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上級領導參加會議，
會議紀要應該如實記述，可以這樣寫：某月某日，本單位召開了年終總結大會，某某市某某局李某某副局長、某某市市政府辦公室副主任張某某參加會議。并在會議上作了發言，勉勵我單位繼續努力，力爭更好成績，為本市爭光添彩。其中市政府辦公室副主任張某某并向獲獎的先進工作者頒獎。
會務工作流程
一、會前準備：
1、了解掌握會議主（議）題、召開的時間、出席范圍和人數，安排會議場所。
2、發布會議通知。通知內容主要包括主（議）題、時間、地點、出席范圍和其它需要提醒的事項。通知的方式主要包括列入學校會議安排表、在校園網公布、電話通知、電子郵件通知和書面通知等，根據會議的需要采取一種或多種方式的通知。
及時向辦公室負責人報告通知送達的情況和擬出席情況。
3、邀請領導嘉賓。如邀請上級領導及來賓與會，要提前制發邀請函并在會前匯總反饋情況報有關領導。根據需要，安排車輛接送事宜。
4、準備會議材料。會議材料主要指會議文件、與會人員胸卡、文件袋等涉會材料與物品。在會議召開之前，提交領導審定后付印。
5、落實會場布置。根據會議要求做好會場布置。主要包括：（1）主席臺布置。包括主席臺座次和席位牌、會議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會場環境。包括會標布置、盆花擺放、音響設備、燈光空調等必要時，安排就座區域分布。（3）落實服務人員。包括簽到服務、材料分發服務、茶水服務和其它應急服務。
6、安排會議接待。根據會議需要，做好接站、住宿和返程票務安排等。大型會議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據會議安排，落實參觀游覽安排，及有關紀念品贈送工作。
7、發布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專人做好會議記錄，做好比那機會議簡報的準備工作。
8、協調會務工作。重大會議或會務準備工作涉及多個單位和部門的，需要召開協調會，落實有關工作。會務協調一般要求明確工作目標、任務、期限；明確責任部門、責任人。協調會前，一般應提出工作分工預案。
9、檢查會務準備情況。會務準備工作布置后，要重視動態的檢查監督，對沒有及時完成規定任務的，要及時采取措施加以彌補。
二、會中服務
1、檢查會場布置情況。提前開啟空調設備。重點檢查音響等設備、主席臺的布置情況。
2、檢查服務人員就位情況。（1）檢查簽到準備工作，簽到處負責人員應該提前到位，做好簽到準備工作。（2）檢查迎領、禮儀等其他服務人員就位情況。（3）檢查休會期間茶點服務等。
3、檢查會議記錄人員到位情況。記錄要準確、完整；重要內容要記清原話；必要時要做好錄音準備工作。
4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。
5、做好與會人員合影的各項準備工作。
6、做好會議的安全保衛和醫療保障工作。
7、編印會議簡報。
8、編印會議通訊錄。
9、做好與會人員返程的相關安排。
三、會后工作
1、分發與會人員照片、通訊錄。
2、安排相關人員、車輛為與會人員送行。
3、做好會議記錄及相關材料的整理歸檔工作。
4、落實會議形成的決議，明確專人協調落實，必要時予以督查督辦。
5、根據工作需要，對與會人員進行必要的問候和工作聯系。
1、選好場地，布置會場，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會標的規范）。
2、寫好會議流程，下發會議邀請或會議通知（會議流程里包含會議時間、地點、參會人員、發言次序及會上安排的其他活動等。）
3、安排會務人員，如需寫材料或有電子文檔演示之類要先準備好材料。（注：會務人員包括簽到、接待、倒茶、發材料等人員）
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