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在工作當(dāng)中，我們經(jīng)常會(huì)開會(huì)，我們作為策劃者，應(yīng)該如何策劃好一個(gè)會(huì)議呢。今天小編就和你一起分享下。
第一，制定好一個(gè)詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。只有做好好的會(huì)議計(jì)劃，才能讓會(huì)議有序的進(jìn)行，才能有條不紊的進(jìn)行，良好的計(jì)劃是一個(gè)會(huì)議成功的一半。
第二，在會(huì)議計(jì)劃中要考慮到各種因素，比如嘉賓，會(huì)議時(shí)間，用餐等等各種細(xì)節(jié)，只有做好細(xì)節(jié)才能讓整個(gè)工作比較順利。
第三，開始布置會(huì)場(chǎng)了，在會(huì)場(chǎng)放好話筒，放好鮮花，放好茶水，放好紙張和筆，等等各種物品，讓各個(gè)東西都放得非常有序。
第四，各個(gè)職責(zé)的人各司其職，各自做好自己的工作，出現(xiàn)情況及時(shí)的解決處理，領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作，也應(yīng)該及時(shí)的辦理，這樣能保障會(huì)議的進(jìn)行。
第五，做好后勤工作，定時(shí)給倒水，定時(shí)的打掃衛(wèi)生，并且能處理各種應(yīng)急事件，做好井井有條，讓會(huì)議比較順利的進(jìn)行。
第六，做好會(huì)議的記錄，這樣才能很好的歸檔，有利于給領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)出來，同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議就寫好個(gè)人的會(huì)議總結(jié)，總結(jié)自己的得與失。
第七，會(huì)議散場(chǎng)后，我們要做好會(huì)議后的工作，比如打掃衛(wèi)生，比如拿下橫幅，送一些嘉賓之類的工作。處理好這些雜事。
會(huì)議組織流程
1、明確活動(dòng)背景、目的
2、明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量
3、組織會(huì)務(wù)工作小組，確定會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署
4、根據(jù)確定的會(huì)議議程，制定會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用
5、確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)務(wù)指南樣稿，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷
6、發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員
7、確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事
8、根據(jù)時(shí)間進(jìn)行預(yù)演，防止時(shí)間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象
9、活動(dòng)前期宣傳
10、確定背景圖、橫幅、參會(huì)證、桌簽、路引、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會(huì)證、桌簽等
11、檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì)證
12、參會(huì)人員房間安排、餐飲安排
13、提前安排人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，安排會(huì)議室、住宿、餐飲事宜
14、檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況，包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南等
15、檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水
16、確定進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、搭建內(nèi)容
17、提前一天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)彩排與準(zhǔn)備
18、組織布置會(huì)議室，并確定室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會(huì)議電腦、麥克風(fēng)、電話會(huì)議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備
19、全面檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況，安排好指引人員、會(huì)議記錄人員、會(huì)議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統(tǒng)一著裝
20、確定參會(huì)人員到會(huì)議所在地具體時(shí)間，做好分組
21、專人舉牌迎接來賓，引領(lǐng)至接待區(qū)集中，同時(shí)段來賓集合完畢，引領(lǐng)上車。至酒店，引導(dǎo)到接待臺(tái)簽到。
22、熟悉來賓的工作人員應(yīng)站在大門口迎接，做好參會(huì)簽到，人員到位后發(fā)放房卡、資料袋，包括會(huì)務(wù)指南、參會(huì)證、紙筆、溫馨提示（注意事項(xiàng)提醒、用餐及活動(dòng)提醒）
23、 VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達(dá)酒店，引至貴賓區(qū)休息，代辦手續(xù)，送至房間。開會(huì)時(shí)由高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)親自陪同，指引坐在前排
24、選好合影位置
25、回程票務(wù)協(xié)調(diào)
26、送賓流程：在酒店大堂定時(shí)定班，專人領(lǐng)隊(duì)，專人跟車
27、會(huì)議結(jié)束后，回收自帶物品、整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)布會(huì)議成果，總結(jié)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
一般而言，會(huì)議活動(dòng)策劃的內(nèi)容分為七個(gè)部分，必須對(duì)每個(gè)部分都有充分的了解，以使整個(gè)會(huì)議活動(dòng)越來越順利，并發(fā)揮其作用。
1、簡(jiǎn)潔明了的活動(dòng)主題活動(dòng)的主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出活動(dòng)的內(nèi)容，并通過適當(dāng)?shù)脑~匯、吸引更多的人參與或關(guān)注。
2、準(zhǔn)備無誤的活動(dòng)簡(jiǎn)介準(zhǔn)備無誤的活動(dòng)簡(jiǎn)介包括整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的目的、內(nèi)容和預(yù)期效果需要簡(jiǎn)要概述，并且時(shí)間不應(yīng)太長(zhǎng)。
3、嚴(yán)格控制活動(dòng)時(shí)間嚴(yán)格控制活動(dòng)時(shí)間包括從活動(dòng)開始到結(jié)束的時(shí)間段，以及注冊(cè)/參與、評(píng)選和最終獲獎(jiǎng)結(jié)果的相應(yīng)時(shí)間段。
4、規(guī)劃好活動(dòng)過程活動(dòng)過程是整個(gè)策劃中最重要的部分之一，會(huì)議過程必須簡(jiǎn)單易行。
5、資源需求和項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)部和外部環(huán)境的變化將不可避免地給活動(dòng)的實(shí)施帶來不確定性，因此，在活動(dòng)策劃中還應(yīng)說明緊急措施，另外活動(dòng)的各種費(fèi)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)，徹底的計(jì)算后，以清楚明確的方式列出。
6、活動(dòng)負(fù)責(zé)人及主要參加者計(jì)劃文件中應(yīng)注明組織者、參與者姓名、來賓和單位，包括具體的小組名稱和負(fù)責(zé)人。
7、活動(dòng)報(bào)價(jià)由于每個(gè)活動(dòng)策劃的需求不同，包括場(chǎng)地、演員、主持人、攝影師、設(shè)備等因素的不同，具體報(bào)價(jià)要根據(jù)客戶的實(shí)際情況確定。
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