(shí)的反應(yīng)，確保發(fā)布會(huì)的順利進(jìn)行。這就要求主辦單位的全體人員齊心協(xié)力、密切合作，最重要的是要求代表主辦單位出面應(yīng)付來(lái)賓的主持人、發(fā)言人，要善于沉著應(yīng)變、把握全局。

四、善后的事宜

新聞發(fā)布會(huì)舉行完畢之后，主辦單位需在一定的時(shí)間之內(nèi)，對(duì)其進(jìn)行一次認(rèn)真的評(píng)估善后工作。包括新聞界對(duì)該次發(fā)布會(huì)的反應(yīng)、會(huì)議資料的保存以及相關(guān)補(bǔ)救措施等。

新聞發(fā)布會(huì)發(fā)布禮儀規(guī)范

做好了新聞發(fā)布會(huì)的籌備工作之后，接下來(lái)就是發(fā)布會(huì)注意及內(nèi)容的確認(rèn)了。主要有以下幾個(gè)方面：

一、明確的主題

新聞發(fā)布會(huì)的組織者一定要明確主題，以便確定邀請(qǐng)新聞?dòng)浾叩姆秶龅接械姆攀浮Ｈ绻黝}不明，新聞?dòng)浾呔筒豢赡馨凑战M織者預(yù)定的目的傳播信息，甚至?xí)沙勺荆瑩p害組織在公眾中的形象。

二、發(fā)布會(huì)相關(guān)材料準(zhǔn)備齊全

認(rèn)真準(zhǔn)備好新聞發(fā)布會(huì)所需的各種資料，如會(huì)議所需的文字、圖片，主持人的發(fā)言稿，發(fā)言人答記者問(wèn)的備忘提綱，新聞統(tǒng)發(fā)稿以及其他背景材料、照片、錄音、錄像等等，以便開(kāi)會(huì)前分發(fā)給記者，供他們提問(wèn)、寫(xiě)新聞稿時(shí)參考。

三、合適的發(fā)言人

舉辦新聞發(fā)布會(huì)，一般由單位指定的發(fā)言人發(fā)布信息或回答記者提問(wèn)。因此，事先確定好新聞發(fā)布會(huì)的發(fā)言人至關(guān)重要。發(fā)言人應(yīng)能隨機(jī)把握會(huì)場(chǎng)氣氛，措詞文雅而有力，風(fēng)趣而莊重，頭腦要機(jī)敏，口齒清晰，具有較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力。

尤其是當(dāng)記者提出一些棘手的、尷尬的或涉及組織秘密的問(wèn)題時(shí)，發(fā)言人更要頭腦冷靜，要么隨機(jī)應(yīng)變，要么用躲閃的方式避而不答，絕對(duì)不能認(rèn)為這是記者在無(wú)理取鬧而橫加指責(zé)。

總之，開(kāi)好新聞發(fā)布會(huì)是塑造良好社會(huì)形象的重要活動(dòng)，可以有效地提高知名度和美譽(yù)度。

新聞發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)禮儀規(guī)范

一、搞好會(huì)議簽到

要搞好發(fā)布會(huì)的簽到工作，讓記者和來(lái)賓在事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽下自己的姓名、單位、聯(lián)系方式等內(nèi)容。記者及來(lái)賓簽到后按事先的安排把與會(huì)者引到會(huì)場(chǎng)就座。

二、嚴(yán)格遵守程序

要嚴(yán)格遵守會(huì)議程序，主持人要充分發(fā)揮主持者和組織者的作用，宣布會(huì)議的主要內(nèi)容、提問(wèn)范圍以及會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間，一般不要超過(guò)兩小時(shí)。主持人、發(fā)言人講話時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，過(guò)長(zhǎng)了則影響記者提問(wèn)，對(duì)記者所提的問(wèn)題應(yīng)逐一予以回答，不可與記者發(fā)生沖突。

會(huì)議主持人要始終把握會(huì)議主題，維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序，主持人和發(fā)言人會(huì)前不要單獨(dú)會(huì)見(jiàn)記者或提供任何信息。

三、發(fā)言人與主持人相互配合

在發(fā)布會(huì)上，主持人和發(fā)言人要相互配合。為此首先要明確分工，各司其職，不允許越俎代庖。在發(fā)布會(huì)進(jìn)行期間，主持人和發(fā)言人通常要保持一致的口徑，不允許公開(kāi)頂牛、相互拆臺(tái)。

當(dāng)新聞?dòng)浾咛岢龅哪承﹩?wèn)題過(guò)于尖銳或難于回答時(shí)，主持人要想方設(shè)法轉(zhuǎn)移話題，不使發(fā)言者難堪。而當(dāng)主持人邀請(qǐng)某位記者提問(wèn)之后，發(fā)言人一般要給予對(duì)方適當(dāng)?shù)幕卮穑蝗唬瑢?duì)那位新聞?dòng)浾吆椭鞒秩硕际遣欢Y貌的。

四、態(tài)度真誠(chéng)主動(dòng)

發(fā)布會(huì)自始至終都要注意對(duì)待記者的態(tài)度，因?yàn)榻哟浾叩馁|(zhì)量如何直接關(guān)系到新聞媒介發(fā)布消息的成敗。作為專業(yè)人士，記者希望接待人員對(duì)其尊重?zé)崆椋⒘私馄渌诘男侣劽浇榧捌渥髌返?

希望提供工作之便，如一條有發(fā)表價(jià)值的消息，一個(gè)有利于拍到照片的角度等，記者的合理要求要盡量滿足。在對(duì)待記者時(shí)千萬(wàn)不能趾高氣揚(yáng)，態(tài)度傲慢，一定溫文爾雅，彬彬有禮。

新聞發(fā)布會(huì)流程

1.清楚發(fā)布會(huì)所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會(huì)的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。

2.成立籌委會(huì)，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。

3.確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。

4.活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。

5.確定參會(huì)人員。

6.擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。

7.新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備。

8.時(shí)間選擇與場(chǎng)地落實(shí)、現(xiàn)場(chǎng)布置。

9.現(xiàn)場(chǎng)控制

拓展閱讀：新聞發(fā)布會(huì)策劃方案

從事過(guò)新聞發(fā)布會(huì)策劃的人都曾有過(guò)這樣的擔(dān)心：舉辦新聞發(fā)布會(huì)的那一天，記者們會(huì)如約而至嗎？如果他們來(lái)了，會(huì)不會(huì)唇槍舌劍般向新聞發(fā)言人質(zhì)詢呢？

一、什么時(shí)候？

不要讓媒介感到參加本來(lái)可以由其他形式代替的新聞發(fā)布會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間。

適于召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)包括：公司及產(chǎn)品（服務(wù)）已成為某一公眾關(guān)注問(wèn)題的一部分、公司或其他成員已成為眾矢之的、新產(chǎn)品上市、開(kāi)始聘用某大腕明星作自己的廣告模特（記者有時(shí)對(duì)廣告不感興趣而是覺(jué)得廣告模特值得關(guān)注）、公司人員重大調(diào)整、擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模、取得最新紀(jì)錄的銷售業(yè)績(jī)等等。

因而，當(dāng)公司考察是否舉辦新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，首先應(yīng)對(duì)照下列問(wèn)題項(xiàng)目檢查一下：

1、一則新聞通稿或聲像資料帶--附帶事件簡(jiǎn)介、背景材料--是否完全可以提供給記者所需的、媒介受眾喜歡的故事？

2、讓記者們親眼看到或試用某一新產(chǎn)品時(shí)，是否可以給一則新聞通稿增加些什么？

3、公司高層管理者或董事會(huì)成員公開(kāi)露面是否能為公司獲得或提高凝聚力或可信度？

4、能否提供給記者在別處得不到的新聞？

5、是否存在其他有效向記者傳遞信息的途徑？如，一次舞會(huì)、一次聚餐。

6、公司新聞發(fā)言人能否有效傳遞信息并經(jīng)受住提問(wèn)的考驗(yàn)？

7、與記者面對(duì)面的交流是否可以為他們提供一個(gè)詢問(wèn)公司其他方面情況而我們又不希望將之公開(kāi)化的機(jī)會(huì)？如公司戰(zhàn)略。

二、籌劃與準(zhǔn)備中的“彩排”

俗話說(shuō)：有備無(wú)患。對(duì)組織傳播而言，信息必須經(jīng)過(guò)精心處理并使其準(zhǔn)確地抵達(dá)特定公眾。信息傳播渠道也須精心挑選。所以，絕不打無(wú)準(zhǔn)備之仗，務(wù)必要先期實(shí)施培訓(xùn)與排練。

一般地，搞一兩次系統(tǒng)化培訓(xùn)是必要的。具體訓(xùn)練方法如下：

1、聚集那些平時(shí)敢于直言的人，讓他們坐在記者席，給他們兩類問(wèn)題--一類是肯定會(huì)被問(wèn)到的，還有一類是你希望不被問(wèn)到的。讓“記者”提問(wèn)。如必要，重復(fù)2~3次。

2、讓通曉技術(shù)過(guò)工藝流程的人員與會(huì)，以檢查發(fā)言人所說(shuō)是否準(zhǔn)確；如設(shè)計(jì)法律，那么公司法律顧問(wèn)也應(yīng)在召集之列。

3、反復(fù)播放“彩排”錄像，讓新聞發(fā)言人看看自己的表情、體語(yǔ)效果，然后提出意見(jiàn)。

4、專業(yè)人士培訓(xùn)。有些公司認(rèn)為這是浪費(fèi)時(shí)間、金錢(qián)，其實(shí)是不懂專業(yè)培訓(xùn)的價(jià)值所在。即使你天真地認(rèn)為自己永遠(yuǎn)不會(huì)召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)，但你必然會(huì)遇到類似的情況出現(xiàn)在你的辦公室里--如果某件丑聞引來(lái)大批記者蜂擁而至，那時(shí)就來(lái)不及訓(xùn)練了。

三、選擇合適的.新聞發(fā)言人

新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面：

1、有效傳播與溝通能力是第一位的要求。涉及知識(shí)面、清晰明確的語(yǔ)言表達(dá)能力、傾聽(tīng)的能力及反應(yīng)力、外表--包括身體語(yǔ)言。

2、執(zhí)行原定計(jì)劃并加以靈活調(diào)整的能力。

3、頭銜很重要--新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話。

四、確定日期

確定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一時(shí)刻很重要。愛(ài)德曼國(guó)際公關(guān)公司一般是鎖定目標(biāo)公眾開(kāi)始的，即首先考察一下目標(biāo)公眾哪一時(shí)間是最容易獲知某新聞消息的時(shí)間、什么方法最好？

五、邀請(qǐng)

永遠(yuǎn)不要用電話邀請(qǐng)。帶有公司標(biāo)志的要求信函表明新聞發(fā)布會(huì)是很正規(guī)的。信件中最好不注明會(huì)議聯(lián)系人的全名和個(gè)人電話。否則，如他們提前透露了一些消息，就會(huì)傷害其他記者。

如果媒體離公司不遠(yuǎn)，就親手送去。注意不要送得太早，以致于邀請(qǐng)信埋沒(méi)于文件堆里，但也應(yīng)給對(duì)方留出反映的時(shí)間。可以即使電話詢問(wèn)信件是否如期送達(dá)，對(duì)方是否與會(huì)等。

六、新聞通稿與背景材料

每次發(fā)布會(huì)都應(yīng)提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會(huì)議涉及的問(wèn)題之外挖掘新聞事件、多大報(bào)道范圍。新聞通稿最好提前發(fā)給記者，這意味著當(dāng)記者一來(lái)簽到時(shí)就能拿到它，這樣就可以一邊聽(tīng)一邊翻看。公司還有想到提供聲像資料給記者。為此，要確保有專業(yè)攝影師在場(chǎng)。

背景材料一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1、新聞發(fā)布會(huì)涉及的新聞時(shí)間的要點(diǎn)；

2、組織發(fā)展簡(jiǎn)史；

3、技術(shù)手冊(cè)--如果發(fā)布會(huì)的目的在于推介一種新產(chǎn)品或新機(jī)器；

4、發(fā)言人個(gè)人介紹及照片；

5、其他如通訊卡、名片等供記者、編輯日后加以聯(lián)系。

6、新聞通稿和背景材料的封面也應(yīng)加以留意，要打印有公司標(biāo)志，以建立公眾認(rèn)知。

七、房間設(shè)置

新聞發(fā)布會(huì)所用的房間大小主要取決于與會(huì)的攝影記者。電視攝影記者比報(bào)刊攝影記者所占的空間要大。如果電視攝像機(jī)在房間后排，那么公司發(fā)言人應(yīng)在房間前排就座；如只有報(bào)刊記者與會(huì)，發(fā)言人就可以坐在記者中，當(dāng)有人提問(wèn)時(shí)就走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就容易營(yíng)造出一種友好氣氛。房間大小要多加留心。

房子空間大、人員少，給人的印象是新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容新聞價(jià)值不大。與其這樣，還不如在一個(gè)小點(diǎn)兒的房間里好：滿屋座無(wú)虛席，還有一些人站在過(guò)道里，給人的印象是肯定有很重要的消息！不要讓新聞發(fā)言人坐在鏡子、窗戶或其它反射光線的背景之前，以防鏡頭效果受損。

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