本文目錄

1. 會(huì)議通知中必須要有的要素有哪些
2. 會(huì)議通知應(yīng)包括哪些基本內(nèi)容
3. 哪個(gè)是會(huì)議通知一定要有的要素

1.會(huì)議主題或目的:通知中應(yīng)該明確說(shuō)明會(huì)議的主題或目的,以便參會(huì)者明確會(huì)議的重點(diǎn)。

2.會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn):通知中應(yīng)該明確說(shuō)明會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn),以便參會(huì)者安排自己的行程。

3.會(huì)議主持人:通知中應(yīng)該說(shuō)明會(huì)議的主持人,以便參會(huì)者了解會(huì)議的組織者。

4.會(huì)議議程或內(nèi)容:通知中應(yīng)該簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議的議程或內(nèi)容,以便參會(huì)者了解會(huì)議的主要議題。

5.參會(huì)人員:通知中應(yīng)該明確說(shuō)明參會(huì)人員的要求,以便參會(huì)者知道自己是否符合參會(huì)條件。

6.會(huì)議材料和要求:通知中應(yīng)該說(shuō)明會(huì)議所需的材料和要求,以便參會(huì)者準(zhǔn)備必要的文件和資料。

7.會(huì)議聯(lián)系方式:通知中應(yīng)該提供會(huì)議的聯(lián)系方式,以便參會(huì)者有問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)聯(lián)系到會(huì)議組織者。

8.會(huì)議注意事項(xiàng):通知中應(yīng)該提醒參會(huì)者注意一些事項(xiàng),例如會(huì)議的著裝要求、會(huì)議期間的交通安排等。

會(huì)議通知是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作中經(jīng)常遇到的一種公文，目的明確，內(nèi)容具體，是一種比較容易掌握的公文文種。

方法/步驟

用正式公文下發(fā)通知的會(huì)議，往往比較重要。寫(xiě)作的原則是：明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會(huì)議的各項(xiàng)要素，在行動(dòng)上知道接下來(lái)該怎么做。下圖中的通知既沒(méi)有主送單位，有沒(méi)有明確的參會(huì)人員，應(yīng)該避免。

簡(jiǎn)明的會(huì)議通知應(yīng)包含如下元素：召開(kāi)會(huì)議的單位、會(huì)議主要內(nèi)容，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員等。這類(lèi)會(huì)議通知，往往用一段話把以上要素包括在內(nèi)即可。

還有一些比較正規(guī)、重要、議程較多的會(huì)議，往往還要明確參會(huì)人員的報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、食宿安排等，有的還要寫(xiě)明會(huì)議的中心議題、主要議程，需要參會(huì)人員做什么準(zhǔn)備等等。這類(lèi)會(huì)議通知，往往在一個(gè)自然段里寫(xiě)不清楚，比較凌亂，可以分為幾個(gè)要點(diǎn)來(lái)寫(xiě)。如：一、會(huì)議內(nèi)容；二、時(shí)間及地點(diǎn)；三、參會(huì)人員；四、注意事項(xiàng)等等。

在格式上。正文前要頂格寫(xiě)通知發(fā)往的單位，正文后要注明會(huì)議組織者的聯(lián)系電話。最后落款，注明發(fā)文單位、日期，有時(shí)要蓋章，以示嚴(yán)肅、正式。

有的會(huì)議需要參會(huì)人員提交回執(zhí)，可以在附件中規(guī)定回執(zhí)格式，一般包括與會(huì)人員的單位名稱(chēng)、姓名、職務(wù)或職稱(chēng)、性別、民族，抵離會(huì)議城市的時(shí)間、航班、車(chē)次，是否需接站及其他要求等。有時(shí)為了便于外地人員參會(huì)，還要附帶報(bào)到地點(diǎn)的交通路線、位置示意圖等。

注意事項(xiàng)

應(yīng)提前將通知下發(fā)相關(guān)單位、人員。一般會(huì)議提前兩三天，重要大型的會(huì)議，需要提前一周乃至半月制發(fā)會(huì)議通知。

會(huì)議通知的目的是讓相關(guān)人員能夠順利參會(huì)，內(nèi)容要令人一目了然，不缺項(xiàng)漏項(xiàng)，使人不知所措。

會(huì)議通知一般要具備六要素，分別是：參加人員、會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議其它要求。

1、參與人員

參與人員又叫與會(huì)者，就是參加會(huì)議的正式成員，但有時(shí)也需要列席者。

2、會(huì)議名稱(chēng)

正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱(chēng)。3、會(huì)議議題

議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會(huì)議圍繞這樣的議題展開(kāi)討論、進(jìn)行研究，才容易取得共識(shí)或最后表決通過(guò)。

每次會(huì)議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過(guò)多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問(wèn)題放在同一會(huì)議上討論，使與會(huì)者的注意力分散，不利于解決問(wèn)題。

有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出“提案”，由秘書(shū)或秘書(shū)處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT(mén)的“提案審查委員會(huì)”審議通過(guò)，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。

4、會(huì)議時(shí)間

會(huì)議時(shí)間有三種含義：

①指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；

②指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；

③指每次會(huì)議的時(shí)間限度。

5、會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)，又稱(chēng)“會(huì)址”，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是在哪里開(kāi)會(huì)。

選擇會(huì)址，要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。

6、會(huì)議其它要求

如，著裝規(guī)定，需要攜帶的物品，到哪里領(lǐng)取會(huì)議材料等。

上述6要素，在下達(dá)會(huì)議通知時(shí)，必須明確清楚，這樣才能保證會(huì)議的正常進(jìn)行。

【溫馨提示】本次分享的會(huì)議通知的常見(jiàn)要素和會(huì)議通知的要素有哪些的問(wèn)題是否解決了您的問(wèn)題，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。