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1、郵件發(fā)送：將會(huì)議紀(jì)要制作成PDF文檔或者Word文檔，通過(guò)郵件附件的形式發(fā)送給與會(huì)人員。
2、共享文件夾：可以將會(huì)議紀(jì)要上傳到共享文件夾中，讓所有與會(huì)人員都可以隨時(shí)查看和下載。
3、即時(shí)通訊：如果您所在的團(tuán)隊(duì)使用即時(shí)通訊工具，比如微信、釘釘?shù)龋梢酝ㄟ^(guò)這些工具發(fā)送會(huì)議紀(jì)要。
4、內(nèi)部網(wǎng)站或公司內(nèi)部社交媒體平臺(tái)：一些企業(yè)、機(jī)構(gòu)或組織也會(huì)有自己的內(nèi)部網(wǎng)站或公司內(nèi)部社交媒體平臺(tái)，可以將會(huì)議紀(jì)要發(fā)布在這些平臺(tái)上，方便大家瀏覽。
1、在會(huì)議之前，確保所有會(huì)議文件已經(jīng)準(zhǔn)備好，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砗蜌w檔。
2、將所有相關(guān)文件制作成電子版和紙質(zhì)版。
3、在會(huì)議開(kāi)始前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將電子版會(huì)議文件通過(guò)電子郵件或文件共享平臺(tái)發(fā)送給與會(huì)人員。確保文件格式正確，并提前測(cè)試鏈接和附件等。
4、將紙質(zhì)版會(huì)議文件打印出來(lái)，并根據(jù)與會(huì)人員的數(shù)量制作足夠的副本。
5、將紙質(zhì)版會(huì)議文件按照與會(huì)人員的姓名或代號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)和標(biāo)記。
6、在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)回收未領(lǐng)取的紙質(zhì)文件，并妥善處理電子文件。
會(huì)議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。筆者結(jié)合多年的實(shí)踐，談些粗淺的做法和體會(huì)，與同行們進(jìn)行交流。關(guān)于會(huì)議的籌備，具體講要做好以下十項(xiàng)工作。
一確定會(huì)議名稱(chēng)
會(huì)議名稱(chēng)也就是會(huì)議的題目，如“全國(guó)衛(wèi)生工作會(huì)議”“全國(guó)新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱(chēng)一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。
二初定會(huì)議步驟
會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、會(huì)議發(fā)言、參觀(guān)活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。
三草擬會(huì)議通知
會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱(chēng)、開(kāi)會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)等要素。會(huì)議通知最好由與會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。
四會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算
會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開(kāi)支的項(xiàng)目一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購(gòu)買(mǎi)和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者講課、作報(bào)告，還要將專(zhuān)家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi)。
五辦理會(huì)議報(bào)批
重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開(kāi)會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。
六下發(fā)會(huì)議通知
會(huì)議通知?jiǎng)?wù)必經(jīng)過(guò)處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知要專(zhuān)人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過(guò)早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)部門(mén)、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會(huì)議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱(chēng)）、聯(lián)系電話(huà)、到會(huì)的日期、車(chē)次和航班號(hào)以及返程的日期、車(chē)次和航班號(hào)等。會(huì)前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參會(huì)。
七準(zhǔn)備會(huì)議材料
會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見(jiàn)的文件；二是講話(huà)材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)材料、書(shū)面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料；三是會(huì)議主持詞。在這里筆者重點(diǎn)談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會(huì)議主持詞，它又叫程序稿，通過(guò)主持人在會(huì)議期間的講話(huà)來(lái)體現(xiàn)會(huì)議的程序。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語(yǔ)化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒(méi)有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩(shī)詞，或過(guò)分華麗的辭章。二是要注意會(huì)議程序的銜接。講話(huà)要承前啟后，簡(jiǎn)明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話(huà)要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話(huà)中套話(huà)，使人聽(tīng)不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話(huà)語(yǔ)，篇幅不宜太長(zhǎng)，以免沖談會(huì)議的主題。
八選擇布置會(huì)場(chǎng)
開(kāi)會(huì)要借助于一定的場(chǎng)所。會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì)議的效果。因此，要重視會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。
會(huì)場(chǎng)的大小要根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來(lái)定，還要根據(jù)會(huì)議的需要考慮會(huì)場(chǎng)的設(shè)備，如會(huì)場(chǎng)的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會(huì)場(chǎng)的布置是辦會(huì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：一是會(huì)標(biāo)的布置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱(chēng)一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國(guó)衛(wèi)生工作會(huì)議”。二是席位卡的擺放。主席臺(tái)上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺(tái)的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺(tái)高于臺(tái)下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)、工作會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)；其二，主席臺(tái)與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會(huì)議，如座談會(huì)、研討會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得較隨和，與會(huì)人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，如果是座談會(huì)，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報(bào)情況的匯報(bào)會(huì)，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會(huì)議的氣氛和會(huì)場(chǎng)的本身?xiàng)l件安排座位。
九明確人員分工
會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可分三個(gè)小組，一是秘書(shū)組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿等材料的起草、整理會(huì)議記錄、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料袋的購(gòu)買(mǎi)、材料的裝袋和分發(fā)，以及會(huì)議的簽到等工作；三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算工作。
十會(huì)前全面檢查
會(huì)前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會(huì)前檢查一般分為三個(gè)步驟，一是聽(tīng)取會(huì)議所有籌備人員的口頭匯報(bào)；二是到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況和會(huì)場(chǎng)的布置工作；三是針對(duì)可能出現(xiàn)遺漏的問(wèn)題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會(huì)前檢查一般要邀請(qǐng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場(chǎng)給予指導(dǎo)。
【溫馨提示】會(huì)議材料如何分發(fā)和會(huì)議材料如何分發(fā)給家長(zhǎng)的問(wèn)題，以上的文章解決了您的問(wèn)題嗎？部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線(xiàn)詳詢(xún)。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議會(huì)場(chǎng)，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議服務(wù)，青島會(huì)議用車(chē)，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。