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會議系統(tǒng)后臺管理部分實現(xiàn)三大功能模塊:會議管理、會議信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)。
1.會議管理。會議管理模塊用于維護(hù)會議信息，主要功能為會議新增、刪除、修改，其中，會議信息包括:會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、申請單位、會議;主持人、與會人員、以及會議的類別等。生成新的會議后，可以具體編輯會議內(nèi)的議題及上載議題材料供會議瀏覽。議題材料兼容各種文件格式，包括PDF、Word、Excel、PPT等。
2.會議信息查詢。會議信息查詢模塊用于查詢有關(guān)會議信息，因為會議可能討論有多個議題，同時一個議題可能經(jīng)由多個會議討論。所以檢索方面可以按會議檢索該會議下所有議題；一方面也可以根據(jù)具體議題關(guān)鍵詞檢索相關(guān)的會議及該議題下的所有材料;具體可以根據(jù)匯報單位、議題關(guān)鍵詞、會議名稱、會議時間、及材料文件名稱等各方面檢索相關(guān)信息。
3.系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)模塊對多種格式的會議模版，角色及賬號進(jìn)行管理和維護(hù)。多格式的會議模版使會議系統(tǒng)適用于多種模式的會議。維護(hù)好會議模版后，新增會議時挑選會議模版便可根據(jù)模版生成不同格式的會議。角色包括超級管理員，會議管理員，及會議會務(wù)人員三種，可對賬號進(jìn)行權(quán)限分配。
會議管理系統(tǒng)的主要作用是輔助辦會者把控好會議的各個流程，提高辦會效率，從而快捷高效地組織會議活動。
以鯨會務(wù)會議管理系統(tǒng)為例，在線上即可快速創(chuàng)建會議，幫助參會者完成會議報名，支持在線會議資料分發(fā)。
在現(xiàn)場活動管理上，支持多種電子簽到方式，幫助參會者快速入場。同時提供多種會議互動小游戲和抽獎功能，活躍現(xiàn)場氣氛。
總之，會議管理系統(tǒng)可以有效管理會議數(shù)據(jù)，把控會議流程，將復(fù)雜的過程簡單化，也是未來會議發(fā)展的必然趨勢。
會務(wù)管理系統(tǒng)是一種集成多功能的軟件工具，專為會議和活動管理設(shè)計。它主要功能包括會議預(yù)訂、參會人員管理、日程安排、資源調(diào)度和費(fèi)用控制等，旨在提升組織效率，節(jié)省成本，并確保活動順利進(jìn)行[1]。例如，智能注冊報名通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓參會者便捷報名，系統(tǒng)自動收集信息并生成報表；智能現(xiàn)場管理則利用物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)保證會議流程的順暢[5]。
系統(tǒng)通過多種方式實現(xiàn)智能功能，如嵌入多平臺的報名系統(tǒng)、一站式活動管理服務(wù)、一體化簽到解決方案和在線回執(zhí)填報。此外，后臺管理界面支持創(chuàng)建和編輯活動，微站報名系統(tǒng)簡化了活動流程。通過電子簽到、智能議程管理和數(shù)據(jù)分析，會務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化了會議日程，提高了效率[34]和數(shù)據(jù)分析能力[44]。
在安全和隱私保護(hù)方面，會務(wù)管理系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)加密、隱私設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)安全管理措施，確保會議信息安全。例如，通過騰訊會議的指引，系統(tǒng)遵循隱私保護(hù)規(guī)定，防止信息泄露[68]。
人工智能和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用案例中，快會務(wù)在大型會議中的服務(wù)顯示了其在提升會議效率和體驗上的作用，如在2023年全國大學(xué)生數(shù)字媒體科技作品競賽中提供了智能會議服務(wù)[61]。通過這些實際應(yīng)用，會務(wù)管理系統(tǒng)展現(xiàn)了自己的智能化與高效性。
綜上所述，會務(wù)管理系統(tǒng)通過整合各種技術(shù)，提供全面且智能的解決方案，確保會議活動的高效組織和安全運(yùn)行，是企業(yè)、組織和個人高效管理會議活動的重要工具[50]。
【溫馨提示】本次分享的會議活動管理系統(tǒng)和會議活動管理系統(tǒng)有哪些的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費(fèi)，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。