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隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，多媒體智能化會議室得到了普遍應(yīng)用，越來越多的企業(yè)和政府單位選擇升級成為無紙化會議室，無紙化會議室是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，軟件技術(shù)，通過智能終端設(shè)備，各種音視頻傳輸設(shè)備，顯示設(shè)備，擴音設(shè)備來實現(xiàn)的智能控制系統(tǒng)。
它滿足了傳統(tǒng)會議的所有需求，又解決了傳統(tǒng)會議過程所產(chǎn)生的所有痛點，進行全方位的改善：
在排位上：傳統(tǒng)會議室需要專門找專門的服務(wù)人員進行指引入座，不然就需要打印大量的名牌號提前入場進行排座。使用智能會議系統(tǒng)，則在電腦端提前安排好位置，無需組織者額外多考慮。
在會議服務(wù)上：智能會議系統(tǒng)，我們對接服務(wù)功能，開會累了，渴了，都能隨時一鍵相應(yīng)服務(wù)，區(qū)別于傳統(tǒng)會議，與會期間如若有其他需求，尋求幫助必將影響到其他人。
在會議過程中：傳統(tǒng)會議往往只是在主席臺上進行資料投屏，然后部分紙質(zhì)資料分享到手中，從與會的視覺角度上，注意力多少會受到影響，紙質(zhì)資料閱讀不變，存在跟不上會議節(jié)奏的情況。智能會議系統(tǒng)從參會人員出發(fā)，每臺液晶升降機與你面對面，會議內(nèi)容在屏幕上同步跟進，并且所有資料都能瞬時送達到你的電腦，方便你隨時翻閱。
從會議效率上：與會人員可以在會議資料上面進行批注修改，可以在白板上面做方案，設(shè)想，也可以將自己的想法第一時間分享給別的成員，更加方便快捷。從組織者而言，使用智能會議系統(tǒng)，從會議簽到統(tǒng)計出勤率，到投票結(jié)果的產(chǎn)出等各個方面，都能在最短時間內(nèi)統(tǒng)計達成。
從環(huán)保角度上：傳統(tǒng)會議需要打印大量的紙質(zhì)資料，會后還需要進行會議資料的銷毀，是一個費時費力不環(huán)保的方式。智能會議系統(tǒng)通過平臺實現(xiàn)各種文檔資料的一鍵下發(fā)，完全不需要資料打印，銷毀的環(huán)節(jié)，順應(yīng)當今國際主流的綠色環(huán)保節(jié)能，也達到進一步降低會議成本，提高會議效率，保障會議安全的目的。
500平的會議室做無紙化會議系統(tǒng)具體需要多少錢要看你們的功能需求，功能不一樣設(shè)備的價格不一樣，建議把具體的詳細要求告訴專業(yè)人士然后自己進行判斷。
那么無紙化會議系統(tǒng)其特征是什么呢?來源：無紙化會議系統(tǒng)
文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。
無紙化會議系統(tǒng)的一個基本特征是：會議室設(shè)有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該智能終端，此時，該智能終端如同一臺獨立使用的標準計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。
系統(tǒng)連接圖
連接說明：系統(tǒng)拓撲結(jié)構(gòu)簡單，所有同步數(shù)據(jù)、文稿、視頻統(tǒng)一走局域網(wǎng)，實現(xiàn)了純數(shù)字純網(wǎng)線的組網(wǎng)連接，極大降低了施工復雜度，提高了系統(tǒng)穩(wěn)定性和可維護性?？刂浦鳈C可以輸出一路VGA到大屏幕或投影儀，用于輸出同步文稿、同步電子白板、同步視頻?？刂浦鳈C還可以輸出一路RS232用于控制所有升降器的統(tǒng)一升降。
無紙化會議系統(tǒng)核心功能主要是?
實現(xiàn)會議簽到、文件分發(fā)、文件上傳、文件同步演示、投票表決等功能。
無紙化會議系統(tǒng)特殊功能
管理與設(shè)置：無紙化會議系統(tǒng)管理端擁有豐富的管理與設(shè)置功能，包括設(shè)備管理、座位編輯、考勤管理與背景設(shè)置等功能。分別對會議室座位、終端設(shè)備及會議考勤等進行管理與設(shè)置。
設(shè)備管理：可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址，編輯席位編號、添加或刪除席位等。
座位編輯：用于管理會議室參會者的席位排布，與會者名稱等信息。
考勤管理：可以實時查看全體參會者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。
資料管理：會議資料可以進行分級管理，會議助理使用管理端上傳資料時可以設(shè)置資料使用權(quán)限。參會者可自由查看、標注有權(quán)限的文檔資料。
背景設(shè)置：會議助理可以選擇會議室背景，也可以自定義新的模板，設(shè)置后，統(tǒng)一將背景發(fā)送給全體參會者。
資料閱讀：參會者可以對現(xiàn)有文檔進行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批注。主講人將本地操作同步全體人員時，全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示，也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料。(主要包括常用的word、PPT等文檔)
會議議程：會議助理可以在管理端編輯會議議程，并發(fā)布會議議程，發(fā)布會議議程后，全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內(nèi)容;會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕，全體參會者無需自己動手操作，即可看到大屏幕的會議議程全部內(nèi)容。
會議投票：需要全體參會者參與意見表決時，會議助理在管理端可以直接發(fā)起投票，投票內(nèi)容均為選擇題，由會議助理統(tǒng)一編輯投票內(nèi)容和選項，參會者選擇具體選項即可，無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發(fā)送至參會者終端，大家各自使用終端投票;也可以將投票內(nèi)容和選項顯示至大屏，進行現(xiàn)場投票。投票結(jié)束后，會議助理可以將投票結(jié)果進行保存，也可以將投票結(jié)果顯示至大屏幕，讓全體人員查看投票結(jié)果。
便捷的信息傳送：會議過程中會議助理可以通過“發(fā)送消息”功能，向全體人員或者某位參會者發(fā)送消息，參會者收到消息后，可以選擇回復消息。比如開會時，有緊急事件需要領(lǐng)導馬上處理，此時，會議助理可以單獨向領(lǐng)導發(fā)送消息，既不影響會議正常進行，領(lǐng)導又可以及時處理緊急事件。
會議存檔：支持會議內(nèi)容存檔，包括會議中使用的會議文件存檔、會議結(jié)論存檔、文件標注存檔等，同時，會議助理可在會議結(jié)束后對保存的存檔內(nèi)容進行管理。
會議服務(wù)：會議服務(wù)功能，可以在會議過程中，為參會者提供會議所需的各種服務(wù)。例如：參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會議服務(wù)選項，直接發(fā)送消息到管理端，會議助理接收到消息后，可以根據(jù)需求為參會者提供幫助。
無紙化會議系統(tǒng)部署方式：
移動式部署：
對于會議較少，并發(fā)量不大的地方，可采用此種方式部署，如出差情況下出差人員內(nèi)部會議。即只部署一臺會議系統(tǒng)服務(wù)器即可，此服務(wù)器可為筆記本電腦，功能包括前端應(yīng)用服務(wù)、數(shù)據(jù)服務(wù)和后臺管理服務(wù)。
集中式部署：
對于會議較多、并發(fā)量較大的地方，采用此種方式部署，如會議室較多的公司內(nèi)部場所的日常辦公會議。即部署2臺服務(wù)器，一臺安裝前端應(yīng)用服務(wù)，另一臺安裝數(shù)據(jù)服務(wù)和后臺管理服務(wù)?？赏瑫r支持多個會議召開、每個會議多個會議終端同時使用。
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